Hasta un evento pequeño trae consigo una larga lista de cosas por hacer. Las Listas de verificación las reúnen todas en un solo tablero, para que siempre sepas qué queda pendiente, quién se encarga y qué ya está hecho. Forman parte del software de eventos de eventplanner.net, y cada evento tiene su propia lista de verificación.

El tablero funciona como un tablero kanban: un tablero con columnas, en el que cada tarea es una tarjeta que mueves de izquierda a derecha a medida que avanza el trabajo. Hay tres columnas: Tareas, En curso y Hecho.

¿Quieres ver lo que las Listas de verificación pueden hacer por ti antes de empezar? Echa primero un vistazo a la página de presentación.

Dónde encontrarlo: inicia sesión, elige software de eventos en el menú principal y abre Lista de verificación en el menú de tu evento.

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1. Empieza con un evento

Una lista de verificación siempre pertenece a un evento, así que la primera vez que abres las Listas de verificación se te pide que crees uno. Haz clic en Añade tu primer evento, rellena un nombre, una fecha y el tipo de evento, y guarda.

Una lista de verificación ya rellenada

No tienes que empezar con un tablero vacío. Cuando creas un evento, eventplanner.net rellena su lista de verificación con tareas sugeridas para ese tipo de evento: una boda recibe tareas distintas que una conferencia o un team building. Muchas tareas sugeridas ya tienen una fecha, fijada con una antelación razonable respecto a la fecha de tu evento, y algunas tienen un botón que te lleva a un artículo, un vídeo o una búsqueda en eventplanner.net para ayudarte con esa tarea.

Las tareas sugeridas son un punto de partida. Cámbialas, muévelas o elimina las que no necesites, exactamente igual que las tareas que añades tú.

Consejo: ¿prefieres empezar con un tablero vacío? Cuando crees el evento, marca Empieza con una plantilla en blanco y no completes previamente mi evento con una lista de verificación. Esta opción solo aparece al crear el evento, no después. ¿Ya tienes un evento con sugerencias que no quieres? Usa Eliminar todas las tareas (consulta la sección 4).

Bueno saberlo: cuando creas un evento nuevo como copia de uno anterior, también se copia su lista de verificación. Todas las tareas copiadas vuelven a empezar en Tareas, y sus fechas se desplazan junto con la fecha del nuevo evento.

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2. Añade una tarea

Haz clic en Agregar tarea en la parte superior de la columna Tareas. Se abre una ventana con estos campos:

Haz clic en Agregar tarea en la parte inferior de la ventana para guardarla. La tarea aparece en el tablero al instante.

Qué muestra una tarjeta

Cada tarjeta muestra el título y la descripción de la tarea, seguidos de su prioridad, categoría, fecha, la persona a la que está asignada y el número de comentarios.

La fecha cambia de color cuando requiere tu atención: naranja cuando la tarea vence hoy o mañana, rojo cuando la fecha ya ha pasado. Las tareas en Hecho nunca se vuelven naranjas ni rojas.

Bueno saberlo: ¿trabajas con la herramienta Proveedores? En la página de un proveedor también puedes añadir una tarea vinculada a ese proveedor. Aparece en tu lista de verificación como cualquier otra tarea, con el proveedor en sus detalles.

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3. Mueve las tareas por el tablero

Cuando empieces a trabajar en una tarea, arrastra su tarjeta a En curso. Cuando esté terminada, arrástrala a Hecho. También puedes arrastrar una tarjeta hacia arriba o hacia abajo dentro de una columna para poner las tareas más importantes arriba del todo. Puedes arrastrar con el ratón y en una pantalla táctil.

El número junto al título de cada columna te indica cuántas tareas contiene.

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4. Edita y elimina tareas

Para cambiar una tarea, haz clic en el icono del lápiz en la esquina superior de su tarjeta. Se abre la ventana Editar tarea con los mismos campos que cuando la añadiste. Cambia lo que necesites y haz clic en Guardar tarea.

Para eliminar una tarea, ábrela con el icono del lápiz, haz clic en Eliminar en la parte inferior de la ventana y confirma. Sus comentarios y archivos se eliminan con ella.

Eliminar todas las tareas a la vez

¿Quieres empezar de cero, por ejemplo porque no necesitas las tareas sugeridas? Haz clic en Eliminar todas las tareas debajo del tablero. Para asegurarte de que no lo haces por error, escribes delete en el campo y haces clic en Eliminar para confirmar.

Atención: eliminar todas las tareas también elimina sus comentarios y archivos, y no se puede deshacer.

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5. Comentarios, archivos y observadores

Haz clic en el título de una tarea para abrir su propia página. A la izquierda ves los Detalles de la tarea. El botón Editar, y el botón con el progreso actual que tiene al lado, abren la misma ventana que el icono del lápiz en el tablero. A la derecha está la conversación sobre la tarea, en Comentarios.

Comentarios

Escribe tu mensaje en el campo Escribe una respuesta y haz clic en el avión de papel para enviarlo. El comentario más reciente siempre aparece arriba. Después puedes Editar o Eliminar tus propios comentarios.

¿Quieres que alguien lo lea también? Escribe @ seguido de las primeras letras de su nombre y elige el contacto de la lista. La persona que mencionas se convierte en observador de la tarea (ver más abajo), así que se entera de los nuevos comentarios.

Archivos

Con .PRO, haz clic en el icono del más junto al campo de respuesta para adjuntar archivos a tu comentario: un presupuesto, un plano de planta, un contrato o una foto. Puedes añadir hasta 4 archivos a un comentario, de hasta 25 MB cada uno. Se aceptan archivos PDF, Word, Excel, PowerPoint, JPG, PNG y de texto sin formato. Todas las personas que pueden ver la tarea pueden abrir los archivos.

