Todo lo que haces en el software de eventos de eventplanner.net pertenece a un evento: tu tablero de inspiración, tu lista de verificación, tu plan de acción, tu presupuesto, tus entradas y las personas con las que trabajas. Por eso, lo primero que haces es crear un evento. Se tarda menos de un minuto, y después puedes cambiar casi todo.

Esta guía te muestra las formas de crear un evento, lo que eventplanner.net te prepara, cómo copiar un evento anterior, cómo cambiar de un evento a otro y cómo archivar los que ya han terminado.

Dónde encontrarlo: inicia sesión y elige software de eventos en el menú principal. Llegas a Eventos, la lista de tus eventos. Abre un evento y llegas a su Resumen. El menú de la izquierda muestra sus herramientas: Resumen, después Lista de verificación, Plan de acción, Tablero de inspiración, Informes y Plano de sala y plano de asientos en Planificar, Equipo y acceso, Proveedores, Invitados y entradas y Marketing en Personas, Presupuesto en Dinero, y Configuración del evento en la parte inferior.

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1. Crea tu primer evento

Empieza por abrir el software de eventos. Se abre en Eventos, la lista de todos tus eventos, que estará vacía hasta que crees uno. Haz clic en Nuevo evento para abrir el formulario Añadir nuevo evento.

Haz clic en Guardar en la parte superior del formulario. Tu evento se crea y vas directamente a su resumen (ver más abajo), o vuelves a la herramienta desde la que venías, con el nombre de tu evento en la parte superior de la pantalla.

Bloqueos: el Tipo de evento solo se puede elegir al crear el evento. Una vez activada la opción del IVA, ya no puedes desactivarla. Todo lo demás se puede cambiar después (consulta la sección 6).

Lo que eventplanner.net te prepara

No empiezas con un evento vacío. Según el tipo de evento que elegiste, eventplanner.net rellena:

• tu lista de verificación con tareas sugeridas, como reservar el lugar o enviar las invitaciones, cada una con una fecha razonable antes de tu evento. Lee más en cómo usar las Listas de verificación.
• tu plan de acción con un orden del día sugerido para el propio día del evento.

Cambia, mueve o elimina las sugerencias como quieras. ¿Prefieres empezar de cero? Marca Empieza con una plantilla en blanco y no completes previamente mi evento con una lista de verificación. al crear el evento. Esta opción solo aparece al crear el evento, no después.

Bueno saberlo: se te añade automáticamente a los contactos de tu propio evento, con acceso completo a todas las herramientas. ¿Quieres planificar junto con un compañero, un cliente o un proveedor? Añádelo en Equipo y acceso en el menú de tu evento. Lee más en cómo gestionar usuarios en el software de eventos.

El resumen de tu evento

Cada evento se abre en su Resumen: una sola página que muestra cómo va tu evento, con una tarjeta para cada herramienta.

• Arriba ves una cuenta atrás hasta la fecha de tu evento. Si tu inscripción tiene su propia fecha de inicio, la cuenta atrás va hasta esa fecha.
• Debajo de la cuenta atrás ves lo preparado que está tu evento, por ejemplo 81% listo: el porcentaje de tareas de tu lista de verificación que ya están completadas. Al lado, un estado compara ese porcentaje con las fechas límite de tus tareas. La fecha límite de una tarea es su fecha, o el día de tu evento si la tarea no tiene fecha.
  • Al día: ninguna tarea pendiente ha pasado su fecha límite.
  • En riesgo: en general llevas buen ritmo, pero al menos una tarea pendiente ha pasado su fecha límite.
  • Con retraso: el porcentaje de tareas completadas está más de 10 puntos porcentuales por debajo del porcentaje de tareas cuya fecha límite ya ha pasado. Una tarea que terminas antes de tiempo compensa otra que va tarde.
• Requiere tu atención reúne lo que te está esperando: tus propias tareas que van tarde o que vencen en menos de un día, invitaciones que nadie ha aceptado todavía, respuestas de proveedores que no has leído, e-mails a tus invitados que siguen siendo un borrador e informes que aún no se han publicado.
• Las tarjetas muestran cada herramienta de un vistazo, como las tareas pendientes de tu lista de verificación en el orden del tablero, los próximos elementos de tu plan de acción, tus entradas o confirmaciones de asistencia, los asientos asignados en tu plano de sala y los gastos e ingresos de tu presupuesto. Cada tarjeta enlaza con su herramienta.

