Gestione las actividades del día del evento con hojas de llamadas
Divide la ejecución del evento en cronogramas minuto a minuto para una coordinación impecable. Alinea a tu equipo con planes detallados para la preparación y el cierre del evento.
Con la confianza de los organizadores de eventos 179.000+
Convierta las tareas del equipo en acciones claras para el día del evento
Olvídate del estrés por la falta de comunicación o por perderse las señales durante el evento. Organiza bloques de tiempo, asigna roles al personal y organiza el espectáculo de forma coordinada.
Mantenga su evento según lo programado
- Evite retrasos con una sincronización precisa de tareas.
- Reduce el estrés con un cronograma bien organizado.
- Gana confianza sabiendo que todos están alineados.
Simplifique la gestión de tareas de eventos
- Divida los flujos de trabajo complejos en secciones manejables.
- Concéntrese en lo que importa para cada etapa de su evento.
- Navegue por los horarios con una organización intuitiva.
Guíe a su equipo con una dirección clara
- Acceda a la lista de tareas personalizada a través de la aplicación para actuar rápidamente.
- Asegúrese de estar preparado para trabajar sin conexión con horarios imprimibles.
- Elimina la confusión con una comunicación precisa.
Obtenga control sobre el acceso y la visibilidad
- Comparta horarios específicos con los miembros adecuados del equipo.
- Proteja los detalles confidenciales con configuraciones de permisos.
- Realice un seguimiento de la rendición de cuentas con asignaciones específicas para cada función.
Descubra su kit de herramientas para la planificación de eventos
Descubra cómo las hojas de convocatoria de eventos se integran con otras funciones de planificación dentro de nuestro software de eventos.
Tablero de inspiración
Capture ideas, seleccione inspiración y explore proveedores para dar forma a la visión, el tema y la personalidad de su evento.
Listas de verificación
Lleva un registro de cada detalle de la planificación. Crea y asigna tareas a los miembros de tu equipo y no te pierdas ninguna fecha límite.
Presupuestos
Administra el presupuesto y los gastos de tu evento. Obtén una descripción completa de la asignación de fondos y realiza un seguimiento de tus gastos.
Venta de entradas
Genere entradas para eventos y administre el registro en el lugar. Cree experiencias de registro sencillas para sus asistentes.
Configuración de la cronología del evento
Configure horarios detallados y asignaciones de tareas para organizar el flujo del día de su evento.
Especificar el tiempo de la tarea
Defina ventanas de tiempo exactas y plazos para cada actividad para mantener el control del cronograma.
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Agregue fechas y horas de inicio para una programación precisa.
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Establezca límites de duración para evitar la superposición de tareas.
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Configure plazos para administrar la cronología del evento.
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Reconfigurar las secuencias de tareas para un mejor flujo.
Definir detalles de la tarea
Incluya información sobre las tareas principales y especificaciones para una comunicación clara del equipo.
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Introduzca descripciones de tareas para resaltar los requisitos.
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Especifique ubicaciones para una navegación eficiente por el lugar.
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Asignar miembros del equipo para una propiedad clara.
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Establecer indicadores de estado para el seguimiento del progreso.
Coordinación del escenario del evento
Divida los cronogramas de eventos en etapas manejables para simplificar la ejecución y el cronograma de tareas.
Secciones de tareas de estructura
Organice el cronograma de actividades de su equipo en secciones específicas de cada tarea para cubrir cada etapa del evento.
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Crear y etiquetar secciones para segmentar las etapas del evento.
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Organizar las secciones en orden cronológico.
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Filtra las tareas por miembro del equipo para realizar un seguimiento del progreso.
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Cambie o elimine secciones cuando cambien los planes.
Gestionar la organización de tareas
Organice las tareas dentro de secciones específicas para mantener un cronograma de eventos estructurado.
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Agrupe las tareas en las secciones correctas para mayor claridad.
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Reordenar las tareas para que coincidan con las prioridades y el cronograma.
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Ver un resumen de las tareas en cada sección.
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Marcar las tareas como completadas para actualizar el progreso.
Gestión de tareas del día del evento
Descargue nuestra aplicación para coordinar en tiempo real y/o preparar documentos listos para usar sin conexión
Gestionar tareas in situ mediante la aplicación
Accede a tus tareas antes, durante y después del evento directamente en la aplicación.
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Reciba actualizaciones instantáneas y adáptese a los cambios.
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Realice un seguimiento del progreso de las tareas con seguimientos en vivo.
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Acceda a tareas personalizadas para una coordinación precisa
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Ver las tareas en secciones para una ejecución organizada.
Generar documentos físicos
Cree versiones imprimibles de los cronogramas de eventos para uso sin conexión y como referencia del equipo.
