¿Cómo se crea un plan de acción o una hoja de ruta para tu evento?

Un plan de acción enumera todas las acciones que deben realizarse antes, durante y después de tu evento. Es una visión general útil sobre quién, qué, cuándo y dónde se tiene que hacer cada cosa. Con el software de eventos de eventplanner.net ya no tienes que hacer tu guión en Excel, sino que puedes hacerlo en línea muy rápido y compartirlo con todo tu equipo. Tú decides quién puede ver o modificar el plan de acción.

Para usar el plan de acción en línea deberás crear primero un evento. Una vez que hagas esto, ya estarás listo para empezar.

1. Crear un evento

La creación de un nuevo evento se puede hacer directamente desde la página de tableros de humor, a la que también se puede acceder a través del enlace 'software de eventos' en el encabezado de nuestro sitio web (si has iniciado sesión), o a través del enlace 'agregar a nuevo evento' cada vez que te guste una página de negocios o guardes una publicación.

2. Crea una hoja de llamadas

Puedes crear un plan de acción para cada evento que organices. Esto se puede hacer directamente desde la página del guión, a la que también se puede acceder a través del enlace 'software de eventos' en el encabezado de nuestro sitio web (si has iniciado sesión).

3. Agrega acciones a tu plan de acción

Haz clic en 'agregar línea' para añadir una nueva acción a tu plan. Aparecerá una ventana emergente en la que puedes ingresar estos datos:

  • Fecha / hora de inicio : ¿cuándo debe empezar la tarea? Ingresa la fecha y la hora.
  • Fecha / hora de finalización : ¿la acción tiene que estar lista antes de una hora determinada? Entonces ingresa la fecha y hora de finalización aquí. Si no hay una hora de finalización específica para la tarea, puedes dejar esto en blanco.
  • Qué : describe brevemente 'qué' debe hacerse
  • Quién : Empieza a escribir aquí el nombre de la persona que debe realizar la acción. Selecciona la persona en el menú desplegable. Si la persona aún no se ha agregado al evento como persona de contacto, selecciona 'agregar contacto'. ¡CONSEJO! Puedes asociar varios contactos con una acción.
  • Dónde : aquí puedes ingresar la ubicación. Útil para un evento con múltiples zonas, por ejemplo.
  • Comentarios : aquí puedes introducir comentarios adicionales.
  • Añadir a la sección : si hay varias secciones en tu libro de jugadas (consulta a continuación para obtener más información), puedes seleccionar una o más secciones en las que mostrar la acción.

Haz clic en 'agregar línea' en la parte inferior para guardar la acción. La verás aparecer inmediatamente en tu plan de acción.

4. Cambiar / eliminar acciones

Puedes cambiar una línea haciendo clic en ella. A continuación, puedes editar y guardar todos los campos o eliminar la línea con el botón 'eliminar'.

5. Secciones

A veces es útil dividir tu guión en secciones. Por ejemplo, una sección para 'construir', 'día del evento' y otra para 'desglosar'. También puede ser útil configurar una sección por día para eventos que se prolongan durante varios días.

De forma predeterminada, todas las acciones se incluyen en la sección 'predeterminado', pero puedes agregar segmentos adicionales a través del botón 'agregar sección'. Puedes cambiar el nombre de las secciones haciendo clic en el icono de lápiz.

6. Impresión

Durante tu evento, siempre puedes consultar tu guión a través de la aplicación eventplanner.net, pero a veces es un poco más fácil si puedes imprimir tu guión. Para que puedas ponerte al día rápidamente en el fragor de la batalla y tener una copia de seguridad en caso de que tu conexión a internet se caiga. El botón "imprimir" de la parte superior del guión te llevará a una mejor versión.

7. Filtrar plan de acción

Cuando tienes una larga lista de tareas, es útil ver solo tus propias tareas o las de un colega. ¡Eso es posible! Haz clic en 'filtrar por contacto' en la parte superior y selecciona la persona o personas cuyas tareas deseas ver en el tablero.

 
 
 

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Un plan de acción garantiza que todos los involucrados en la organización de tu evento sepan exactamente qué hacer, dónde y cuándo. Un guión o un plan de acción profesional son indispensables si quieres preparar un evento perfectamente organizado que transcurra sin problemas.

El plan de acción se asemeja mucho a la hoja de rodaje que se utiliza en la industria cinematográfica. Este guión contiene toda la información práctica, como los tiempos de rodaje, lo que se filmará, las direcciones de las localizaciones, los datos de contacto de los miembros del equipo, etc. Pero también puedes utilizar esta hoja de rodaje para otros proyectos, por ejemplo, para eventos.

Un plan de acción para tu evento = estructura

Crea un escenario para un evento para mantener una visión general antes, después y durante el evento. Proporcionas estructura con esto. Consejo: divide tu guión en diferentes partes o secciones. Esto puede ser, por ejemplo: preparación, montaje, día de tu evento, día después de tu evento.

En el plan de acción de un evento se incluyen muchos aspectos prácticos y técnicos: fecha y hora de inicio y finalización, qué se debe hacer, quién debe realizar la acción y dónde (la ubicación o el lugar donde se realiza tu evento).

Adiós Excel, bienvenido plan de acción para eventos en línea

La creación de un plan de acción para un evento a menudo se hace en Excel. Pero ya no tienes que trabajar en hojas de cálculo. Un guión para organizar un evento puede hacerse perfectamente en línea o a través de una app. ¡Bienvenido al siglo XXI! Se acabaron los líos con las versiones, no más errores de comunicación al hacer un reenvío a todos esos buzones de correo diferentes: todos tienen la versión correcta y más reciente del plan de acción para tu evento en todo momento, exactamente la versión que necesitas como empleado o proveedor de eventos.

La comunicación es clave

¿Tienes todos tus puntos de acción en orden? Asegúrate de que todos los involucrados conozcan el plan de acción para la organización de tu evento, tus empleados y tus proveedores. Puedes permitir que tus compañeros lo sigan (derechos de lectura), pero también puedes otorgarles derechos para participar en el guión (derechos de edición). Tú decides quién obtiene qué derechos. Esto hace posible una verdadera colaboración en línea. De esta manera, todos saben qué, dónde y cuándo hay que hacer algo, y tu evento se desarrollará sin problemas. Un consejo: proporciona a los miembros más importantes de tu equipo una versión en papel para anotar algo rápido o como copia de seguridad cuando el internet no funcione.

No te lo puedes perder: Plan de acción de eventplanner.net

Con las planes de acción de eventplanner.net, puedes administrar fácilmente todos los puntos de acción de tu evento en orden cronológico con solo unos pocos clics. Con los planes de acción de eventplanner.net, asigna una persona responsable a las tareas y compártelo con todo el equipo. La herramienta es ideal para eventos pequeños, grandes y en línea: desde ferias comerciales, festivales de música, conferencias hasta fiestas privadas más grandes, como bodas , baby showers y celebraciones de jubilación.

Plan de acción en un paquete de software de eventos integrado

Como organizador de eventos, tienes cientos de cosas en mente. Es útil cuando has integrado tus herramientas al máximo y puedes compartirlas con tu equipo para que todos estéis alineados. Esto es posible con un software profesional de planificación de eventos. En la solución de software integrada de eventplanner.net encontrarás tus guiones de eventos donde puedes administrar fácilmente todos los puntos de acción, pero también una herramienta de gestión de proyectos de eventos, tableros de inspiración para eventos y listas de verificación para eventos. Además, como profesional de eventos, utilizas estas herramientas de forma totalmente gratuita. No hay tiempo que perder. ¡A trabajar!