Coordina a cada socio del evento con Proveedores
Reúne a proveedores de catering, técnicos audiovisuales, locales, decoradores y seguridad en un único espacio de trabajo conectado. Gestiona contactos, contratos, comunicaciones, tareas y presupuestos por proveedor, sin tener que lidiar con hilos de correo electrónico ni unidades compartidas.
Con la confianza de 179.000+ organizadores de eventos
Toma el control de cada socio detrás de tu evento
Deja de buscar información de proveedores en bandejas de entrada, hojas de cálculo y unidades compartidas. Centraliza a todos los socios, todas las conversaciones y todos los compromisos en un solo lugar.
Centralizar a todos los socios
- Mantén los datos de contacto de todos los proveedores en un solo lugar.
- Conecta a los proveedores directamente con los eventos en los que participan.
- Contacta con la persona adecuada sin tener que buscar en hilos antiguos.
Optimizar la comunicación
- Agrupa los mensajes, notas y decisiones por proveedor.
- Asigna los resultados de las reuniones al socio adecuado.
- Evita la pérdida de información cuando los miembros del equipo roten.
Define una vez, mira en todas partes
- Define las tareas, las partidas presupuestarias y las filas del plan de acción una sola vez.
- Abre cualquier proveedor y visualiza todo lo relacionado con él en una sola vista.
- Evita la duplicación de datos que se produce con las herramientas desconectadas.
Trabajar mejor en equipo
- Ofrece a tu equipo una única fuente de información fidedigna sobre los socios.
- Deja de duplicar las entradas de proveedores en diferentes herramientas.
- Asegúrate de que todos trabajen con los mismos datos.
Descubre tu kit de herramientas para la planificación de eventos
Descubre cómo Proveedores se integra con el resto de tu software de eventos.
Tablero de inspiración
Captura ideas, selecciona inspiración y explora proveedores para dar forma a la visión, el tema y la personalidad de tu evento.
Listas de verificación
Controla cada detalle de la planificación. Crea y asigna tareas a los miembros de tu equipo y no te pierdas ninguna fecha límite.
Presupuestos
Administra el presupuesto y los gastos de tu evento. Obtén una descripción completa de la asignación de fondos y realiza un seguimiento de tus gastos.
Venta de entradas
Genera entradas para eventos y administra el registro en el lugar. Crea experiencias de registro sencillas para tus asistentes.
Plan de acción
Crea una lista de tareas para los días previos al evento y del evento. Organiza a tu equipo para que todos sepan cuáles son sus responsabilidades.
Informes
Elabora informes estructurados que combinen instrucciones genéricas y específicas del proveedor, todas ellas vinculadas al socio adecuado.
Diagramación
Dibuja el plano de tu evento a escala, coloca mesas, escenarios, barras y paredes, y envía el diseño a tu recinto.
Plano / Asientos
Diseña un plano de la sala, asigna asientos a los invitados o deja que los compradores de entradas elijan su propio asiento al hacer el pedido.
Involucra a los proveedores en tu evento
Elige la ruta más rápida para obtener una lista completa de proveedores: selecciona proveedores de nuestro directorio, agrega a tus socios de confianza o reutiliza lo que funcionó anteriormente.
Añadir desde nuestro directorio
Selecciona proveedores directamente de nuestro directorio de empresas verificadas.
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Importa los detalles con un solo clic.
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Evita la introducción manual de datos en cada nuevo evento.
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Obtén un perfil verificado que se actualiza automáticamente a medida que la empresa realiza cambios.
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Elabora tu lista de proveedores a partir de socios de eventos con experiencia.
Agrega tus propios proveedores
Agrega socios que aún no estén listados en la plataforma.
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Captura todos los campos de contacto que necesites internamente.
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Crea una lista privada de proveedores a la que solo pueda acceder tu equipo.
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Utiliza esos mismos socios en todos los eventos futuros.
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Mantén el control total sobre tu red de socios.
Reutilización de eventos pasados
Trae proveedores de confianza de eventos anteriores.
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Evita introducir los mismos datos una y otra vez.
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Conserva intactos el contexto histórico, las calificaciones y las notas.
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Crea una red personal que realmente controles.
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Agiliza la planificación de cada evento posterior.
Perfiles de proveedores
Registra cada detalle sobre cada socio en un perfil estructurado que los acompañe en todos los eventos.
Guardar datos de contacto
Saber a quién llamar cuando algo sale mal es la mitad del trabajo. Ten siempre a mano el contacto adecuado.
