How to plan an event

¿Cómo organizar un evento?

Todo el mundo, a veces, organiza un evento, fiesta o evento corporativo: una formación de equipos de aventuras , una inspiradora conferencia , la fiesta anual del personal, una boda romperdora o simplemente una fiesta de cumpleaños. eventplanner.es te ayudará a hacer tu evento, de negocios o privado, inolvidable.

Organiza tu evento tú mismo

Si tienes un presupuesto limitado o si te gusta organizar eventos, organizar tu evento tú mismo es definitivamente una opción. Descubre las ventajas y desventajas de organizar tú mismo el evento de tu empresa frente a la subcontratación de una agencia de eventos .

Con una agencia de eventos

Si eliges una agencia de eventos , debes atenerse a estas reglas para promocionar agencias de eventos .

Encuentra el lugar perfecto para tu evento

El lugar del evento determina en gran medida la apariencia y la atmósfera de tu evento. Por lo tanto, puedes decir con seguridad que la ubicación del evento puede hacer o deshacer un evento. Pero alquilar una carpa también puede ser una opción. No olvides tener en cuenta aspectos prácticos. Utiliza estas útiles listas de control:

Catering para eventos

No eliges un proveedor de eventos al azar. También en un evento, el amor de los invitados pasa por el estómago. El catering es, por tanto, muy importante y debe coincidir con el objetivo de tu evento y el grupo objetivo. También tenemos consejos para seleccionar el proveedor adecuado:

Música: ¿diskjockey o banda?

¿Te gustaría algo de música durante los descansos de la conferencia? ¿Proporcionas una pista de baile en el evento de tu personal? ¿O buscas música de fondo elegante para tu recepción? En eventplanner.es encontrarás las mejores bandas musicales , orquestas y diskjockeys para tu evento corporativo.

El entretenimiento es mucho más que reservar las animaciones , ... También hay que tener en cuenta algunos aspectos prácticos. ¿Qué permisos necesitas? ¿Qué haces cuando un artista cancela en el último minuto?

Decoración de eventos

La decoración del evento determina en gran medida la apariencia del evento y la experiencia de tus invitados. Se trata de la experiencia de la atmósfera total. Un lugar agradable y hermoso es sin duda suficiente, pero también puedes optar por una decoración completa a tu propio estilo, o colocar algunos atractivos especiales para crear el ambiente adecuado.

Lista de invitados e invitaciones

Los calendarios se desbordan. La invitación a tu evento o fiesta no solo debe llegar a tiempo, sino que también debe alentar al destinatario a que ponga parte de su tiempo a disposición de tu evento. La primera impresión, solo un vistazo, puede marcar la diferencia entre la respuesta y la basura. Así que presta mucha atención a desarrollar una invitación estimulante. Después de todo, invitar es el arte de la seducción. Envía un anuncio previo o un 'reserva la fecha' 10 semanas antes de tu evento.

La elaboración de una lista de invitados es una tarea que requiere mucho tiempo. Sin embargo, no puedes permitirte el lujo de cometer errores. Olvidar a alguien es imperdonable. Pide ayuda a los demás cuando prepares la lista de invitados.

¡No olvides mencionar el código de vestimenta! En muchos casos, la elección de ropa de tus invitados es gratuita. ¿La ropa específica contribuye a la atmósfera del evento o es necesaria dadas las condiciones (climáticas)? Entonces puedes apreciar cierto tipo de ropa ( código de vestimenta). Descubre todos los códigos de vestimenta aquí .

Otro

Plan de acción

En el plan de acción o el guión, resuelve las tareas y responsabilidades de tu equipo. Durante todo el proceso, refina el guión. La organización de un evento es un desafío complejo en el que participan muchas partes. Como organizador, debes tener las habilidades de gestión de proyectos necesarias para garantizar que todo funcione sin problemas.

Presupuesto

La elaboración de un presupuesto para eventos es un proceso continuo. Es mejor empezar con una estimación global. Hazlo antes de solicitar presupuestos. De esta manera, puedes ver inmediatamente si estás trabajando de manera realista. Ajusta sistemáticamente el presupuesto provisional cuando recibas ofertas o cuando puedas hacer una estimación más específica.

Tecnología de eventos

El papel de la técnica es cada vez más importante, pero puede diferir mucho de un evento a otro. A veces, las hazañas técnicas se llevan todo el protagonismo. En otros eventos, los conceptos audiovisuales se utilizan para apoyar presentaciones o actuaciones. En cualquier caso, elige un proveedor de confianza para el alquiler de material audiovisual .

Foto y vídeo

No olvides contratar a un fotógrafo y / o camarógrafo . Puedes enviarlos para capturar preciosas imágenes de momentos importantes, actos y el público.

Permisos y seguros

Los permisos y el seguro de eventos son especialmente importantes para ti como organizador. Si estás bien con todo, puedes ahorrarte muchos dolores de cabeza y ahorrarte una resaca financiera.

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Encontrar proveedores de eventos y lugares para eventos

¿A qué debes prestar atención al planificar un evento?

Es tentador empezar con la elaboración del evento de tu empresa de inmediato, pero es más prudente hacer los deberes a fondo primero. Una vez que tu evento haya empezado, no tendrás una segunda oportunidad. Debe ser un éxito instantáneo. La ley de Murphy está constantemente al acecho: si algo puede salir mal, saldrá mal. Solo puedes evitarlo si preparas tu evento hasta el último detalle. Si no lo haces, corres el riesgo de que el evento sobrepase tu objetivo o te cueste más tiempo y dinero del necesario. Comienzas con el análisis de los objetivos y determinas el grupo objetivo al que quieres llegar.

 

¡Para la organización práctica de tus eventos corporativos, las listas de verificación y el manual en esta página lo ayudarán en tu camino!

 

 

¿Mas consejos?

Lee nuestro libro EVENTOS con cientos de consejos, listas de verificación, ... para que tu evento se desarrolle sin problemas. Suscríbete a nuestra newsletter y recibe las últimas tendencias, inspiración, tips, ... directa y completamente gratis en tu buzón cada semana. ¡O echa un vistazo a nuestros videos eventplanner.tv para repasar tus conocimientos sobre la gestión de eventos!

 

 

Encuentra lugares para eventos y proveedores de eventos

Puedes encontrar rápidamente ubicaciones de eventos y proveedores de eventos a través de nuestro motor de búsqueda . Gracias a nuestras reseñas , también sabrás inmediatamente qué lugar o proveedor se adapta mejor a tu evento. ¿Tu evento ha terminado? No olvides escribir una reseña tú mismo .

 

¡Buena suerte con tu evento!

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