Gestiona registros y check-in con venta de entradas para eventos

Preguntas frecuentes

• ¿Puedo enviar invitaciones RSVP a mi lista de invitados?

  Sí, puedes importar tu lista de invitados. El sistema enviará automáticamente correos electrónicos de invitación personalizados para cada invitado. También puedes añadir o eliminar invitados manualmente después de la carga inicial.

• ¿Qué pasa si un asistente pierde su entrada?

  Los asistentes siempre pueden acceder a sus entradas a través del correo electrónico de confirmación o iniciando sesión en el portal del evento (si crearon una cuenta, lo cual es opcional al registrarse). Como organizador, también puedes reenviar las confirmaciones de entradas si es necesario.

• ¿Puedo escanear entradas sin conexión a Internet?

  Sí. Aunque es recomendable tener conexión a internet en todos los smartphones que se usen para escanear las entradas, ofrecemos un innovador modo sin conexión por si se cae la conexión. Puedes descargar tu lista de invitados antes del evento y usar la app sin conexión para hacer el check-in. El sistema sincronizará automáticamente todos los datos de check-in en cuanto vuelvas a estar en línea. Ten en cuenta que en el modo sin conexión los dispositivos no se pueden sincronizar, lo que significa que la misma entrada podría escanearse y permitirse en varios puntos de acceso. Esto se evita al trabajar en línea.

• ¿Qué dispositivos son compatibles con la aplicación de escaneo?

  La aplicación funciona en dispositivos iOS y Android, con compatibilidad con smartphones y tablets. Puedes descargarla desde la App Store de Apple o la Play Store de Google.

• ¿Qué pasa si los asistentes tienen problemas para acceder a sus entradas?

  Los asistentes pueden iniciar sesión en el portal del evento (si crearon una cuenta, lo cual es opcional al registrarse) para recuperar sus entradas o contactar directamente con el servicio de asistencia. Los organizadores también pueden reenviar las entradas al instante.

• ¿Puedo exportar los datos de los asistentes después del evento?

  Sí. Puedes exportar los datos de los asistentes, incluidas las estadísticas de check-in, en formato CSV para su análisis posterior al evento.

• ¿Cuál es la diferencia entre el registro a un evento y la venta de entradas para un evento?

  El registro de eventos consiste en recopilar inscripciones para eventos gratuitos; el objetivo es saber quién asistirá y capturar sus datos. La venta de entradas consiste en vender acceso a eventos de pago; el objetivo es el mismo, además de gestionar el pago, el control de aforo y la estrategia de precios. La mayoría de las plataformas gestionan ambos, pero el enfoque principal difiere. La herramienta de venta de entradas de eventplanner.net se centra actualmente en el registro gratuito y la confirmación de asistencia para listas de invitados, múltiples categorías de entradas con control de aforo y el registro presencial a través de la aplicación eventplanner.net. La venta de entradas de pago, con procesamiento de pagos integrado y herramientas de estrategia de precios, está prevista para una futura actualización. La herramienta de venta de entradas se integra en el software general del evento, por lo que los datos de registro se incorporan automáticamente al presupuesto y al cronograma.

• ¿Cómo se compara el sistema de venta de entradas de eventplanner.net con el de Eventbrite?

  Eventbrite está diseñado principalmente para la venta de entradas a eventos públicos a un amplio público, siendo la distribución de marketing un factor clave de valor. La venta de entradas de eventplanner.net está pensada para organizadores que ya conocen a su público o que gestionan un registro (eventos corporativos, conferencias, bodas, reuniones de asociaciones, encuentros B2B) y que necesitan las entradas como parte de un flujo de trabajo de planificación más amplio. Si el éxito o el fracaso de tu evento depende de captar nuevos asistentes a través de un marketplace, Eventbrite es la opción adecuada. Si, por el contrario, la clave de su éxito reside en una organización fluida, nuestra venta de entradas integrada en el espacio de planificación es la solución ideal. La comparativa detallada de alternativas a Eventbrite analiza las diferencias característica por característica.

• ¿Puedo vender entradas de pago o solo puedo aceptar confirmaciones de asistencia gratuitas?

  RSVP gratuito hoy, venta de entradas de pago próximamente. Actualmente puedes gestionar un RSVP gratuito basado en una lista de invitados con varios tipos de entradas, límites de aforo por tipo, fechas límite de inscripción, franjas horarias y asientos por zonas, para que tengas control total sobre quién puede registrarse y para qué parte del evento. La venta de entradas de pago para el público general, con procesamiento de pagos integrado, estrategias de precios como entradas anticipadas y por niveles, e ingresos que se integran directamente en la herramienta de presupuesto, está prevista para una futura actualización. Para un evento de pago que combine invitaciones gratuitas para patrocinadores con entrada general de pago, este es precisamente el flujo de trabajo que estamos desarrollando.

