Rara vez planificas un evento tú solo. Un compañero lleva la lista de verificación, tu cliente quiere seguir el presupuesto, el jefe de escenario necesita el plan de acción y el lugar tiene una persona de contacto a la que llamas el día del evento. Contactos es la agenda de tu evento y el lugar donde decides quién puede hacer qué en él. Cada evento tiene su propia lista de contactos, y para cada persona de la lista eliges, herramienta por herramienta, si no ve nada, si puede mirar o si puede gestionar. Forma parte del software de eventos de eventplanner.net.

Un contacto con acceso se convierte en usuario de tu evento: inicia sesión con su propia cuenta de eventplanner.net y trabaja en las mismas herramientas que tú, limitado a lo que le has permitido. Un contacto sin acceso es simplemente un registro para ti y tu equipo, como la persona de contacto del lugar del evento.

¿Quieres ver lo que Equipo y acceso puede hacer por ti antes de empezar? Echa primero un vistazo a la página de presentación.

Dónde encontrarlo: inicia sesión, elige software de eventos en el menú principal y abre Equipo y acceso en el menú de tu evento.

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1. Antes de empezar

Un evento

Los contactos pertenecen a un evento, así que la primera vez que abres Contactos se te pide que crees uno. Haz clic en Añade tu primer evento, rellena un nombre, una fecha y el tipo de evento, y guarda. Lee cómo configurar un evento para los detalles.

Tú ya estás en la lista

En el momento en que creas un evento, se te añade a sus contactos como propietario, con acceso Gestionar a todas las herramientas. Tu fila está siempre en la parte superior de la lista. Nadie puede quitarte ese acceso ni eliminarte de tu propio evento, ni siquiera un compañero que gestione los contactos.

Versión gratuita y .PRO

En la versión gratuita del software de eventos, un evento admite hasta 50 contactos, tú incluido. Con .PRO, un evento admite hasta 400. El límite depende de la membresía de la persona que añade los contactos, así que quien necesita .PRO para una lista más grande es el organizador que forma el equipo, no las personas que están en él.

Los contactos que invitas no necesitan .PRO para trabajar en tu evento: las herramientas básicas son gratis para todos, y un evento que se comparte con ellos no cuenta como evento activo propio. Dos herramientas son la excepción. Proveedores y Plano / Asientos son herramientas .PRO, y la membresía se comprueba por persona: un contacto que abre una de ellas necesita su propia membresía .PRO, sea cual sea el acceso que le hayas dado.

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2. Lee tu lista de contactos

La lista muestra todos los contactos de tu evento en dos grupos:

• Los Usuarios son los contactos con acceso al menos a una herramienta. Pueden iniciar sesión y trabajar en tu evento.
• Los Contactos (sin acceso de usuario) son las personas que guardas como referencia. No se comparte nada con ellas y no pueden abrir tu evento.

Cada fila muestra la empresa, el nombre, la dirección de e-mail y el número de teléfono. La dirección de e-mail es un enlace, así que puedes escribir a alguien directamente desde la lista. Una fila con la etiqueta Invitación enviada es un usuario que todavía no ha aceptado tu invitación (sección 5).

Haz clic en una fila para abrirla y cambiar los datos o el acceso. Solo los contactos con acceso Gestionar a Contactos pueden hacerlo: con acceso Leer ves la lista, sin los botones.

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3. Añade un contacto

Haz clic en Agregar contacto, o en Invitar en la tarjeta Equipo y acceso del Resumen de tu evento. Se abre una ventana con estos campos:

Haz clic en Agregar contacto en la parte inferior de la ventana para guardar. La ventana se cierra, un mensaje confirma que el contacto se ha guardado y el contacto aparece en la lista de inmediato. Un contacto con acceso recibe una invitación por e-mail (sección 5), un contacto sin acceso no recibe nada.

