Coordinar cada evento en colaboración con la gestión de proveedores.
Reúna a proveedores de catering, técnicos audiovisuales, locales, decoradores y seguridad en un único espacio de trabajo conectado. Gestione contactos, contratos, comunicaciones, tareas y presupuestos por proveedor, sin tener que lidiar con hilos de correo electrónico ni unidades compartidas.
Con la confianza de los organizadores de eventos 179.000+
Toma el control de cada socio detrás de tu evento.
Deja de buscar información de proveedores en bandejas de entrada, hojas de cálculo y unidades compartidas. Centraliza a todos los socios, todas las conversaciones y todos los compromisos en un solo lugar.
Centralizar a todos los socios
- Mantén los datos de contacto de todos los proveedores en un solo lugar.
- Conectar a los proveedores directamente con los eventos en los que participan.
- Contacta con la persona adecuada sin tener que buscar en hilos antiguos.
Optimizar la comunicación
- Agrupe los mensajes, notas y decisiones por proveedor.
- Asigna los resultados de las reuniones al socio adecuado.
- Evite la pérdida de información cuando los miembros del equipo roten.
Defina una vez, vea en todas partes
- Defina las tareas, las partidas presupuestarias y las filas de la hoja de llamadas una sola vez.
- Abre cualquier proveedor y visualiza todo lo relacionado con él en una sola vista.
- Evite la duplicación de datos que se produce con las herramientas desconectadas.
Trabajar mejor en equipo
- Ofrezca a su equipo una única fuente de información fidedigna sobre los socios.
- Deja de duplicar las entradas de proveedores en diferentes herramientas.
- Asegúrese de que todos trabajen con los mismos datos.
Descubra su kit de herramientas para la planificación de eventos
Descubre cómo la gestión de proveedores se integra con el resto de tu software para eventos.
Tablero de inspiración
Capture ideas, seleccione inspiración y explore proveedores para dar forma a la visión, el tema y la personalidad de su evento.
Listas de verificación
Controla cada detalle de la planificación. Crea y asigna tareas a los miembros de tu equipo y no te pierdas ninguna fecha límite.
Presupuestos
Administra el presupuesto y los gastos de tu evento. Obtén una descripción completa de la asignación de fondos y realiza un seguimiento de tus gastos.
Venta de entradas
Genere entradas para eventos y administre el registro en el lugar. Cree experiencias de registro sencillas para sus asistentes.
Plan de acción
Crea una lista de tareas para los días previos al evento y del evento. Organiza a tu equipo para que todos sepan cuáles son sus responsabilidades.
Sesiones informativas
Elabore informes estructurados que combinen instrucciones genéricas y específicas del proveedor, todas ellas vinculadas al socio adecuado.
Involucre a los proveedores en su evento.
Elija la ruta más rápida para obtener una lista completa de proveedores: seleccione proveedores de nuestro directorio, agregue a sus socios de confianza o reutilice lo que funcionó anteriormente.
Añadir desde nuestro directorio
Seleccione proveedores directamente de nuestro directorio de empresas verificadas.
-
Importa los detalles con un solo clic.
-
Evite la introducción manual de datos en cada nuevo evento.
-
Obtén un perfil verificado que se actualiza automáticamente a medida que la empresa realiza cambios.
-
Elabore su lista de proveedores a partir de socios de eventos con experiencia.
Agregue sus propios proveedores
Agregue socios que aún no estén listados en la plataforma.
-
Capture todos los campos de contacto que necesite internamente.
-
Crea una lista privada de proveedores a la que solo pueda acceder tu equipo.
-
Utiliza esos mismos socios en todos los eventos futuros.
-
Mantén el control total sobre tu red de socios.
Reutilización de eventos pasados
Traiga proveedores de confianza de eventos anteriores.
-
Evite introducir los mismos datos una y otra vez.
-
Conservar el contexto histórico, las calificaciones y las notas intactas.
-
Crea una red personal que realmente controles.