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Imprima los horarios para compartir con todos los involucrados.
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Genere listas de tareas por rol para una distribución rápida.
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Incluya detalles del estado para la preparación de la reunión.
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Produzca copias como respaldos para mayor confiabilidad.
Roles y responsabilidades del equipo
Configure permisos basados en roles y visibilidad de tareas para permitir la coordinación y la responsabilidad del equipo.
Manejar la asignación de tareas
Defina la propiedad de las tareas y asigne responsabilidades granulares en todo su cronograma de eventos.
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Designar propietarios de tareas principales para la máxima autoridad.
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Agregue miembros del equipo de apoyo para equilibrar las cargas de trabajo.
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Crear contactos de proveedores para la delegación de tareas externas.
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Supervisar la distribución de tareas para identificar cuellos de botella.
Supervisar los derechos de acceso
Configure los permisos de visualización y el uso compartido de información para mantener la seguridad de los datos de eventos.
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Establecer la visibilidad de la tarea para una distribución específica.
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Asignar niveles de acceso basados en roles para un control estandarizado
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Seguimiento del flujo de información confidencial para la protección de datos
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Supervisar los permisos del equipo para garantizar el cumplimiento del acceso
Hojas de convocatoria de eventos, una herramienta para la coordinación y ejecución
Establezca las bases para sus días de evento con horarios que se adapten a su equipo y proveedores. Convierta su lista de tareas en acciones minuto a minuto para una ejecución oportuna.
Visualizar acciones, ejecución directa
Realice un seguimiento de todo el cronograma de eventos, las asignaciones de equipo y las actualizaciones de progreso desde un único centro de comando.
Unir equipos y proveedores, mantener la alineación
Reúne a tu personal y proveedores en un solo sistema. Todos conocen su rol durante todo el evento.
Coordinar cronogramas, impulsar la acción
Dirige tu evento con precisión. Cada responsable de tarea recibe instrucciones claras justo cuando las necesita.
Actualizar planes, preservar el flujo
Ajuste sus planes al instante según cambien las circunstancias. Mantenga su evento en marcha con actualizaciones de programación en tiempo real.
Preguntas frecuentes
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¿Puedo utilizar hojas de convocatoria para eventos de varios días?
Por supuesto. Puedes crear secciones independientes para cada día del evento o mantener un cronograma continuo. El sistema te ayuda a organizar las tareas a lo largo de varios días, manteniéndolas conectadas dentro del mismo programa del evento.
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¿Existe una versión móvil para actualizaciones sobre la marcha?
Sí. Los miembros del equipo pueden acceder a sus hojas de llamadas a través de dispositivos móviles. Esto facilita la visualización de las tareas y la actualización del estado de las mismas mientras se desplazan por el recinto. Puede descargar nuestra aplicación desde la App Store de Apple o la Play Store de Google.
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¿Cómo comparto tareas específicas con miembros del equipo?
Controla lo que ve cada persona. Permite a los miembros del equipo acceder a todas las tareas o solo a sus propias asignaciones. Filtra e imprime listas de tareas para personas específicas.
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¿Puedo agregar proveedores externos a mis hojas de convocatoria de eventos?
Sí. Puede agregar proveedores como contactos externos y asignarles tareas específicas. Tendrán acceso únicamente a las secciones correspondientes de la hoja de llamada. Esto ayudará a mantener la seguridad y les proporcionará la información necesaria para su función en el evento.
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¿Puedo utilizar la hoja de convocatoria del evento sin conexión?
Sí. Imprima su hoja de llamadas completa o versiones filtradas que muestren secciones específicas o tareas de cada miembro del equipo. Tenga siempre una copia de seguridad a mano.
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¿Qué pasa si necesito hacer cambios de último momento?
Puede actualizar la hoja de llamadas en tiempo real y todos los miembros del equipo verán los cambios al instante en sus dispositivos. Si utiliza versiones impresas, puede generar y distribuir copias actualizadas rápidamente.
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¿Cómo puedo realizar un seguimiento de la finalización de una tarea?
Marque las tareas como completadas con la casilla junto a cada elemento. Realice un seguimiento de la finalización en todas las secciones y miembros del equipo para supervisar el progreso.
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¿Puedo reutilizar las hojas de convocatoria de eventos anteriores?
Sí. Puede guardar las hojas de llamadas como plantillas para usarlas más adelante. Esto es especialmente útil para eventos recurrentes o similares, ya que le permite mantener la coherencia y ahorrar tiempo de configuración.
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Perfecto para profesionales y equipos de planificación de eventos pequeños que gestionan un evento a la vez.
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