Sin .PRO, puedes seguir comentando, y la página muestra en su lugar Desbloquea la posibilidad de adjuntar archivos con .PRO debajo del campo de respuesta. La suscripción se comprueba por persona: quien adjunta los archivos necesita .PRO, no las personas que los abren.

Consejo: un comentario también funciona muy bien como lista de pasos más pequeños dentro de una tarea: escríbelos uno por línea y actualiza la lista sobre la marcha.

Observadores

Un observador es alguien que sigue una tarea sin ser responsable de ella, como un compañero que necesita saber cuándo está cerrado el menú. Los observadores reciben una notificación cuando la tarea cambia o cuando alguien añade un comentario.

Haz clic en el icono del ojo en los detalles de la tarea para ver quién aparece en Sigues esta tarea. Busca un contacto en el campo Agregar observadores para añadirlo, o haz clic en la cruz junto a un nombre para quitarlo.

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6. Trabajar en equipo

Las Listas de verificación son útiles cuando planificas solo, y todavía más cuando planificas con un equipo, un cliente o tus proveedores. Todas las personas que añades al evento pueden trabajar en el mismo tablero, con exactamente el acceso que les das.

Añade a las personas con las que trabajas en Equipo y acceso en el menú de tu evento. En Configurar el acceso de contacto, elige qué puede hacer cada una de ellas en las Listas de verificación:

Marca Solo artículos propios para limitar a un contacto a las tareas que tiene asignadas. Puedes combinarlo con Leer, Comentario y Gestionar. No ve las demás tareas del tablero. Con Gestionar, puede seguir añadiendo tareas nuevas, pero solo para sí mismo. Esto es útil cuando un proveedor o un freelance ayuda con una parte del evento, o cuando algunas tareas contienen información que no todo el equipo debe ver.

Un contacto recibe una invitación por e-mail e inicia sesión con su propia cuenta de eventplanner.net. En cuanto tiene acceso, puedes asignarle tareas en el campo Asignado a. Lee más en cómo gestionar usuarios en el software de eventos.

Filtrar por contacto

Cuando varias personas trabajan en el tablero, haz clic en Filtrar por contacto en la parte superior y marca un nombre en ¿Quién? para ver solo las tareas asignadas a esa persona. Marca más nombres para ver las tareas de varias personas a la vez. Haz clic en la cruz junto a un nombre para volver a sacarlo del filtro.

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7. Notificaciones

Las Listas de verificación mantienen a todos al día con notificaciones en eventplanner.net y, según su configuración de notificaciones, por e-mail:

• Cuando se asigna una tarea a alguien, esa persona recibe una notificación.
• Cuando alguien añade un comentario, la persona a la que está asignada la tarea y los observadores reciben una notificación.
• Cuando una tarea cambia, sus observadores reciben una notificación.
• El día antes de la fecha de una tarea, la persona a la que está asignada recibe un recordatorio, siempre que la tarea no esté hecha todavía.

Cuando has iniciado sesión, la página de inicio de eventplanner.net también muestra un bloque Lista de verificación con las tareas que tienes asignadas para hoy y los próximos días.

Bueno saberlo: ¿ves el mensaje Las notificaciones están deshabilitadas para esta lista de verificación. encima de tu tablero? Entonces no se envían recordatorios para este evento. Haz clic en Haz clic aquí para habilitar las notificaciones para activarlas.

Consejo: instala la app de eventplanner.net en tu móvil. Así también recibes estas notificaciones como notificaciones push, y puedes abrir tus tareas desde cualquier lugar.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo usar las Listas de verificación gratis? Sí. Las Listas de verificación forman parte del software de eventos gratuito. En la versión gratuita, una lista de verificación admite hasta 100 tareas por evento, tareas sugeridas incluidas. Con .PRO, puedes añadir hasta 400 tareas por evento.

¿Qué pasa cuando llego al número máximo de tareas? En la versión gratuita, Agregar tarea abre entonces una ventana que te invita a pasarte a .PRO. Elimina las tareas que ya no necesites para hacer sitio, o pásate a .PRO.

¿Puedo deshacerme de las tareas sugeridas? Sí. Elimina las que no necesites, o haz clic en Eliminar todas las tareas debajo del tablero para vaciarlo de una vez. Para tu próximo evento, marca Empieza con una plantilla en blanco y no completes previamente mi evento con una lista de verificación. al crearlo.

¿Mis contactos necesitan una cuenta de eventplanner.net? Sí. Para ver la lista de verificación, un contacto inicia sesión con su propia cuenta de eventplanner.net. Obtiene acceso en cuanto lo añades a tu evento en Equipo y acceso.

¿Puedo cambiar las columnas del tablero? No. Todas las listas de verificación tienen las mismas tres columnas: Tareas, En curso y Hecho. Usa las categorías y el filtro para organizar mejor tus tareas.

¿Por qué no puedo arrastrar tareas ni veo el icono del lápiz? Solo tienes acceso Leer o Comentario a esta lista de verificación. Pide al propietario del evento que te dé acceso Gestionar en Equipo y acceso.

¿Por qué no veo todas las tareas del evento? Tu acceso está limitado a Solo artículos propios, así que solo ves las tareas que tienes asignadas. El propietario del evento puede cambiarlo en Equipo y acceso.

¿Se copian las tareas cuando copio un evento? Sí. Cuando creas un evento nuevo a partir de uno anterior, sus tareas se copian al nuevo evento. Todas vuelven a empezar en Tareas, y sus fechas se desplazan junto con la fecha del nuevo evento.