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Guarda los números de teléfono, correos electrónicos y personas de contacto clave.
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Añade varios contactos por proveedor cuando sea necesario.
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Anota quién se encarga de qué: ventas, operaciones, responsable en el sitio.
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Una sola actualización basta para que todo el equipo vea el cambio.
Seguimiento del historial de comunicación
Los acuerdos perdidos terminan en correos electrónicos perdidos. Agrupa todas las conversaciones de cada proveedor en un solo lugar.
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Centraliza los hilos de mensajes, las notas y los contratos.
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Deja de buscar en las bandejas de entrada el último acuerdo.
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Mira de un vistazo qué se prometió y cuándo.
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Integra a los nuevos miembros del equipo sin volver a explicar el contexto.
Adjuntar documentos y archivos
Los presupuestos, contratos y confirmaciones suelen desaparecer cuando más los necesitas. En su lugar, adjúntalos al proveedor.
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Adjunta cotizaciones, contratos y certificados de seguro por cada socio.
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Encuentra documentos sin tener que rebuscar entre carpetas.
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Comparte archivos de forma segura con el resto del equipo.
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Mantén un registro de auditoría de cada compromiso por proveedor.
Integrado con tu planificación de eventos
Define tus tareas, partidas presupuestarias y filas del plan de acción una sola vez en tu evento; luego, abre cualquier proveedor y visualiza todos los detalles asociados. Sin trabajo duplicado ni copiar y pegar entre herramientas.
Vinculado a tu presupuesto
Las partidas de costes definidas en tu presupuesto aparecen automáticamente en el perfil del proveedor, y también puedes etiquetar los costes en la página del proveedor. El gasto total por socio se mantiene actualizado sin necesidad de conciliación.
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Vincula los costos de los proveedores a las categorías presupuestarias desde cualquiera de los dos lados.
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Consulta el gasto total por proveedor sin exportar las hojas de cálculo.
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Compara los costos estimados y reales uno al lado del otro.
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Detecta las desviaciones presupuestarias antes de que se conviertan en un problema.
Vinculado a tu plan de acción
Asigna una fila del plan de acción a un proveedor en tu cronograma y aparecerá en el perfil del proveedor. Abre un proveedor y verás exactamente cuándo le toca. La vista funciona en ambas direcciones, por lo que el cronograma y la lista de proveedores se mantienen sincronizados.
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Asigna proveedores a elementos específicos del plan de acción desde cualquiera de los dos lados.
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Mira exactamente quién está haciendo qué en cada momento del día.
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Actualiza una sola vez y el plan de acción, la vista del proveedor y el brief se mantendrán sincronizados.
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Evita el momento de "¿quién se encarga de eso?" el día del evento.
Vinculado a tus tareas
Las tareas definidas en la gestión de proyectos se pueden asignar a un proveedor, y por proveedor, se visualizan todas las tareas pendientes del proyecto. Se acabaron los cambios constantes de herramientas para consultar el estado y los plazos de entrega incumplidos que quedan ocultos entre sistemas.
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Crea las tareas una sola vez en la gestión del proyecto y etiqueta al proveedor.
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Consulta todas las tareas abiertas de cada socio en su perfil.
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Realiza un seguimiento de los plazos de entrega y del progreso sin salir de la vista del proveedor.
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Consigue una responsabilidad visible desde ambos lados.
Onboarding y plantillas
Pon rápidamente al día a tus nuevos socios con flujos de trabajo estructurados que se adaptan a todos los eventos que organices.
Usa listas de verificación de onboarding
Los nuevos proveedores necesitan contratos, briefings y acceso; si falta alguno, te cuesta dinero. Estandariza el onboarding de una vez.
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Asegúrate de que cada nuevo socio reciba los contratos e informes adecuados.
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Estandariza el onboarding en todos los eventos que organices.
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Reduce las idas y venidas para que tus socios estén listos para entregar.
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Detecta la información que falta antes de que cause un retraso.
Crea plantillas reutilizables
La mayoría de las categorías de proveedores tienen requisitos recurrentes. Captúralos una vez y aplícalos en todas partes.
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Crea plantillas para catering, audiovisuales, seguridad y más.
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Aplica requisitos estándar a cada proveedor de ese tipo.
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Ahorra tiempo en cada nuevo evento que organices.
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Mantén una calidad constante en todos los eventos recurrentes.
