¿Cómo se utilizan las listas de verificación como una "herramienta de gestión de proyectos" para tu evento?

Las listas de verificación aseguran que no pierdas la pista de ninguna tarea pendiente para tu evento. Puedes asignar tareas fácilmente a tu equipo y seguir el estado de forma clara. eventplanner.net ahora te lo pone aún más fácil: rellenamos previamente las listas de verificación para cada tipo de evento para que no tengas que empezar de cero. Si un tema determinado no es relevante, puedes eliminarlo o ajustar las tareas según tus necesidades.

 

Para usar las listas de verificación, primero debes crear un evento. Una vez que hayas hecho esto, estarás listo para empezar.

1. Crear un evento

La creación de un nuevo evento se puede hacer directamente desde la página de tableros de humor, a la que también se puede acceder a través del enlace 'software de eventos' en el encabezado de nuestro sitio web (si has iniciado sesión), o a través del enlace 'agregar a nuevo evento' cada vez que te guste una página de negocios o guardes una publicación.

2. Crea una lista de verificación

Puedes crear una lista de verificación para cada evento que organices. Esto se puede hacer directamente desde la página de lista de verificación , a la que también se puede acceder a través del enlace 'software de eventos' en el encabezado de nuestro sitio web (si has iniciado sesión). Como se indica, llenamos previamente tu lista de verificación según el tipo de evento que estás organizando. De esta manera, tendrás a mano las tareas más habituales para tu boda, evento corporativo, festival, etc. desde el principio.

3. Añadir tareas

Añadir una tarea a tu lista de verificación es fácil. Haz clic en el botón verde 'Añadir tarea'. Aparecerá una ventana emergente donde puedes ingresar lo siguiente:

  • Título : enuncia de forma breve y clara de qué se trata.
  • Descripción : aquí puedes ingresar una descripción más detallada de las tareas pendientes.
  • Prioridad : indica si el trabajo tiene una prioridad baja, media o alta.
  • Progreso : coloca la tarea en la columna 'por hacer' para las tareas que deseas hacer en el futuro, 'en progreso' para las tareas en las que estás trabajando activamente o 'terminada' para las tareas que has completado por completo.
  • Categoría : selecciona una categoría para la tarea de la lista. Esto ayuda a mantener clara la lista de verificación. ¿No existe una categoría adecuada para tu tarea? Entonces deja este campo en blanco.
  • Fecha : ¿tu tarea tiene fecha límite? Ingresa la fecha aquí.
  • Asignado a: aquí puedes asignar tareas a compañeros para que puedan hacer un seguimiento de ellas. Si aún no ves que aparezcan tus colegas, ten en cuenta que primero tienes que agregarlos a los 'contactos' del evento . Asegúrate de otorgarles los permisos adecuados para que puedan ver las tareas.

Finalmente, haz clic en 'añadir tarea' en la parte inferior y verás que la tarea se agrega al final de la lista.

4. Cambiar / eliminar tareas

Puedes cambiar una tarea haciendo clic en el icono del lápiz junto a la tarea. A continuación, puedes editar y guardar todos los campos o eliminar la tarea con el botón 'eliminar'.

Algunas tareas tienen botones de acción como "buscar la ubicación del evento". No puedes ajustar esto tú mismo. Si lo deseas, puedes eliminar la tarea y crear una nueva en su lugar.

5. Arrastrando tareas

Puedes colocar rápidamente una tarea de la columna 'por hacer' a la columna 'en curso' simplemente arrastrando la tarea a esa columna. Por ejemplo, puedes arrastrar tareas entre las tres columnas cuando, por ejemplo, hayas terminado una tarea o desees volver a ponerla en "pendientes" para retomarla más tarde.

6. Filtrar lista de verificación

Cuando tienes una larga lista de tareas, es útil ver solo tus propias tareas o las de un colega. ¡Eso es posible! Haz clic en 'filtrar por contacto' en la parte superior y selecciona la persona o personas cuyas tareas deseas ver en el tablero.

7. Comentarios

Desde tu tablero 'kanban', como se llama la metodología del proyecto, donde visualizas las tareas en columnas y las sigue en orden de prioridad, ahora puede hacer clic en una página detallada de la tarea. Para ello, haz clic en el título. Escribe tus comentarios sobre la tarea para compartir información adicional o para facilitar la conversación entre los miembros del equipo.

8. Sube y comparte archivos

También puedes cargar y compartir documentos con tu equipo. Con cada comentario tienes la opción de subir y compartir uno o más archivos.

 
 
 
 

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¿Una lista de verificación para eventos? ¿Vale la pena el esfuerzo o no? Como administrador de eventos, hay muchas tareas en las que debes pensar cuando organizas un evento. ¡Una lista de verificación de eventos completa o una lista de tareas pendientes es muy útil! De esta manera, no olvidas un solo detalle, trabajas de manera meditada y estructurada y eso es exactamente lo que hace que un evento exitoso sea toda una experiencia.

Una lista de verificación, ya sea para hacer la maleta, reservar las vacaciones, organizar una reforma o lanzar una nueva campaña de marketing de eventos, una lista completa de tareas pendientes es útil por varias razones. Tu memoria es un gran recurso, pero a veces las tareas pueden volverse rutinarias y te olvidas de los pasos. Y a veces hay demasiadas distracciones, tu cabeza está demasiado llena, pierdes el enfoque y, ¡ups!... Con una lista de verificación clara y completa, evitas estas lagunas. También ahorras tiempo (volviendo a lo de hacer las maletas: ¿quién no ha estado nunca en el aeropuerto sin pasaporte y ha sacado un billete de vuelta a casa?) y evitas errores (hacer una tarta y olvidarte de los huevos, ¿a quién le suena?).