Vincula un contacto a una empresa o a un proveedor

Cuando eliges una empresa de la lista en Nombre de empresa, el contacto se vincula a esa página comercial. ¿Esa empresa ya es proveedor de tu evento? Entonces el contacto se vincula también al proveedor, y la ventana te lo indica: Este contacto se vinculará automáticamente con el proveedor existente para esta empresa. El contacto aparece entonces en Contactos en la página del proveedor en Proveedores, y recibe los informes que envías a ese proveedor. Elige uno de tus propios proveedores de la lista y el contacto se vincula a él directamente.

Contactos sin acceso

No todas las personas de tu lista de contactos necesitan iniciar sesión. Un contacto sin acceso es un registro para ti y tu equipo, y aun así puedes usarlo en cualquier lugar donde haga falta una persona:

• asígnale una línea en Plan de acción, así el nombre y el número de teléfono del jefe de escenario están en el plan de acción del día,
• envíale un informe: un contacto sin cuenta recibe por e-mail un enlace personal y una contraseña cuando lo envías, lee cómo usar los Informes,
• guárdalo como persona de contacto de un proveedor (ver más arriba).

Puedes darle acceso en cualquier momento: abre el contacto y configura el acceso por herramienta. La invitación se envía en ese momento.

Consejo: añadir un contacto sin acceso no envía nada a esa persona. Úsalo sin reparos para las personas a las que solo necesitas localizar, como el portero de noche del lugar o el conductor de la banda.

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4. Configura el acceso del contacto

En Configurar el acceso de contacto eliges, herramienta por herramienta, lo que el contacto puede hacer. Cada herramienta tiene su propio desplegable, así tu cliente puede seguir el presupuesto sin ver tus contratos con proveedores, y el fotógrafo puede leer el plan de acción sin abrir la lista de verificación.

Los niveles de acceso

Lo que esto significa por herramienta:

Lee la página de ayuda de cada herramienta para los detalles: Tablero de inspiración, Listas de verificación, Presupuestos, Proveedores, Informes y Entradas.

Bueno saberlo: Marketing funciona cuando el propietario del evento tiene .PRO: tus contactos no lo necesitan. Quien envía o programa un e-mail necesita la autenticación de dos factores en su propia cuenta (sección 4), y para ver quién recibe un e-mail también hace falta acceso Leer a Entradas, porque los destinatarios son tus invitados.

Solo artículos propios

En Listas de verificación y Plan de acción puedes marcar Solo artículos propios. El contacto solo ve entonces las tareas o las líneas del plan de acción que tiene asignadas, sea cual sea su nivel de acceso: con Leer ve sus propias tareas, con Gestionar también puede añadir tareas, pero solo para sí mismo. Es útil para un freelance o un proveedor que ayuda con una parte del evento, o cuando algunas tareas contienen información que no todo el equipo debe ver. La casilla aparece en cuanto das acceso a la herramienta.

Entradas necesita la autenticación de dos factores

El desplegable de Entradas solo aparece cuando el contacto ha aceptado tu invitación y ha activado la autenticación de dos factores (2FA) en su propia cuenta. Hasta entonces, en su lugar lees El usuario primero debe aceptar tu invitación y activar la 2FA antes de que puedas asignarle derechos de Entradas.

2FA significa que para iniciar sesión hace falta, además de la contraseña, un código del móvil de la persona. Entradas contiene los datos personales de tus invitados, por eso pedimos esta protección extra a todas las personas que pueden ver la lista de invitados, también cuando solo escanean entradas en la puerta. Tu contacto la activa por su cuenta: con la sesión iniciada, abre la página de su cuenta y hace clic en Habilitar la autenticación de dos factores. Después, vuelve a abrir el contacto y el desplegable estará ahí.