• ¿Puedo personalizar el formulario de registro?

  Sí. Puedes añadir preguntas personalizadas al formulario de inscripción: requisitos dietéticos, tallas de camisetas, preferencias de sesión, necesidades de accesibilidad, etc. Los campos obligatorios y opcionales son configurables, e incluye casillas de verificación para dar tu consentimiento a fines de marketing, permisos de fotografía y cumplimiento del RGPD. Todas las respuestas se pueden exportar para su análisis posterior al evento.

• ¿La herramienta de venta de entradas de eventplanner.net cumple con el RGPD?

  Sí. Los datos de los asistentes se tratan como datos personales según el RGPD, con la obtención del consentimiento integrada en el proceso de registro, el derecho de acceso y eliminación de los asistentes garantizado por defecto, y los datos se almacenan en infraestructura de la UE. La plataforma cuenta con la certificación ISO 27001. La autenticación de dos factores y el acceso basado en roles protegen los datos del equipo. Encontrarás más detalles en la página de seguridad.

• ¿Puedo escanear las entradas con mi teléfono o necesito un dispositivo específico?

  Basta con un smartphone estándar: la aplicación eventplanner.net convierte los dispositivos iOS y Android en lectores de entradas. Varios dispositivos pueden escanear simultáneamente en diferentes puntos de acceso y se sincronizan entre sí en tiempo real. Si se pierde la conexión, los dispositivos pasan al modo sin conexión y se vuelven a sincronizar al restablecerse la conexión. No es necesario comprar ningún hardware específico.

• ¿Puedo gestionar la venta de entradas para varios días o varias sesiones?

  Sí. Puedes configurar las entradas por día, por sesión o por zona, y combinarlas en paquetes; por ejemplo, un pase de fin de semana que incluya la tarde del viernes, todo el día del sábado y el brunch del domingo. Cada opción tiene su propia capacidad y precio, y se pueden configurar escaneos de registro para validar a los asistentes con la sesión específica a la que tienen derecho.

• ¿Puedo imprimir credenciales con el nombre cuando los invitados se registran?

  Sí. Con una suscripción .PRO, puedes activar la impresión de credenciales por evento. Conecta una impresora de etiquetas Bluetooth Zebra al teléfono o la tableta que ejecuta la aplicación de escaneo, y el primer escaneo válido de cada entrada imprimirá una credencial de 100 x 50 mm con el nombre del asistente, su asiento (si la entrada lo tiene) y el código QR de la entrada, de modo que la credencial se escanea igual que la entrada. Puedes reimprimirla a partir del resultado del escaneo o buscando al asistente por su nombre. Como las credenciales llevan nombres reales, el evento necesita los nombres completos activados para la aplicación de escaneo. Es una opción de privacidad deliberada: por defecto, los nombres de los asistentes se anonimizan en todos los teléfonos que se usan para escanear.

• ¿Qué impresora necesito para imprimir las credenciales?

  Impresora de etiquetas Zebra ZD421D Link-OS con Bluetooth. Las impresoras Zebra reconocen el trabajo de impresión de forma nativa, así que no hace falta instalar nada en el teléfono. Empareja la impresora una vez en la configuración Bluetooth de tu teléfono, configúrala en la app e imprime una etiqueta de prueba. El escaneo en sí nunca necesita impresora, y si la impresora está fuera de alcance, el check-in se realiza igualmente, con una nota que indica que la etiqueta no se imprimió.

• ¿Qué sucede con los datos de los asistentes después del evento?

  Los datos de los invitados se eliminan automáticamente 13 meses después del evento por defecto, un límite de retención integrado diseñado para garantizar el cumplimiento del RGPD sin necesidad de limpieza manual. Enviamos una notificación de aviso antes de que se active la eliminación automática, para que tengas tiempo de descargar los datos si los necesitas. Dentro de este plazo de 13 meses, los organizadores pueden descargar la lista completa de invitados en formato CSV (siempre que tengan una base legal para procesar los datos, como el consentimiento de los asistentes), eliminar registros individuales a petición o anonimizar los datos antes si es necesario. Los asistentes conservan sus derechos del RGPD (acceso, eliminación y portabilidad) en todo momento, y la eliminación automática de 13 meses se aplica independientemente de si tomas alguna medida.