Lo mismo se aplica a ti como administrador de eventos. Ya sea que estés organizando tu primer evento o que seas un profesional de eventos experimentado, una lista de verificación de eventos en línea es imprescindible. ¡De esta manera, tienes una visión general perfecta de todos los pasos en tu proceso de planificación y el estado en el que se encuentran!

Pasos en tu lista de verificación de eventos

Para comenzar, enumeramos las facetas más importantes que conlleva la organización de un evento y que son parte de una lista de verificación completa si vas a organizar un evento (en línea).

Los objetivos de un evento son importantes en cualquier acto, ya sea una reunión de negocios, un festival, un seminario, una gira o una fiesta privada. En tu software de gestión de eventos puedes sintetizar exactamente lo que quieres conseguir con tu evento. Añade también tu público objetivo, ¿a quiénes vas a invitar? Esto te da una idea inicial de la cantidad de participantes, que repercutirá en, por ejemplo, qué lugar del evento elegirás, qué catering escogerás, etc. Mientras tanto, puedes reunir todas tus ideas visuales en un tablero de inspiración en línea, como lugares para el evento, catering, decoración. Junta todas esas ideas para tener una buena visión general que determinará la atmósfera de tu reunión de negocios, festival o fiesta privada. Siguiente paso, fija tu presupuesto. ¿Cuánto puede costar realmente tu fiesta? Elige también una fecha (para la fiesta) y una ubicación que tenga la apariencia adecuada para los objetivos que deseas lograr con tu evento. La elección de un lugar para el evento es muy amplia, desde entornos empresariales hasta salones de banquetes, una carpa en un entorno al aire libre o, por qué no, alquilar un castillo para tu evento.

El siguiente paso en la lista de verificación de tu evento es determinar el catering: qué snacks y bebidas ofrecerás a tus invitados, desde un camión de comida hasta una comida estrella. Toma nota de eso en la lista de verificación de tu evento. Cuando tu evento está tomando forma, también debes crear un guión, un libro de referencia (en línea) que describa en detalle quién debe hacer qué, cuándo y dónde. Además, cuando sea relevante para eventos de empresa a empresa, no olvides tomar las medidas necesarias para la comercialización de tu evento y determinar cómo comercializarás tu evento (sitio web, redes sociales, impresión, ...). Luego, cerca de tu día, está la construcción, como la infraestructura técnica, el mobiliario y la decoración. Y finalmente, ¡disfruta el día de tu evento en sí! Hay un punto más importante en la lista de verificación de tu evento después de tu evento en sí: así como la fase de preparación y ejecución del evento es esencial, no olvides tomar las medidas necesarias para evaluar tu evento. No esperes demasiado y hazlo mientras tu evento aún está fresco en tu mente. Puedes utilizar esta valiosa información para que tu próximo evento sea aún más memorable.

No te pierdas las listas de verificación de eventos de eventplanner.net

Las listas de verificación de eventplanner.net para organizar un evento son en realidad muy sencillas. Creas un evento. Luego, empiezas por enumerar todas las tareas, incluida la descripción, la prioridad, el progreso (puedes ajustar el estado de las tareas en un monento con solo arrastrar y soltar) y la persona responsable. Para ponértelo aún más fácil, nuestra lista de verificación de eventos en línea incluso está precargada con elementos, adaptados al tipo de evento que estás organizando. Por ejemplo, si estás planeando una boda, te prepararemos una "lista de verificación de bodas" con todos los elementos y tareas que son específicos de este tipo de evento y que no debes olvidar en absoluto. Si hay una tarea que no encaja en tu concepto, puedes eliminarla fácilmente en la herramienta de gestión de eventos. Si estás organizando una reunión de negocios, tu lista de tareas se verá completamente diferente. De esta forma, las listas de verificación de eventplanner.net se adaptan como un camaleón a lo que necesitas para tu evento. Si eres un organizador de eventos experimentado y no necesitas las listas de verificación detalladas, también puedes optar por crear un evento en blanco para que puedas crear la lista tú mismo. En resumen, las listas de verificación de eventos de eventplanner.net son una herramienta de gestión de proyectos completa, para cualquier tipo de evento, para cualquier organizador.

Listas de verificación de eventos en un paquete de software integrado

Con la solución integrada de software de gestión de eventos de eventplanner.net, tienes un punto central donde puedes encontrar toda la información que necesitas como administrador de eventos. Las listas de verificación permiten una colaboración digital real con tu equipo (interno y externo) para que todos juguéis sincrónicamente en el mismo campo. Tú eliges quién solo tiene derechos de lectura y quién puede editar más.

Un resumen de toda esta información también te da una idea del proceso de planificación total. Después de tu evento, puedes utilizar estos conocimientos para optimizar aún más tus procesos y así crear un valor añadido. Un software profesional de planificación de eventos respaldará tu flexibilidad, productividad y, en última instancia, la capacidad de crecimiento de tu negocio.

Todos los beneficios que obtienes con el software de planificación de eventos profesional y gratuito de eventplanner.net. Además de la lista de verificación del evento, descubre los tableros de inspiración para el evento, la herramienta ideal para recopilar, organizar y compartir tus ideas visuales con tus coorganizadores y presupuestos, el plan de acción con el que puedes administrar fácilmente todos los puntos de acción e integrarlos sin problemas. Además, el uso de estas herramientas de planificación es totalmente gratis. ¿Te gustaría familiarizarte con este software? Echa un vistazo rápido a nuestro vídeo instructivo. ¿Convencido? Entonces puedes empezar ya mismo.