Quién ve la lista de contactos

Da acceso a Contactos con cuidado: la lista contiene los nombres, las direcciones de e-mail y los números de teléfono de todas las personas implicadas en tu evento, los datos más personales que tiene un evento. Un contacto sin acceso a Contactos sigue viendo los nombres del equipo donde asigna una tarea o una línea del plan de acción, pero no las direcciones de e-mail ni los números de teléfono, y cuando añade observadores a una tarea solo puede añadirse a sí mismo. El acceso Gestionar a Contactos también significa cambiar el acceso de todos, excepto el tuyo como propietario: dáselo solo a las personas que forman el equipo contigo.

Bueno saberlo: la fila del propietario es fija. Ni siquiera con acceso Gestionar a Contactos se pueden cambiar la dirección de e-mail y el acceso del propietario. Solo se pueden corregir su nombre y su número de teléfono.

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5. La invitación

En el momento en que guardas un contacto con acceso al menos a una herramienta, se envía una invitación a su dirección de e-mail. El asunto es Invitación a colaborar en un evento seguido del nombre de tu evento. El e-mail se envía en tu nombre como organizador, no en el nuestro: el remitente es tu nombre de organizador, o el nombre de tu empresa cuando no has configurado uno para tus eventos, y tu logo y tu e-mail de contacto aparecen al pie cuando los has configurado. Te nombra como la persona que invita, enumera las herramientas a las que le diste acceso, y una respuesta te llega directamente. Un botón Aceptar invitación lleva a tu evento.

Lo que pasa al hacer clic en el botón depende de si la dirección ya tiene una cuenta de eventplanner.net:

• Ya tiene una cuenta con esa dirección: inicia sesión y llega al software de eventos. Tu evento está en la lista de eventos en la parte superior de cada herramienta, junto a sus propios eventos.
• Todavía no tiene cuenta: crea una gratis. El formulario de registro ya viene relleno con su nombre, su empresa y su dirección de e-mail, así que es cuestión de un minuto. Una vez registrado está en tu evento, y la primera vez que abre el software de eventos llega directamente a él.

La invitación está ligada a la dirección de e-mail que introdujiste. Quien inicia sesión con otra dirección, o crea una cuenta con otra dirección, no obtiene acceso: el enlace solo funciona para la cuenta con la dirección invitada.

Haz el seguimiento de una invitación

En la lista, un usuario que todavía no ha aceptado lleva la etiqueta Invitación enviada. Abre el contacto: justo después del envío, la parte inferior de la ventana dice Invitación pendiente..., y a partir de 30 minutos después de la última invitación aparece en su lugar el botón Reenviar Invitación. Haz clic en él para enviar el e-mail de nuevo, por ejemplo cuando ha acabado en la carpeta de spam. La etiqueta desaparece en cuanto la persona acepta. No recibes ningún e-mail cuando lo hace: un vistazo a la lista te lo dice.

Cuando e-mails anteriores a una dirección rebotaron, o la dirección está bloqueada, no se envía ninguna invitación: la fila lleva la etiqueta No entregable en lugar de Invitación enviada, y la ventana del contacto te dice por qué. Corrige la dirección de e-mail y guarda el contacto: entonces la invitación sí sale.

El enlace de invitación funciona una sola vez. Una vez usado, abre la página Enlace de invitación no válido. Un contacto que ya ha aceptado no lo necesita más: abre el evento desde su propia lista de eventos.

Consejo: ¿no ha llegado la invitación? Pide a tu contacto que mire primero en la carpeta de spam, y comprueba que escribiste bien la dirección de e-mail. Corrígela en el contacto, guarda y vuelve a enviar la invitación.

Cambios después de la invitación

Un contacto que ha aceptado ve cada cambio de su acceso la próxima vez que abre la herramienta, sin un nuevo e-mail. Dar acceso a un contacto que no tenía ninguno envía la invitación en ese momento. Quitarle de nuevo todo el acceso mantiene a la persona en la lista bajo Contactos (sin acceso de usuario): ya no puede abrir tu evento.

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6. Edita o elimina un contacto

Haz clic en una fila de la lista para abrir Editar contacto. Puedes cambiar todos los datos y todos los accesos, y después hacer clic en Guardar contacto.