-
Agilizar la planificación de cada evento posterior.
Perfiles de proveedores
Registra cada detalle sobre cada socio en un perfil estructurado que los acompañe en todos los eventos.
Información de contacto de la tienda
Saber a quién llamar cuando algo sale mal es la mitad del trabajo. Ten siempre a mano el contacto adecuado.
-
Guarda los números de teléfono, correos electrónicos y personas de contacto clave.
-
Añada varios contactos por proveedor cuando sea necesario.
-
Anote quién se encarga de qué: ventas, operaciones, responsable en el sitio.
-
Una sola actualización basta para que todo el equipo vea el cambio.
Historial de comunicación de seguimiento
Los acuerdos perdidos terminan en correos electrónicos perdidos. Agrupe todas las conversaciones de cada proveedor en un solo lugar.
-
Centralizar los hilos de mensajes, las notas y los contratos.
-
Deja de buscar en las bandejas de entrada el último acuerdo.
-
Vea de un vistazo qué se prometió y cuándo.
-
Integrar a los nuevos miembros del equipo sin volver a explicar el contexto.
Adjuntar documentos y archivos
Los presupuestos, contratos y confirmaciones suelen desaparecer cuando más los necesitas. En su lugar, adjúntalos al proveedor.
-
Adjunte cotizaciones, contratos y certificados de seguro por cada socio.
-
Encuentra documentos sin tener que rebuscar entre carpetas.
-
Comparte archivos de forma segura con el resto del equipo.
-
Mantenga un registro de auditoría de cada compromiso por proveedor.
Integrado con la planificación de su evento
Define tus tareas, partidas presupuestarias y filas de la hoja de llamadas una sola vez en tu evento; luego, abre cualquier proveedor y visualiza todos los detalles asociados. Sin trabajo duplicado ni copiar y pegar entre herramientas.
Vinculado a tu presupuesto
Las partidas de costes definidas en tu presupuesto aparecen automáticamente en el perfil del proveedor, y también puedes etiquetar los costes en la página del proveedor. El gasto total por socio se mantiene actualizado sin necesidad de conciliación.
-
Vincula los costos de los proveedores a las categorías presupuestarias desde cualquiera de los dos lados.
-
Consulte el gasto total por proveedor sin exportar las hojas de cálculo.
-
Compare los costos estimados y reales uno al lado del otro.
-
Detecta las desviaciones presupuestarias antes de que se conviertan en un problema.
Vinculado a tu hoja de rodaje
Asigna una fila de la hoja de rodaje a un proveedor en tu programa de rodaje y aparecerá en el perfil del proveedor. Abre un proveedor y verás exactamente cuándo le toca rodar. La vista funciona en ambas direcciones, por lo que el programa de rodaje y la lista de proveedores se mantienen sincronizados.
-
Asignar proveedores a elementos específicos de la hoja de producción desde cualquiera de los dos lados.
-
Vea exactamente quién está haciendo qué en cada momento del día.
-
Actualiza una sola vez y la hoja de rodaje, la vista del proveedor y el brief se mantendrán sincronizados.
-
Evite el momento de "¿quién se encarga de eso?" el día del evento.
Vinculado a tus tareas
Las tareas definidas en la gestión de proyectos se pueden asignar a un proveedor, y por proveedor, se visualizan todas las tareas pendientes del proyecto. Se acabaron los cambios constantes de herramientas para consultar el estado y los plazos de entrega incumplidos que quedan ocultos entre sistemas.
-
Cree las tareas una sola vez en la gestión del proyecto y etiquete al proveedor.
-
Consulta todas las tareas abiertas de cada socio en su perfil.
-
Realice un seguimiento de los plazos de entrega y del progreso sin salir de la vista del proveedor.
-
Es fundamental lograr una rendición de cuentas visible desde ambos lados.
Proceso de incorporación y plantillas
Capacite rápidamente a sus nuevos socios con flujos de trabajo estructurados que se adaptan a todos los eventos que organice.
Utilice las listas de verificación de incorporación.