Conectar informes automáticamente
Los informes se mantienen precisos cuando se vinculan con los datos reales de los proveedores. Vincula ambos y evita copiar y pegar.
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Genera informes específicos para cada proveedor, vinculados al perfil del socio.
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Actualiza los datos del proveedor y observa cómo el informe se mantiene al día.
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Envía el informe adecuado al socio adecuado con un solo clic.
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Deja de enviar documentos obsoletos a manos equivocadas.
Controles de equipo y colaboración
Dale a tu equipo y a tus socios acceso controlado a la información correcta, con permisos y roles claros.
Comparte los datos de los proveedores con el equipo
Los registros de proveedores duplicados y las comunicaciones contradictorias provienen de listas aisladas. Dale a tu equipo un espacio de trabajo compartido.
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Da a cada miembro del equipo acceso a la lista completa de proveedores.
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Evita entradas duplicadas y conflictos de versiones.
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Mantén la comunicación del equipo alineada con los mismos datos.
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Integra a los nuevos miembros del equipo más rápidamente en cada evento.
Establece niveles de permisos
No todos necesitan ver los términos comerciales. Otorga el nivel de acceso adecuado a cada rol.
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Decide quién puede editar, comentar o simplemente ver los datos de los proveedores.
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Protege la información financiera y contractual confidencial.
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Mantén la responsabilidad con roles claramente definidos.
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Ajusta el acceso a medida que el proyecto avanza por sus fases.
Coordina entre múltiples eventos
Organizar varios eventos en paralelo multiplica las probabilidades de reservas duplicadas. Mantén una visión clara de todo.
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Mira qué proveedores participan en qué eventos.
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Detecta los conflictos de horario antes de que ocurran.
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Reutiliza socios de confianza con todo su contexto histórico.
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Gestiona las relaciones a nivel de agencia, no por proyecto.
Gestión de proveedores integrada en tu software de eventos
Deja de usar varias herramientas para controlar quién hace qué. Integra a todos tus socios en un espacio de trabajo conectado donde contexto, contactos y compromisos conviven, y mantente sincronizado con el resto de tu evento.
Un único espacio de trabajo, diseñado para la claridad
Todos los proveedores, todas las conversaciones, todos los documentos en un solo lugar. Se acabó tener que cambiar entre cinco herramientas para encontrar lo que necesitas.
Un perfil, diseñado para el contexto
Un registro completo por socio, que incluye historial, acuerdos y decisiones, listo para usar en el momento en que lo necesites.
Una red, diseñada para la reutilización
Crea una red privada de socios de confianza que te acompañe de evento en evento, de proyecto en proyecto.
Una sola fuente, diseñada para la verdad
Mantén a tu equipo, tu plan de acción, tu presupuesto y tus informes funcionando automáticamente con los mismos datos del proveedor.
Preguntas frecuentes
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¿Cómo empiezo a utilizar la gestión de proveedores?
Regístrate, crea un evento, actualiza a .PRO y encontrarás la herramienta Proveedores en tu espacio de trabajo del evento. Desde allí, puedes seleccionar proveedores de nuestro directorio, añadir tus propios socios privados o reutilizar proveedores de eventos anteriores.
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¿Puedo añadir proveedores que no estén en eventplanner.net?
Sí. Puedes añadir manualmente a cualquier colaborador, incluyendo sus datos de contacto y cualquier nota que necesites. Solo tu equipo podrá ver esta información y podrás reutilizarla en todos los eventos futuros que organices.
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¿Cómo se integra la gestión de proveedores con las demás herramientas?
Los proveedores se conectan directamente a tus presupuestos, planes de acción, listas de verificación e informes. Al vincular un proveedor a una partida presupuestaria, una fila del plan de acción o un informe, esos datos se mantienen sincronizados en todas las herramientas.
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¿Puedo utilizar los mismos proveedores en varios eventos?
Sí. Una vez que un proveedor está en tu cuenta, puedes vincularlo a cualquier evento futuro con un solo clic. Sus datos de contacto, historial y cualquier documento que hayas guardado permanecen disponibles, así que no tienes que empezar de cero cada vez.
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¿Cuál es la diferencia entre la gestión de proveedores y un CRM?
Podríamos llamarlo un CRM para eventos. La idea principal es la misma: un único perfil por socio, con todas las interacciones, documentos y compromisos asociados. La diferencia radica en lo que se monitoriza: no un embudo de ventas de clientes, sino cada proveedor vinculado a eventos específicos, presupuestos, filas del plan de acción e informes, con los flujos de trabajo que los equipos de eventos realmente necesitan.