• Proveedor vinculado muestra el proveedor de tu evento al que pertenece esta persona. ¿Todavía no está vinculada? Elige un proveedor de la lista para vincularla, o haz clic en Crear un proveedor si tu evento todavía no tiene proveedores. Un proveedor vinculado se muestra como un enlace a su página.
• Eliminar quita el contacto de este evento. Se te pide confirmación. La persona pierde el acceso de inmediato, sin ningún e-mail, y conserva su propia cuenta y su lugar en tus otros eventos.

El botón Eliminar solo aparece cuando la persona ya no tiene nada asignado: ninguna tarea en Listas de verificación, ninguna línea en Plan de acción y ninguna tarea que siga como observador. Reasígnalas primero a otra persona, o elimínalas, y el botón aparece.

Bloqueos: el propietario del evento no se puede eliminar, y tampoco se pueden cambiar su dirección de e-mail ni su acceso.

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7. Importa contactos de un evento anterior

¿Trabajas con el mismo equipo en todos los eventos? Haz clic en Importar contactos anteriores para traerlos en lugar de volver a invitar a todos.

La ventana muestra las personas de tus otros eventos que aceptaron allí su invitación y que todavía no están en este evento. Incluye todos los eventos cuyos contactos puedes leer, también eventos de otra persona en los que tú eres contacto. Marca las personas que quieres y haz clic en Importar contactos. En Derechos para los contactos importados configuras el acceso que reciben en este evento, un solo ajuste para todo el grupo, para Tablero de inspiración, Listas de verificación, Plan de acción, Contactos y Presupuestos. Haz clic de nuevo en Importar contactos para terminar.

Los contactos importados se añaden sin aviso: ya tienen una cuenta, así que no se envía ninguna invitación y tu evento simplemente aparece en su lista de eventos. Algunas cosas que conviene saber:

• Solo se pueden importar los usuarios que aceptaron una invitación. Los contactos sin acceso y las invitaciones todavía pendientes no están en la lista: añádelos de nuevo a mano.
• El acceso a Entradas no se puede configurar aquí, porque necesita 2FA por persona (sección 4). Abre los contactos importados uno por uno para configurarlo.
• El acceso a Proveedores, Informes, Plano / Asientos y Marketing tampoco está en la ventana: los contactos importados conservan el acceso que tenían en el evento del que los importas. Compruébalo por contacto después de la importación.
• Solo artículos propios está desactivado para todos los contactos importados. Márcalo después por contacto donde lo necesites.

Consejo: cuando creas un evento nuevo como copia de uno anterior, el asistente de copia tiene un paso para llevarte los contactos, acceso incluido. Lee cómo configurar un evento.

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8. Lo que ven tus contactos

Un contacto con acceso inicia sesión en eventplanner.net y abre el software de eventos. Tu evento está en la lista de eventos en la parte superior de cada herramienta, junto con sus propios eventos y los otros eventos a los que ha sido invitado. En el menú del evento ve todas las herramientas, y las herramientas a las que le diste acceso se abren con normalidad.

Una herramienta a la que no tiene acceso muestra Te has tropezado con una página restringida. con la explicación No tienes permisos para acceder a esta herramienta para este evento. Ponte en contacto con el administrador del evento. Ese administrador eres tú: dale el acceso en Contactos y la herramienta se abre.

Algunas cosas que conviene que tu equipo sepa:

• Un evento que se comparte con ellos no cuenta para los límites de su propia versión gratuita: pueden trabajar en tu evento sin mejorar su plan. Solo Proveedores y Plano / Asientos necesitan su propia membresía .PRO (sección 1).
• El software de eventos también funciona en la app de eventplanner.net para iOS y Android, con el mismo acceso. Tu equipo puede consultar el plan de acción o marcar una tarea como hecha desde el móvil.
• Un informe publicado es visible para todos los contactos del evento, sea cual sea su acceso a Informes: ven los bloques dirigidos a ellos. Lee cómo usar los Informes.
• Su cuenta sigue siendo suya: no puedes ver su contraseña, cambiar su dirección de e-mail ni activar la 2FA por ellos.