Mientras tu lista de verificación no tenga tareas, todavía no hay porcentaje de preparación: añade la primera tarea para que empiece a contar. Solo ves las tarjetas de las herramientas a las que tienes acceso. Una herramienta .PRO que todavía no tienes, como Proveedores o Plano de sala y plano de asientos, muestra lo que hace, con un botón para Pasar a .PRO.

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2. Crea tu próximo evento: de cero o como copia

Cuando ya tienes un evento, añades el siguiente con Nuevo evento en Eventos, o desde el menú de la izquierda: haz clic en el nombre de tu evento actual en la parte superior del menú y elige Nuevo evento.

La pantalla Crear nuevo evento te deja elegir entonces:

• Empezar desde cero: recibes el mismo formulario Añadir nuevo evento que para tu primer evento.
• O copia un evento existente: elige uno de tus eventos como punto de partida (consulta la sección 3).

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3. Copia un evento anterior

¿Organizas el mismo tipo de evento cada año, o una serie de eventos parecidos? Copia un evento anterior en lugar de empezar de nuevo. Conservas todo el trabajo que le dedicaste, y eventplanner.net desplaza todas las fechas junto con la nueva fecha de tu evento.

Haz clic en Copiar evento en el evento que quieres copiar. Un breve asistente te guía en cuatro pasos. Haz clic en Siguiente para ir al paso siguiente, y en Finalizar y copiar el evento en el último.

1. General: dale al nuevo evento su Nombre del evento y su Fecha. Los demás datos se rellenan a partir del evento original, y aquí puedes cambiarlos, también el Tipo de evento.
2. Contactos: elige qué contactos del evento original se copian. Todos están marcados, desmarca los que esta vez no necesites. Tú siempre te copias. Los contactos que copias se añaden sin aviso: no reciben ningún e-mail sobre el nuevo evento.
3. Proveedores: elige qué proveedores se copian, con su función y sus datos de contacto.
4. Entradas: elige qué tipos de entrada se copian.

Qué se copia y qué no

Todas las fechas se desplazan con tu evento: una tarea que vencía 30 días antes del evento original vence 30 días antes del nuevo. Los tipos de entrada copiados empiezan como borradores, así que no se vende nada hasta que los publiques. Las tareas y los elementos del plan de acción de un contacto que no copiaste se te asignan a ti.

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4. Un evento creado a partir de una solicitud de presupuesto

También puedes crear un evento sin abrir el software de eventos. Cuando pides un presupuesto a un lugar o a un proveedor en eventplanner.net, el formulario de solicitud te pregunta de qué evento se trata. Elige uno de tus eventos, o Crea un nuevo evento: tu solicitud crea entonces un evento nuevo con la fecha, el número de personas y el tipo de evento que rellenaste. Lo encuentras en el software de eventos, con sus tareas sugeridas, como cualquier otro evento.

Bueno saberlo: en un evento creado de esta forma, los recordatorios están desactivados. Tu lista de verificación muestra entonces Las notificaciones están deshabilitadas para esta lista de verificación. Haz clic en Haz clic aquí para habilitar las notificaciones para activarlas.

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5. Cambia de un evento a otro

El nombre del evento en el que estás trabajando siempre aparece en la parte superior de la pantalla. Haz clic en él para abrir la lista de tus eventos y elige otro. Todas las herramientas muestran entonces ese evento, hasta que vuelvas a cambiar.

Un evento activo en la versión gratuita

Con la versión gratuita del software de eventos puedes crear tantos eventos como quieras, pero trabajas en uno a la vez: tu evento activo. Cuando abres otro evento, en su resumen o en Listas de verificación, Plan de acción, Presupuestos, Entradas, Proveedores o Contactos, aparece Selecciona el evento que quieres gestionar activamente. Marca el evento en el que quieres trabajar y haz clic en Guardar cambios. Los demás eventos se quedan como están, y puedes volver a cambiar en cualquier momento.

Tablero de inspiración e Informes no tienen límite: puedes usarlos para todos tus eventos.

¿Trabajas en varios eventos a la vez, por ejemplo como planificador profesional? Con .PRO, todos tus eventos están activos a la vez, y los límites por evento son más altos (consulta las preguntas más abajo). .PRO es por persona: solo lo necesitan las personas que crean y gestionan eventos, no los contactos que invitas.