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¿Quién de mi equipo puede ver los datos de los proveedores?
Tú tienes el control. Configura los permisos para cada miembro del equipo: solo lectura, sin acceso de edición o acceso completo, y protege la información comercial confidencial de las personas que no necesitan verla.
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¿Cómo se relaciona esto con los informes?
Cada informe puede vincularse a un perfil de proveedor, y las secciones específicas de cada proveedor solo son visibles para el socio correspondiente. Cuando cambian los datos del proveedor, el informe se mantiene actualizado, evitando así el reenvío de documentos obsoletos.
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¿La gestión de proveedores está incluida en el plan gratuito?
No. La gestión de proveedores forma parte de eventplanner.PRO, nuestro nivel profesional diseñado para equipos que gestionan múltiples proveedores y eventos complejos.
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¿Puedo importar una lista de proveedores que ya utilizo?
Sí. Puedes añadir proveedores manualmente, buscarlos en nuestro directorio o reutilizarlos de eventos anteriores. Para importaciones de mayor volumen, contáctanos a través del chat de la aplicación y te ayudaremos con la configuración.
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¿Por qué la gestión de proveedores de eventplanner.net es mejor que las hojas de cálculo o un CRM genérico?
Las hojas de cálculo fallan en cuanto cambian los datos, y un CRM no entiende los eventos. Nuestra gestión de proveedores está diseñada específicamente para equipos de eventos: vincula a los socios con presupuestos, informes y planes de acción, de modo que las actualizaciones se reflejan automáticamente en todo el evento. Ninguna herramienta que no haya sido diseñada teniendo en cuenta cómo se desarrollan los eventos en la práctica ofrece esta funcionalidad.
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¿Puedo mantener una lista privada de proveedores preferidos o aprobados?
Sí. La lista de proveedores de tu cuenta es privada; solo tu equipo puede verla. Puedes seleccionar proveedores del directorio público de eventplanner.net, añadir los tuyos (incluidos los que no aparecen en la lista pública) y reutilizarlos en todos tus eventos futuros. Muchas agencias y equipos corporativos la utilizan como su lista interna de proveedores preferidos, con notas sobre su desempeño anterior, tarifas acordadas y detalles contractuales que no son visibles fuera del equipo.
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¿Cómo puedo incorporar a un nuevo proveedor de forma eficiente?
eventplanner.net admite listas de verificación de incorporación a nivel de proveedor: un conjunto estándar de pasos (contrato firmado, certificado de seguro recibido, informe confirmado, punto de contacto único confirmado) que se aplica a cada nuevo socio. Esto significa que el mismo rigor de incorporación se repite en cada evento, y los elementos faltantes (un contrato sin firmar, un certificado desactualizado) se detectan antes de que representen un riesgo para la entrega. Muchos equipos crean plantillas de incorporación por categoría de proveedor (catering, audiovisuales, seguridad, decoración) para que los requisitos estándar correctos se apliquen automáticamente.
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¿Puedo realizar un seguimiento del rendimiento de los proveedores en diferentes eventos?
Sí, de forma privada, junto con las reseñas públicas del directorio. Cada perfil de proveedor en tu cuenta guarda las notas, calificaciones e historial de tu equipo en todos los eventos en los que has trabajado con ellos. Esto te proporciona un registro interno que no depende de las reseñas públicas y te ayuda a tomar decisiones como qué proveedor de catering contratar para el próximo evento importante. El libro EVENTPLANNER de Kevin Van der Straeten aborda la evaluación de proveedores como parte del proceso de revisión posterior al evento, que es donde este tipo de toma de notas estructurada resulta más beneficiosa.
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¿En qué se diferencia esto de un CRM como HubSpot o Salesforce?
Un CRM se basa en un embudo de ventas: clientes potenciales, oportunidades y acuerdos. La gestión de proveedores se basa en la relación operativa con los socios de organización de eventos: contratos, informes, planes de acción y partidas presupuestarias. Ambos se superponen conceptualmente (ambos centralizan los contactos y el historial), pero los flujos de trabajo son diferentes. Un CRM no entiende que un proveedor te debe un tiempo de carga y una confirmación de entrega; la gestión de proveedores se basa precisamente en esos compromisos específicos del evento. Podríamos llamar a la gestión de proveedores de eventplanner.net un "CRM para eventos", con la salvedad de que lo que se rastrea es operativo, no comercial.
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