¿Cómo construir un caso de negocios para tu evento?

Los presupuestos realizan un seguimiento de todos los gastos relacionados con el evento y, si lo deseas, también de los ingresos. Y lo integra a la perfección dentro de un plan financiero sólido. ¡Así que nunca perderás de vista el objetivo cuando se trate de presupuestar tu evento!

Si deseas utilizar nuestro planificador de presupuesto de eventos, primero crea un evento (si aún no lo has hecho). Así es como trabajas:

1. Crear un evento

La creación de un nuevo evento se puede hacer directamente desde la página de tableros de humor, a la que también se puede acceder a través del enlace 'software de eventos' en el encabezado de nuestro sitio web (si has iniciado sesión), o a través del enlace 'agregar a nuevo evento' cada vez que te guste una página de negocios o guardes una publicación.

2. Crea un presupuesto

Puedes crear un plan de acción para cada evento que organices. Puedes hacerlo directamente desde la página de presupuestos, a la que también se puede acceder a través del enlace 'software de eventos' en el encabezado de nuestro sitio web (si has iniciado sesión).

3. Agrega costos o ingresos a tu evento

Haz clic en el botón 'Agregar línea de presupuesto' para agregar un nuevo costo o ingreso a tu archivo de presupuesto. Introduce tus datos en la ventana emergente:

  • Categoría : selecciona una categoría en la que se ajuste el costo o el ingreso. Para los costos de bebidas y comidas, por ejemplo, elige la categoría 'catering'. De esta manera, puedes juntar todos los costos por categoría.
  • Costo/Ingreso : Indica si la línea es un costo o un ingreso.
  • Descripción: una breve descripción del costo o ingreso.
  • Proveedor: aquí puedes introducir el proveedor o lugar del evento con el que trabajas. Cuando comiences a escribir, aparecerá una lista de proveedores que conocemos en nuestra plataforma. Haz clic en el nombre de la empresa de eventos en la lista. ¿Tu proveedor no está en la lista? Entonces simplemente escribe el nombre sin seleccionar nada más.
  • Precio fijo: aquí ingresas el precio fijo que pagas a un proveedor. Por ejemplo, 2 500 € de alquiler por el lugar del evento.
  • Precio unitario : ¿pagas una cantidad por persona? ¿Por carpa? Entonces puedes ingresar el precio unitario aquí. Por ejemplo, 50 € por persona por el catering.
  • # unidades : Este campo indica el número de unidades por las que la herramienta multiplica el precio unitario. De forma predeterminada, la herramienta toma la cantidad de personas que has establecido en la configuración de tu evento. Esto es muy útil, porque si ajustas el número de personas, la herramienta corrige automáticamente todas las filas de presupuesto que funcionan con este número. Sin embargo, a veces quieres trabajar con un número diferente, como si no todos participaran en la cena. En ese caso, marca la casilla de verificación 'Ajustar manualmente # unidades'. De esta manera tú mismo puedes ajustar el número de unidades. Ten en cuenta que si esos números cambian, tendrás que ajustar este campo tú mismo. Esto no sucede automáticamente.
  • Porcentaje de IVA : este campo solo está disponible en modo 'avanzado' para eventos corporativos. Introduce todos los precios sin IVA e introduce el porcentaje de IVA de la partida presupuestaria en este campo. La herramienta luego calcula los totales incluyendo y excluyendo el IVA. ¿Tienes un proveedor que utiliza dos o más porcentajes de IVA en la cotización? En ese caso, crea dos o más líneas presupuestarias.
4. Cambiar/eliminar líneas presupuestarias

Puedes cambiar una línea haciendo clic en ella. A continuación, puedes editar y guardar todos los campos o eliminar la línea con el botón 'eliminar'.

5. Modo avanzado: IVA

Nuestro software asume que todos los precios que ingresas incluyen IVA. Esto funciona perfectamente bien para bodas, eventos privados, etc. Si estás organizando un evento profesional para tu empresa, querrás poder ver la división del IVA. A través de la configuración de tu evento, puedes activar la casilla 'trabajar con precios sin IVA en los presupuestos'. Si lo haces, aparecerá un campo adicional cuando agregues o cambies líneas presupuestarias donde ingreses el porcentaje de IVA. A continuación, introduce todos los precios sin IVA y nuestra herramienta calculará el IVA por ti.

Atención:

  • Si luego cambias de una vista simple sin cálculos de IVA al modo avanzado, debes verificar todas las líneas presupuestarias ingresadas anteriormente (es decir, ajustar los precios para excluir el IVA e ingresar los porcentajes de IVA correctos).
  • Una vez que cambias al modo avanzado, ya no es posible revertir el evento al modo estándar.
6. Versiones de presupuesto

También puedes crear múltiples versiones de tu presupuesto. Si estás trabajando en un caso de negocios para un festival, es posible que desees crear un escenario realista, optimista y uno que contemple el peor de los casos. A otros organizadores, por otro lado, les gusta hacer un seguimiento de las versiones de sus presupuestos: la versión de su presentación y luego las versiones con diferentes ajustes. A partir de ahora todo es posible.

Así es como se crean las versiones

Puedes crear una nueva versión de tu presupuesto haciendo clic en el nombre de la versión en la parte superior izquierda. Haz clic en el enlace 'crear nueva versión' en el menú desplegable que aparece. Puedes comenzar desde una hoja en blanco o desde una copia del presupuesto activo y construir a partir de eso. Puedes cambiar fácilmente entre las diferentes versiones a través del mismo menú desplegable.