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9. Privacidad

Los contactos que añades son datos personales: nombres, direcciones de e-mail y números de teléfono de las personas de tu cliente, tus proveedores y tu equipo. Los tratas como organizador del evento, y eventplanner.net los trata por ti bajo nuestro acuerdo de tratamiento de datos. En la práctica:

• añade lo que necesitas para el evento y deja fuera el resto,
• elimina los contactos con los que ya no trabajas, y quita el acceso a las personas que dejan el equipo,
• da acceso a Contactos solo a las personas que realmente necesitan la lista completa,
• avisa a las personas que añades de que están en la lista de contactos de tu evento, en especial a los contactos sin acceso, que no reciben ningún e-mail nuestro.

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Preguntas frecuentes

Mi compañero no ha recibido la invitación. ¿Y ahora qué? Pídele que mire en la carpeta de spam, y comprueba la dirección de e-mail en el contacto. A partir de 30 minutos después de la última invitación, Reenviar Invitación en el contacto envía el e-mail de nuevo.

Ha aceptado, pero no ve mi evento. Probablemente ha iniciado sesión con una dirección de e-mail distinta de la que invitaste. La invitación solo funciona para la cuenta con esa dirección exacta. Pídele que inicie sesión con la dirección invitada, o cambia la dirección en el contacto y vuelve a enviar la invitación. Comprueba también la lista de eventos en la parte superior de la herramienta: puede que tu evento simplemente no sea el que está abierto.

¿Por qué no puedo configurar el acceso a Entradas? El contacto primero tiene que aceptar la invitación y activar la autenticación de dos factores en su propia cuenta. Entonces aparece el desplegable (sección 4).

¿Por qué no hay botón Eliminar? El contacto todavía tiene tareas, líneas del plan de acción o tareas que sigue como observador en este evento. Reasígnalas o elimínalas primero. El propietario del evento nunca se puede eliminar.

¿Un contacto necesita una cuenta de eventplanner.net? Solo para iniciar sesión y trabajar en tu evento. Un contacto sin acceso no necesita nada: lo guardas como referencia, le asignas líneas del plan de acción y le envías informes por enlace.

¿Un contacto necesita .PRO? No para Tablero de inspiración, Listas de verificación, Plan de acción, Presupuestos, Informes, Entradas, Contactos y Marketing: Marketing necesita .PRO en la cuenta del propietario del evento, no en la suya. Proveedores y Plano / Asientos son herramientas .PRO y necesitan una membresía por persona.

¿Puedo dar a alguien acceso a un solo evento? Sí. El acceso se configura por evento. Una persona que añades a un evento no ve nada de tus otros eventos hasta que la añades también allí, a mano o con Importar contactos anteriores.

¿Puedo traspasar mi evento a otra persona? El propietario de un evento es fijo. Da a un compañero acceso Gestionar a todas las herramientas y podrá hacer todo lo que haces tú, excepto cambiar tu propia fila. Para un evento nuevo, deja que lo cree el compañero para que sea suyo, y pídele que te añada como contacto.

¿Cuántos contactos puede tener un evento? Hasta 50 en la versión gratuita del software de eventos y hasta 400 con .PRO. ¿Lista llena? Agregar contacto abre entonces una ventana que te invita a mejorar tu plan. Elimina los contactos que ya no necesitas, o mejora tu plan.

¿Se copian mis contactos cuando copio un evento? Sí, si los dejas marcados en el asistente de copia. Se añaden al evento nuevo sin aviso, sin ningún e-mail. Lee cómo configurar un evento.

¿Un contacto puede ver a los otros contactos? Solo con acceso a Contactos. Sin él, ve los nombres del equipo donde asigna tareas o líneas del plan de acción, pero no la lista con las direcciones de e-mail y los números de teléfono.