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6. Edita los datos de tu evento

Haz clic en Configuración del evento en la parte inferior del menú de la izquierda, o arriba a la derecha en el resumen de tu evento. Encuentras los mismos campos que cuando creaste el evento, con dos diferencias: el Tipo de evento no se puede cambiar, y la opción del IVA sigue activada una vez que la has marcado. Haz clic en Guardar en la parte superior de la página para conservar tus cambios. ¿Sales de la página antes de guardar? Se te pregunta si quieres Guardar cambios o Descartar cambios.

Cambiar la fecha no desplaza las fechas de tus tareas ni de tu plan de acción. Mueve tú mismo las que tengan que cambiar.

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7. Archiva un evento que ya ha terminado

¿Tu evento ya ha terminado, o no llegó a celebrarse? Archívalo. Un evento archivado deja de aparecer en tu lista de eventos y en las listas de eventos del resto de eventplanner.net, así tu lista se mantiene ordenada. No se elimina nada: puedes seguir abriéndolo y consultar todo lo que contiene.

Abre la Configuración del evento, haz clic en Archivar evento en la parte superior de la página y confirma con Archivo.

Para volver a encontrar un evento archivado, abre Eventos y elige la pestaña Archivados. Para recuperar un evento, ábrelo, ve a su Configuración del evento y haz clic en Desarchivar evento.

Bueno saberlo: los eventos no se pueden eliminar, solo archivar. Así nunca pierdes un evento por error, y siempre puedes copiarlo para una próxima edición.

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8. Elige cómo te mantienes al día

El software de eventos te envía notificaciones: cuando alguien te asigna una tarea, un recordatorio el día antes de la fecha de una tarea, un comentario de un compañero. Elige cómo las recibes en tu propia configuración: abre el menú de tu cuenta arriba a la derecha, elige Personal y desplázate hasta Preferencias de notificación.

• Canales: haz clic en Editar en el bloque Preferencias de notificación. En ¿A través de qué canales quieres recibir las notificaciones? marca Notificaciones push y Correo electrónico, y haz clic en Guardar. Las notificaciones en el sitio web siempre están activadas.
• Por tipo de notificación: junto a Asignaciones de software de eventos, Recordatorios de software de eventos y Notificaciones de software de eventos, haz clic en Edit para elegir cómo las recibes: Notificación push, Correo electrónico o Correo electrónico consolidado (1x día), un solo e-mail al día con todo junto. Haz clic en Guardar.

Consejo: instala la app de eventplanner.net en tu móvil. Recibes las notificaciones como notificaciones push, y abres las herramientas de tus eventos desde la pestaña herramientas.

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Preguntas frecuentes

¿El software de eventos es gratuito? Sí. Puedes crear eventos y usar todas las herramientas básicas gratis. La versión gratuita tiene algunos límites: trabajas en un evento activo a la vez, y un evento admite hasta 100 tareas, 75 elementos del plan de acción, 50 contactos y 200 proveedores. Con .PRO, todos tus eventos están activos a la vez y esos límites suben. Algunas herramientas, como Proveedores y Plano de sala y plano de asientos, forman parte de .PRO.

¿Cuántos eventos puedo crear? Hasta 400 eventos por cuenta, eventos archivados incluidos. ¿Necesitas más? Contáctanos y lo vemos juntos.

Elegí un tipo de evento equivocado. ¿Puedo cambiarlo? No en el propio evento. Copia el evento (sección 3): en el primer paso del asistente, puedes elegir otro tipo de evento. Después archiva el evento antiguo.

¿Puedo eliminar un evento? No, pero puedes archivarlo. Un evento archivado deja de aparecer en tus listas, pero puedes seguir abriéndolo, copiarlo o recuperarlo.

He cambiado la fecha de mi evento. ¿Se desplazan mis tareas? No. Solo cuando copias un evento se desplazan todas las fechas con la nueva fecha. Después de cambiar la fecha de un evento existente, revisa tu lista de verificación y tu plan de acción y mueve las fechas que tengan que cambiar.

¿Por qué se me pide que seleccione un evento activo? En la versión gratuita, trabajas en un evento a la vez. Elige el evento en el que quieres trabajar ahora, o pásate a .PRO para trabajar en todos a la vez.

¿Se avisa a mis contactos cuando copio un evento? No. Los contactos copiados se añaden sin aviso y no reciben ningún e-mail sobre el nuevo evento.

¿Puedo crear un evento en la app? Sí. Abre la pestaña herramientas de la app, abre una herramienta y añade allí tu evento, con el mismo formulario que en el sitio web.