Esta sección te enseñará a crear el presupuesto de tu evento con nuestro software de planificación. Los presupuestos registran todos los gastos relacionados con el evento y, si lo deseas, también los ingresos. Además, se integran perfectamente en un plan financiero sólido, para que siempre tengas el presupuesto listo.

Dirígete a «Presupuestos» en el panel izquierdo. En la parte superior, alineada a la izquierda, verás que te encuentras en el mismo evento que la última vez que realizaste alguna acción en el software eventplanner.net. Si es la primera vez que accedes, el presupuesto aparecerá vacío.

Agregar un presupuesto

Lo primero es lo primero: haga clic en 'Agregar una línea de presupuesto'.

A continuación, debemos introducir una categoría. Puede seleccionar entre las siguientes opciones:

• Inspiración
• Agencia de eventos
• Abastecimiento
• Evento
• Entretenimiento
• Decoración
• Foto/vídeo
• Alquiler
• Personal
• Seguridad
• Transporte
• Huéspedes
• Software
• Presupuesto
• Marketing

Una vez que hayas seleccionado la categoría, inserta una descripción (la que consideres más apropiada, preferiblemente algo distintivo y fácil de identificar).

A continuación, puedes seleccionar un coste (por ejemplo, impresión de entradas) o un ingreso (por ejemplo, venta de entradas). Empieza a escribir el nombre en la sección «Proveedor» y aparecerán varios resultados. Selecciona la empresa y completa el resto de la información. Si el proveedor no está en la plataforma eventplanner.net, puedes introducir cualquier dato que desees.

Decide si el costo o el ingreso es un precio fijo o un precio por unidad. Si necesitas cambiar la cantidad de unidades, marca la casilla "Editar manualmente el número de unidades".

• ¡Importante! El precio unitario se multiplicará por el número de asistentes. Recuerda que este importe se determina al crear un nuevo evento, a menos que lo modifiques manualmente.

Si cambia el número total de asistentes (por ejemplo, debido a cancelaciones), es mejor actualizarlo en la configuración del evento seleccionando "Mostrar información" en cualquier página y haciendo clic en "Editar". Los cambios se aplicarán automáticamente a todas las demás herramientas del software eventplanner.net, incluidos los cálculos de presupuesto (a menos que haya marcado la casilla para la entrada manual).

Cuando se hayan rellenado todos los campos, seleccione 'Añadir línea de presupuesto'.

Si añades más gastos a la misma categoría, verás que aparecen agrupados como tales en la pantalla central del presupuesto. En la parte superior, verás el coste total del evento.

Diferentes escenarios

Lo siguiente que podemos hacer, y que resulta útil si organizas eventos de mayor envergadura, es crear diferentes versiones de tu presupuesto. Quizás te convenga visualizar tanto el escenario más optimista como el más pesimista de tu evento.

Para ello, puede optar por una de las siguientes opciones:

(a) crear una nueva versión del presupuesto a partir de una hoja en blanco

o

b) copie la versión actual, cámbiele el nombre y modifíquela según corresponda.

Puedes acceder al presupuesto haciendo clic en la flecha desplegable que aparece junto al título, eligiendo una de las opciones y haciendo clic en "Guardar".

Esto también es ideal para el control de versiones. Podrías guardar periódicamente una copia del presupuesto para tener siempre una referencia útil que consultar a lo largo del historial del proyecto.

Cálculos del IVA

Otro aspecto a tener en cuenta es si se desea incluir o excluir el IVA en los cálculos.

Dirígete al botón "Mostrar información" y luego haz clic en "Editar". Verás una casilla de verificación aproximadamente a la mitad de la página que dice "Trabajar con precios sin IVA en los presupuestos".

Todos los precios incluyen el IVA de forma estándar, lo que significa que la herramienta utiliza precios brutos en sus cálculos. Si prefiere trabajar sin IVA, puede marcar esta casilla.

• ¡Importante! Puedes modificar el presupuesto de un evento para que no incluya el IVA. Recuerda que, una vez hecho esto, no hay vuelta atrás. Si quieres crear un presupuesto sin IVA, lo mejor es marcar esta casilla al crear el evento.

Al seleccionar la casilla de verificación del IVA, verá una columna adicional en su presupuesto que dice "IVA". Actualmente, el porcentaje de IVA está vacío, ya que no ingresamos esos datos al crear los presupuestos.

Si modifica el estado del IVA del proyecto después de crear las líneas de presupuesto, deberá volver a introducir el porcentaje manualmente, una por una. Simplemente haga clic en cada línea de presupuesto que desee modificar, introduzca el porcentaje correcto y guarde los cambios.

¿El resultado? Ahora puede ver que el IVA se calcula por separado. Los precios se muestran sin IVA, el importe del IVA y el total con IVA incluido.

Recuerda que, al trabajar con varias versiones de presupuesto, las versiones anteriores no se actualizan al modificar una. Deberás repetir los pasos descritos anteriormente para cada versión. Por eso es tan importante hacerlo bien al crear el evento, para evitar duplicar esfuerzos.

Recuerda que también puedes compartir tu presupuesto con tus compañeros, lo que os permitirá revisarlo y colaborar juntos.

Nuestra siguiente y última parada es «Contactos», donde aprenderemos todo sobre los usuarios y contactos de tus eventos. ¡Nos vemos al otro lado!