 
 
 

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Como planificador de eventos, no puedes evitar ajustarte al presupuesto de tu evento. Esto aplica tanto a un evento empresarial, como a una fiesta privada, por ejemplo una boda , o si vas a organizar un concierto. ¿Vas a llevar la cuenta de todos tus gastos e ingresos 'en el reverso de un sobre' o eres más de Excel? ¿Alguna vez has oído hablar del software de planificación de eventos? Estos softwares a menudo incluyen un planificador de presupuesto del evento. En él ingresas todos los costes del evento y los costes se ajustan automáticamente si cambias los datos variables, como el número de invitados. Además de los costes del evento, a menudo también tienes ingresos procedentes, por ejemplo, de la venta de publicidad, la venta de entradas (VIP), el merchandising o patrocinio. Puedes agregar esos recursos financieros a este planificador de presupuesto de eventos para completar el caso de negocio de tu evento.

Por qué preparar el presupuesto de tu evento en una 'ficha de presupuesto de eventos'

Crear una visión general del presupuesto de tu evento es, por supuesto, el objetivo principal, ya sea que se trate del presupuesto de un festival, el presupuesto de un evento privado o el presupuesto de un evento empresarial. Como planificador de eventos, el control de ingresos y gastos es tu responsabilidad: una visión general es la base de la preparación del presupuesto. Al elaborar el presupuesto de tu evento, también puedes ver qué costes faltan . Tal vez te olvides de los costes del seguro del evento, o gastos menores como permisos, firmas, alquiler de mobiliario y también los costes de residuos. Pero como sabes, muchos pequeños hacen uno grande.

Al elaborar un presupuesto correcto para tu evento, también puedes observar críticamente tus gastos y analizar si generan el retorno de la inversión necesario. Si trabajas con una herramienta en línea de alta calidad, también es posible mantener una visión general financiera total . Por ejemplo, si aumentas el parámetro de número de invitados, el resto de los costos se ajustarán automáticamente. Un buen ejemplo de evento económico es el catering. Y finalmente, si el contador del presupuesto de tu evento se pone rojo, puedes comprobar si existen alternativas más económicas para determinados elementos de coste. O tal vez encuentres ingresos adicionales, por ejemplo, mediante el patrocinio y la recaudación de fondos.

Vaya, te estás perdiendo otro aspecto importante de tu evento, ¿dónde se llevará a cabo? Aquí encontrarás una descripción general de los grandes lugares para eventos.

Qué gastos están incluidos en el presupuesto de tu evento

El pensamiento lógico es la base para elaborar un buen presupuesto. Reserva el tiempo necesario para ello, especialmente si es la primera vez que elaboras un presupuesto para un evento. Tienes costes fijos y costos variables. Tus costes fijos son independientes del número de visitantes que recibes. Por ejemplo, piensa en la firma, la mayoría de los seguros, permisos, costos en los que incurres por el equipo técnico (sonido y luz, internet, etc.). Tus costes variables están determinados por el número de visitantes. Ejemplos que influirán en el coste de tu evento son: el alquiler del lugar, el alquiler de equipos prácticos como vajilla, vasos, muebles, alimentos y bebidas, el diseño y la decoración del espacio interior y exterior y, por ejemplo, también la plazas de aparcamiento y limpieza.

¿Por qué usar un software de planificación de eventos para el presupuesto de tu evento?

¿Cuál es la ventaja de trabajar con un planificador de presupuesto de eventos en línea para administrar el presupuesto de tu evento? Hace posible una muy buena colaboración, porque la herramienta y los datos están disponibles para todo el equipo del evento. ¿Reenviar archivos de Excel? ¿Estás trabajando con la versión más reciente? Eso pertenece al pasado ahora que existe un planificador de presupuesto de eventos en línea para administrar los costes de tu evento.

¿Vas a trabajar con un software de planificación de eventos integrado? Entonces darás otro paso adelante. Como organizador de eventos, obtienes una visión general de toda la información de tu evento: conecta todas estas partes de tu evento entre sí para que tú, tu equipo y tus socios de eventos ya no tengáis que trabajar con y en diferentes sistemas.

Esta herramienta se adapta perfectamente a eventos pequeños y grandes, físicos, híbridos y virtuales. Las ganancias: ahorra tiempo, comete menos errores porque siempre trabajas con información en tiempo real, en resumen, trabajas de manera más inteligente (juntos). De esta manera puedes seguir haciendo crecer tu negocio en el futuro.

'Presupuestos', parte del software de planificación de eventos de eventplanner.net

¿Convencido de un planificador de presupuesto de eventos en línea para administrar el presupuesto de tu evento? Buenas noticias, eventplanner.net es el lugar adecuado. Nuestro planificador de presupuestos para eventos se llama 'Presupuestos'. Y sí, este planificador de presupuesto de eventos es completamente gratis, al igual que todas las demás herramientas de nuestro software de planificación de eventos. Has leído bien, ¡gratis! Si vas a organizar un evento, recibirás:

  • Un número ilimitado de eventos y presupuestos de eventos que puedes planificar
  • Un número ilimitado de usuarios con los que colaborar, incluidos tus proveedores
  • Una cantidad ilimitada de datos que puedes almacenar

¿Te gustaría conocer Presupuestos por eventplanner.net?

¿Te gustaría familiarizarte con este práctico software para planificar el presupuesto de tu evento? Echa un vistazo rápido al breve vídeo instructivo en la parte superior de esta página. ¿Ya estás completamente convencido de este planificador de presupuesto de eventos gratuito después de leer este artículo? ¡Puedes comenzar con la planificación de tu presupuesto de inmediato! ¡Buena suerte!