Los nuevos proveedores necesitan contratos, sesiones informativas y acceso; si no los tienen, les costará dinero. Estandaricen el proceso de incorporación una sola vez.
-
Asegúrese de que cada nuevo socio reciba los contratos y la información necesaria.
-
Estandariza el proceso de incorporación en todos los eventos que organices.
-
Reduzca las idas y venidas para preparar a los socios para la entrega.
-
Detecta la información que falta antes de que se convierta en un retraso.
Crea plantillas reutilizables
La mayoría de las categorías de proveedores tienen requisitos repetibles. Captúrelos una vez y aplíquelos en todas partes.
-
Crea plantillas para servicios de catering, audiovisuales, seguridad y mucho más.
-
Aplicar requisitos estándar a todos los proveedores de ese tipo.
-
Ahorra tiempo en cada nuevo evento que organices.
-
Mantenga una calidad constante en todos los eventos recurrentes.
Conectar informes automáticamente
Los informes se mantienen precisos cuando se vinculan con datos reales de los proveedores. Vincule ambos y evite copiar y pegar.
-
Generar informes específicos para cada proveedor, vinculados al perfil del socio.
-
Actualiza los datos del proveedor y asegúrate de que el informe se mantenga actualizado.
-
Envía el informe adecuado al socio adecuado con un solo clic.
-
Dejen de enviar documentos obsoletos a las manos equivocadas.
Controles de equipo y colaboración
Proporcione a su equipo y socios acceso controlado a la información correcta, con permisos y roles claramente definidos.
Comparta los datos de los proveedores con el equipo.
Los registros de proveedores duplicados y las comunicaciones contradictorias provienen de listas aisladas. Proporcione al equipo un espacio de trabajo compartido.
-
Proporcionar a cada miembro del equipo acceso a la lista completa de proveedores.
-
Evite entradas duplicadas y conflictos de versiones.
-
Mantén la comunicación del equipo alineada con los mismos datos.
-
Integrar a los nuevos miembros del equipo más rápidamente en cada evento.
Establecer niveles de permisos
No todos necesitan ver los términos comerciales. Otorgue el nivel de acceso adecuado para cada rol.
-
Decida quién puede editar, comentar o simplemente ver los datos de los proveedores.
-
Proteja la información financiera y contractual confidencial.
-
Mantener la responsabilidad con roles claramente definidos.
-
Ajusta el acceso a medida que el proyecto avanza por sus fases.
Coordinar entre múltiples eventos
Organizar varios eventos en paralelo aumenta considerablemente la probabilidad de reservas duplicadas. Mantén una visión clara de todo.
-
Consulta qué proveedores participan en cada evento.
-
Detecta posibles conflictos de horario antes de que ocurran.
-
Reutilice socios de confianza con todo el contexto histórico.
-
Gestionar las relaciones a nivel de agencia, no por proyecto.
Gestión de proveedores integrada en su software para eventos.
Deja de usar varias herramientas para controlar quién hace qué. Integra a todos los socios en un espacio de trabajo conectado donde el contexto, los contactos y los compromisos coexistan, y mantente sincronizado con el resto de tu evento.
Un único espacio de trabajo, diseñado para la claridad.
Todos los proveedores, todas las conversaciones, todos los documentos en un solo lugar. Se acabó tener que cambiar entre cinco herramientas para encontrar lo que necesitas.
Un perfil, diseñado para el contexto.
Un registro completo por socio, que incluye historial, acuerdos y decisiones, listo para usar en el momento que lo necesite.
Una red, diseñada para la reutilización.
Crea una red privada de socios de confianza que te acompañe de evento en evento, de proyecto en proyecto.
Una sola fuente, diseñada para la verdad.
Mantén a tu equipo, la hoja de rodaje, el presupuesto y los informes funcionando automáticamente con los mismos datos del proveedor.
Preguntas frecuentes
-
¿Cómo empiezo a utilizar la gestión de proveedores?
