Envíe informes personalizados sobre eventos a todos los interesados con Briefings.
Crea fácilmente informes de eventos altamente personalizados para cada participante. Compártelos con las personas adecuadas, mantén todas las versiones actualizadas y conéctalo todo con el resto de tu planificación.
Con la confianza de los organizadores de eventos 179.000+
Envíe a cada parte interesada exactamente el informe que necesita.
Un único informe para todos suele resultar irrelevante para la mayoría, y redactar un documento aparte para cada socio requiere horas de las que no dispones. Crea informes personalizados para cada parte interesada, sin necesidad de reescribirlos manualmente.
Personalizar por parte de cada interesado
- Envíe a cada parte interesada únicamente las secciones que le correspondan.
- Segmentación por socio, categoría o miembro del equipo.
- Elimina el ruido que oculta los detalles importantes.
Mantén a todos sincronizados
- Actualizar una sola vez y notificar a todos los afectados.
- Evita que versiones obsoletas queden en las bandejas de entrada.
- Consulta de un vistazo quién ha visto el último informe.
Conéctate con tu planificación
- Obtén automáticamente los datos del lugar, el horario y los proveedores.
- Vincule los informes directamente con los proveedores y las hojas de producción.
- Mantén un contenido breve y coherente con el resto del evento.
Ahorra horas, sin esfuerzo.
- Reutilizar plantillas en diferentes tipos de eventos recurrentes.
- Evita el ciclo de copiar y pegar entre diferentes herramientas.
- Dedica más tiempo al evento en sí y menos a los documentos.
Descubra su kit de herramientas para la planificación de eventos
Descubre cómo Briefings se integra con el resto de tu software para eventos.
Tablero de inspiración
Capture ideas, seleccione inspiración y explore proveedores para dar forma a la visión, el tema y la personalidad de su evento.
Listas de verificación
Controla cada detalle de la planificación. Crea y asigna tareas a los miembros de tu equipo y no te pierdas ninguna fecha límite.
Presupuestos
Administra el presupuesto y los gastos de tu evento. Obtén una descripción completa de la asignación de fondos y realiza un seguimiento de tus gastos.
Venta de entradas
Genere entradas para eventos y administre el registro en el lugar. Cree experiencias de registro sencillas para sus asistentes.
Plan de acción
Crea una lista de tareas para los días previos al evento y del evento. Organiza a tu equipo para que todos sepan cuáles son sus responsabilidades.
Proveedores
Gestiona a todos los socios del evento desde un único espacio de trabajo. Conéctalos a los presupuestos, las hojas de llamadas y las sesiones informativas que necesitan.
Opciones de configuración de la sesión informativa
Elige la ruta más rápida para completar el informe: empieza desde cero, aprovecha lo que funcionó antes o utiliza un punto de partida estructurado.
Comience con un brief en blanco.
Crea un informe personalizado desde cero.
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Agrega las secciones en el orden que mejor se adapte a tu evento.
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Adapta la estructura libremente a medida que el evento vaya tomando forma.
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Mantén el control total sobre cada detalle y tono.
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Pasa de borrador a informe compartible sin necesidad de herramientas adicionales.
Reutilizar un informe anterior
Aprovechar el éxito de un evento anterior.
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Agiliza la creación de informes para formatos recurrentes.
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Mantén un tono y una estructura coherentes en todos los eventos.
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Reduzca los errores de planificación con marcos de trabajo probados.
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Adapta rápidamente los informes anteriores a las nuevas partes interesadas.
Estructura de la presentación informativa
Elabore informes que combinen el contexto que todos necesitan con las instrucciones específicas que requiere cada socio.
Crear secciones genéricas
Información esencial que todo socio debe leer: desde el acceso al lugar del evento hasta los protocolos de seguridad. Establezca las bases una sola vez.
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Comparta los detalles clave del evento que todo proveedor necesita saber.
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Describe el escenario con el lugar, la fecha y los contactos clave.
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Comunica la marca y el tono de voz en un solo lugar.
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Mantener la base alineada entre todos los socios.
Agregar secciones específicas por proveedor, categoría o individuo.
