En esta sección, analizaremos las listas de verificación. Nuestra herramienta de gestión de proyectos está diseñada especialmente para organizadores de eventos y se integra a la perfección con nuestras otras herramientas y la plataforma eventplanner.net.

Incluso los eventos más sencillos generan interminables listas de tareas pendientes. Con las listas de verificación, puedes llevar un registro de cada detalle importante, y las nuestras vienen precargadas con sugerencias adaptadas a tu tipo de evento. Agrega, asigna y actualiza el estado de las tareas simplemente arrastrando y soltando.

Puede que estés familiarizado o no con el término "tablero Kanban". Para quienes no lo conozcan, un tablero Kanban es un tablero donde se colocan las tareas. Permite representar visualmente el trabajo de un proyecto en sus diferentes etapas mediante tarjetas que representan las tareas y columnas que representan cada etapa.

Tu tablero de listas de verificación tendrá tres columnas: "Por hacer", "En progreso" y "Hecho".

Cuando creas un evento y no seleccionas la opción de empezar desde cero, completaremos automáticamente todas las tareas relevantes para el tipo de evento que estás organizando. Recuerda que existen muchos tipos de eventos con tareas distintas; por ejemplo, debes trabajar en tu presupuesto, redactar un resumen, decidir si organizarás el evento tú mismo o contratarás una agencia, y realizar tareas más específicas como encontrar un lugar para el evento.

Siguiendo el ejemplo anterior, seleccionamos Amberes como sede del evento. Si ahora hace clic en el enlace de la tarea "Buscar un lugar para el evento", el software buscará automáticamente en el directorio todos los lugares posibles en Amberes.

Agregar tareas

También puedes añadir tareas en la sección «Lista de verificación». Primero, deberás introducir un título para la tarea, como «Enviar invitaciones». A continuación, deberás escribir una descripción. Asigna la prioridad a la tarea (baja, media o alta). Finalmente, indica el estado de la tarea seleccionando una de las tres opciones del menú desplegable (pendiente, en curso o completada).

También puedes seleccionar una categoría para este tipo de tarea, como marketing, presupuesto o entretenimiento. A continuación, deberás establecer una fecha límite. Finalmente, en la parte inferior derecha, encontrarás un menú desplegable donde puedes asignar la tarea a un miembro de tu equipo. Una vez hecho esto, haz clic en «Añadir tarea».

• ¡Consejo útil! Las tareas suelen añadirse al final de la página. Para moverlas hacia arriba, simplemente arrástralas y suéltalas en el lugar deseado de la lista.

Eliminar tareas

También es posible (y muy fácil) eliminar todas las tareas de tu lista. Al crear el evento, es posible que nos hayas pedido que lo rellenáramos previamente, o quizás olvidaste marcar la casilla «Empezar con una plantilla en blanco». Simplemente desplázate hasta el final de la lista y verás un enlace que dice «Eliminar todas las tareas». Aparecerá una advertencia en la pantalla antes de que realices la acción.

• ¡Importante! Como medida de seguridad, el enlace desaparecerá cuando empieces a trabajar en tu lista de tareas. Esto evita que borres accidentalmente todas tus tareas importantes.

También puedes eliminar tareas específicas manualmente. Haz clic en el título de la tarea que deseas eliminar y luego en «Editar». Se abrirá una ventana. En la esquina inferior izquierda encontrarás el botón «Eliminar». Haz clic en él para eliminar la tarea.

Así, incluso si empiezas con una lista predefinida, puedes añadir, eliminar o modificar diferentes tareas según te convenga, personalizando así tu experiencia.

Otra función útil es que, si has utilizado una plantilla de un evento anterior, encontrarás aquí todas las tareas correspondientes.

• ¡Importante! Cuando una tarea esté en curso, debes actualizar su estado arrastrándola a la columna correspondiente. Las tareas completadas deben ir a la columna «Hecho». Para que el evento se ejecute correctamente, debes mover todas las tareas de izquierda a derecha.

Agregar y asignar un contacto

Ahora, agreguemos un contacto. Hablaremos de esto con más detalle más adelante, pero lo abordaremos ahora para poder repasar algunas funciones adicionales.

Ve a 'Contactos' en el panel izquierdo y haz clic en 'Agregar contacto'.

Empiece a escribir el nombre de la empresa a la que pertenece la persona y aparecerán varios resultados. Seleccione la empresa y complete el resto de las credenciales. En esta ventana puede otorgar (o restringir) acceso específico a un usuario, pero lo explicaremos con más detalle más adelante. Por ahora, otorgue a este contacto de ejemplo acceso a la lista de verificación.

Hay cuatro opciones:

• Sin acceso: el usuario no tiene visibilidad de esta herramienta.
• Nota: el usuario puede leer todas las tareas, pero no puede modificar nada ni añadir comentarios.
• Comentario: el usuario puede leer y comentar las tareas, pero no puede modificarlas.
• Administrar: el usuario tiene acceso completo y puede crear, editar y eliminar tareas.

Una vez que agregues un contacto, recibirá una invitación para unirse a ti en este proyecto. Verás que la invitación aparece como pendiente. Si el destinatario no responde después de un tiempo, este botón cambiará a "Reenviar la invitación".

Una vez que el destinatario acepte, si vuelves a la lista de verificación, puedes asignarle esta tarea.

Filtración

Una herramienta útil es el filtro, que se encuentra en la parte superior. Por ejemplo, si desea ver las tareas asignadas a una persona específica, haga clic en "Filtrar por persona" y marque la casilla correspondiente.

Puedes seleccionar varios responsables y eliminar filtros para que todo sea visible. Esta potente herramienta es ideal para la gestión de proyectos y para mantener a todos informados de lo que sucede en otros ámbitos. Fomenta la colaboración en todas las fases del proyecto.

Otras características

También puedes comentar las tareas o incluso añadir archivos. Haz clic en el título de la tarea que quieras modificar y añade los detalles en el cuadro de comentarios.

Agregar un archivo adjunto es igual de fácil. Simplemente arrástralo y suéltalo desde tu carpeta al campo de texto "Comentarios". No olvides hacer clic en "Enviar" (el icono del avión de papel). Una vez que el archivo se cargue, estará disponible para todos los usuarios con permisos de visualización.

• Nota: Al subir un archivo, observará que se está procesando. Esto se debe a que analizamos cada archivo con antivirus para proteger la integridad de nuestro sistema.

Cuando las tareas tienen varios pasos para completarse, puede ser útil agregar un comentario para las subtareas:

• preselecciona a cinco empresas de catering.
• enviar correos electrónicos
• Organice una llamada para hablar sobre los requisitos.

Puedes editar tu comentario más tarde, cuando hayas completado la tarea.

Si quieres volver atrás, simplemente haz clic en la flecha izquierda de la esquina superior izquierda y regresarás a la lista de verificación en el tablero Kanban.

Si seleccionas «Leer» en algunas categorías, verás una casilla de verificación: «Solo artículos de mi propiedad». Esta función la hemos implementado para proteger la privacidad y cumplir con el RGPD europeo, pero también resulta útil para otros fines.

Supongamos que trabajas con un proveedor de catering externo y quieres darle acceso a tus hojas de pedidos. Puedes otorgarle acceso solo a las hojas de pedidos que le hayan sido asignadas. No verá otras tareas que puedan contener datos confidenciales.

Bueno, con esto terminamos con las listas de verificación. Espero que no haya sido demasiado complicado. En la siguiente sección, nos adentraremos de lleno en las hojas de rodaje. ¡Nos vemos allí!