Regístrate, crea un evento, actualiza a la versión PRO y encontrarás la herramienta Proveedores en tu espacio de trabajo del evento. Desde allí, puedes seleccionar proveedores de nuestro directorio, añadir tus propios colaboradores o reutilizar proveedores de eventos anteriores.
-
¿Puedo añadir proveedores que no estén en eventplanner.net?
Sí. Puedes añadir manualmente a cualquier colaborador, incluyendo sus datos de contacto y cualquier nota que necesites. Solo tu equipo podrá ver esta información y podrás reutilizarla en todos los eventos futuros que organices.
-
¿Cómo se integra la gestión de proveedores con las demás herramientas?
Los proveedores se conectan directamente a sus presupuestos, hojas de llamadas, listas de verificación e informes. Al vincular un proveedor a una partida presupuestaria, una fila de la hoja de llamadas o un informe, esos datos se mantienen sincronizados en todas las herramientas.
-
¿Puedo utilizar los mismos proveedores en varios eventos?
Sí. Una vez que un proveedor está en tu cuenta, puedes vincularlo a cualquier evento futuro con un solo clic. Sus datos de contacto, historial y cualquier documento que hayas guardado permanecen disponibles, así que no tienes que empezar de cero cada vez.
-
¿Cuál es la diferencia entre la gestión de proveedores y un CRM?
Podríamos llamarlo un CRM para eventos. La idea principal es la misma: un único perfil por socio, con todas las interacciones, documentos y compromisos asociados. La diferencia radica en lo que se monitoriza: no un embudo de ventas de clientes, sino cada proveedor vinculado a eventos específicos, presupuestos, hojas de llamadas y reuniones informativas, con los flujos de trabajo que los equipos de eventos realmente necesitan.
-
¿Quién de mi equipo puede ver los datos de los proveedores?
Tú tienes el control. Configura los permisos para cada miembro del equipo: solo lectura, sin acceso de edición o acceso completo, y protege la información comercial confidencial de las personas que no necesitan verla.
-
¿Cómo se relaciona esto con las sesiones informativas?
Cada informe puede vincularse a un perfil de proveedor, y las secciones específicas de cada proveedor solo son visibles para el socio correspondiente. Cuando cambian los datos del proveedor, el informe se mantiene actualizado, evitando así el reenvío de documentos obsoletos.
-
¿La gestión de proveedores está incluida en el plan gratuito?
No. La gestión de proveedores forma parte de eventplanner.PRO, nuestro nivel profesional diseñado para equipos que gestionan múltiples proveedores y eventos complejos.
-
¿Puedo importar una lista de proveedores que ya utilizo?
Sí. Puedes añadir proveedores manualmente, buscarlos en nuestro directorio o reutilizarlos de eventos anteriores. Para importaciones de mayor volumen, contáctanos a través del chat de la aplicación y te ayudaremos con la configuración.
-
¿Por qué la gestión de proveedores de eventplanner.net es mejor que las hojas de cálculo o un CRM genérico?
Las hojas de cálculo fallan en cuanto cambian los datos, y un CRM no entiende los eventos. Nuestra gestión de proveedores está diseñada específicamente para equipos de eventos: vincula a los socios con presupuestos, informes y hojas de llamadas, de modo que las actualizaciones se reflejan automáticamente en todo el evento. Ninguna herramienta que no haya sido diseñada teniendo en cuenta cómo se desarrollan los eventos en la práctica ofrece esta funcionalidad.
gratis para siempre
Perfecto para profesionales y equipos de planificación de eventos pequeños que gestionan un evento a la vez.
desde por asiento/mes
Ideal para profesionales y equipos grandes que gestionan varios eventos a la vez.
desde por mes
Perfecto para organizaciones que requieren soluciones personalizadas, seguridad avanzada y soporte dedicado.
Software de planificación de eventos que crece contigo
Seleccione un plan que coincida con sus ambiciones, ya sea que esté administrando un solo evento o ejecutando varios proyectos simultáneamente.