El servicio de catering no necesita el plan audiovisual. El personal de seguridad no necesita el menú. Envíe a cada socio, o incluso a cada miembro del equipo, solo la información relevante para su función.
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Instrucciones personalizadas para cada socio: servicio de catering, audiovisuales, seguridad y decoración.
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Incluya únicamente lo que cada proveedor necesita entregar.
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Mantenga la información confidencial reservada exclusivamente para el equipo adecuado.
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Evite la sobrecarga de información que oculta los detalles importantes.
Vinculación con los datos de su evento
Extraiga datos de eventos en directo directamente desde sus otras herramientas, sin copiar y pegar ni problemas de compatibilidad de versiones.
Rellenar automáticamente los detalles del evento
Cambios de fecha. Confirmación de lugar. Ajustes de horario. Mantenga el brief actualizado automáticamente.
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Extrae el lugar, la fecha y la hora de la configuración de tu evento.
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Sincroniza automáticamente los cambios en todo el brief.
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Evite cometer errores derivados de información obsoleta.
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Mantén una única fuente de información fidedigna para cada detalle.
Conéctese con los proveedores
El informe pertenece al socio al que va dirigido. Conéctelos directamente y mantenga todo en contexto.
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Vincular las sesiones informativas a perfiles de proveedores específicos.
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Envía el informe adecuado al socio adecuado con un solo clic.
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Registra qué proveedores recibieron qué versión.
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Mantén toda la comunicación en un único lugar conectado.
Vincular con hojas de llamadas y tareas
Los detalles del programa y el contenido breve nunca deben separarse. Conéctalos una vez y deja que las actualizaciones fluyan.
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Consulte los elementos de la hoja de rodaje que se encuentran en el informe.
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Enlace a las tareas específicas de las que es responsable cada socio.
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Mantengan a todos alineados con el mismo cronograma.
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Actualiza una fuente y el resto se mantendrá sincronizado.
Compartir y colaborar
Envíe informes a las personas adecuadas, de la manera correcta, con total transparencia sobre quién ha visto qué.
Compártelo directamente con los proveedores.
Los archivos PDF adjuntos y las carpetas de control de versiones son la causa de que los informes se pierdan. Compártelos mediante un enlace directo.
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Envíe informes a través de un enlace seguro o proporcione acceso directo.
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Omitir los archivos adjuntos y los permisos de la unidad compartida.
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Asegúrese de que los proveedores siempre vean la última versión.
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Realizar un seguimiento de cuándo cada socio ha accedido al informe.
Coeditar con tu equipo
Los informes redactados en distintos hilos de correo electrónico resultan inconsistentes. Trabajen juntos en tiempo real en el mismo documento.
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Edita con los coorganizadores en tiempo real.
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Evite cambios contradictorios provenientes de borradores de correo electrónico paralelos.
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Vea quién cambió qué y cuándo.
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Mantén un tono editorial coherente en todo el equipo.
Gestionar niveles de acceso
Algunas secciones no son para todos. Decida quién puede leer, comentar o editar cada parte del informe.
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Decide quién puede leer, comentar o editar cada sección.
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Proteja las secciones sensibles de socios externos.
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Conceda a los clientes acceso de solo lectura cuando sea apropiado.
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Ajusta los permisos a medida que se acerque el evento.
Versiones y actualizaciones
Mantén todos los informes actualizados e informa a todos en cuanto haya algún cambio.
Versiones de pista
El error de la "versión incorrecta" cuesta horas y daña la confianza. Asegúrese de que el informe actual sea inequívoco.
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Vea cuál de las versiones es la fuente de información fidedigna actual.
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Evite enviar información desactualizada por error.
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Mantenga un registro de los cambios para garantizar la rendición de cuentas.
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Revertir los cambios si es necesario.
Elige quién ve qué
Cada sección tiene su propio público objetivo. Diríjase a una categoría, un socio o un miembro del equipo.
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Dirija una sección a un socio específico con nombre.
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Agrupar por categoría (todos los servicios de catering, todos los servicios audiovisuales, todos los servicios de seguridad) y abordarlos conjuntamente.
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Dirija las secciones a miembros individuales del equipo o a partes interesadas internas.
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Combine los tres niveles en un solo informe: genérico, grupal e individual.
Informes que se personalizan
Deja de redactar un informe y reescribirlo cinco veces. Crea un único informe estructurado que se adapte automáticamente a cada participante, se sincronice con el resto del evento y mantenga a todos los socios al tanto del plan más reciente, sin necesidad de trabajo manual.
Un informe, adaptado a cada caso.
Una única fuente de información fidedigna que entrega automáticamente las secciones correctas a la parte interesada adecuada: contexto compartido para todos, instrucciones específicas para cada socio según su función, sin necesidad de mantener documentos separados.
Una sola fuente, diseñada para la sincronización.
Extrae los detalles del evento del resto de tu planificación, de modo que cada informe refleje la información más reciente sin necesidad de actualizarlo manualmente.
Un único flujo de trabajo, diseñado para la velocidad.
Reutiliza las plantillas, compártelas mediante enlaces y notifica a tus socios sobre cada actualización, sin salir del software del evento.
Un público, diseñado para cada rol.
Cada socio o miembro del equipo ve exactamente lo que necesita entregar, nada más; sin detalles ocultos, sin ruido irrelevante.
Preguntas frecuentes
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¿Qué es una sesión informativa sobre un evento y por qué es importante?
El briefing del evento es el documento que conecta tu visión con su ejecución. Indica a cada participante (proveedor, miembro del equipo, contacto del lugar) qué se espera de ellos, cuándo y cómo. Un briefing claro y completo es lo que marca la diferencia entre un evento que se desarrolla sin problemas y uno que depende de llamadas telefónicas e improvisación.
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¿En qué se diferencia esto de enviar un documento de Word?
Un documento de Word reside en la bandeja de entrada o en el ordenador de otra persona. En cuanto algo cambia, se envía una nueva versión y se espera que todos la utilicen. Briefings se basa en datos en tiempo real: cuando cambian el lugar, el horario o los detalles del proveedor, el brief se mantiene actualizado y se puede ver quién ha leído la última versión y quién no.
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¿Puedo enviar diferentes secciones a diferentes proveedores?
Sí. Puedes crear una sección genérica para todos y secciones específicas para cada proveedor, dirigidas únicamente al socio correspondiente. El servicio de catering recibe la información que necesita; el equipo audiovisual, la que necesita. Incluso puedes añadir secciones para miembros específicos del equipo o para categorías de proveedores.
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¿Cómo se relacionan las sesiones informativas con la gestión de proveedores?
Cada informe puede vincularse directamente a uno o más perfiles de proveedores en la Gestión de proveedores. Las secciones específicas de cada proveedor se asignan automáticamente al socio correspondiente, y los datos del proveedor se mantienen sincronizados en ambas herramientas.
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¿Puede mi equipo trabajar en conjunto en un mismo proyecto?
Sí. Varios miembros del equipo pueden editar el mismo informe simultáneamente, con un historial completo de quién realizó qué cambios. También puede configurar los niveles de permisos (lectura, comentarios o edición completa) para cada miembro del equipo o socio externo.
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¿Qué ocurre cuando algo cambia en el último minuto?
Actualice el informe y los socios verán el informe actualizado de inmediato.
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¿Están incluidas las sesiones informativas en el plan gratuito?
No. Briefings forma parte de eventplanner.PRO, nuestro nivel profesional diseñado para equipos que organizan eventos complejos que dependen de una estrecha coordinación entre numerosos socios.
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¿Por qué la herramienta Briefings de eventplanner.net es mejor que herramientas como Word, Notion o Google Docs?
Las herramientas de gestión documental de uso general no comprenden los eventos. Briefings está diseñado específicamente para equipos de eventos: recopila datos de eventos en tiempo real, enlaza directamente con los perfiles de los proveedores, se integra con la hoja de participantes y realiza un seguimiento de las confirmaciones por socio. Ninguna herramienta genérica ofrece estas funcionalidades, y el tiempo que ahorra en cada evento deja clara la diferencia rápidamente.
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