Esta guía de capacitación le muestra cómo utilizar la función Entradas en eventplanner.net. Al igual que con todas nuestras demás herramientas, encontrará Entradas en el menú principal junto con Paneles de inspiración, Listas de verificación, Hojas de llamadas, Presupuestos y Contactos.

Antes de empezar a configurar Tickets, necesitamos optimizar algunos ajustes. Dirígete a Tickets en el menú del panel izquierdo. A continuación, selecciona el evento correspondiente en el menú desplegable.

Información del organizador

Lo primero que debes configurar es la información del organizador. Haz clic en "Configurar" y aparecerá una ventana. Debes ingresar:

• Nombre del organizador
• Correo electrónico de contacto (que se rellena automáticamente)
• Texto de introducción del organizador
• Una imagen que identifique este evento (tamaño mínimo 1024x1024 píxeles)

Una vez que hayas completado los campos, haz clic en 'Guardar'.

Información del evento

A continuación, debes configurar la información del evento. Para ello, haz clic en «Configurar» en la fila del evento. Empezamos introduciendo información básica: el nombre del evento. Ya lo configuraste al crear el evento, pero puedes cambiarlo aquí si quieres mostrar un nombre diferente a tu público.

A continuación, incluye algunos detalles en la introducción del evento, como qué sucederá durante el mismo, por qué es importante y qué resultados pueden esperar los asistentes. Esta es solo una introducción, así que dos o tres frases serán suficientes. En breve redactaremos una descripción más detallada del evento.

Una vez que hayas completado la introducción del evento, introduce la fecha y hora de inicio correspondientes (y la fecha y hora de finalización).

¡Importante! Asegúrese de configurar la zona horaria correcta para el lugar del evento.

Tienes tres tipos de ubicación: un evento físico, un evento en línea o una combinación de ambos. Si eliges un evento en línea (o una combinación), debes ingresar una URL donde los invitados puedan seguir el evento. Si seleccionas un evento físico, debes ingresar la dirección, incluyendo:

• Nombre del lugar
• Número de casa
• Calle
• Ciudad
• Código postal
• País

Una vez introducidos los datos, el mapa localiza automáticamente la dirección y coloca un marcador en la ubicación. Puedes moverlo si no es del todo correcto.

A continuación, debemos subir algunas imágenes: una imagen de portada y una imagen de vista previa. Asegúrese de usar imágenes de alta resolución, ya que los clientes verán versiones ampliadas de estas. Para obtener mejores resultados, utilice un archivo PNG con una resolución mínima de:

• Imagen de portada: 2564x804 píxeles
• Imagen de vista previa: 540x360 píxeles

A continuación, debemos ingresar información más detallada sobre el evento. Si su evento incluye música en vivo, por ejemplo, podría proporcionar una descripción general de los artistas, el género musical y cualquier detalle especial del espectáculo, como restricciones de edad e información sobre accesibilidad.

Para las entradas de pago, es fundamental incluir la política de reembolsos en el siguiente campo. Para cumplir con el RGPD de la UE, también debe incluir la URL de su página de privacidad para que los clientes y asistentes conozcan su política de privacidad. Si procesa o almacena datos de clientes, necesita su consentimiento. Seleccione «Sí» o «No».

También puedes añadir etiquetas a tu evento, como «evento empresarial». Las etiquetas ayudan a promocionar tu evento en nuestra plataforma si lo haces público. Una vez que hayas completado todos los campos, haz clic en «Guardar».

Secciones

Luego, debemos dirigirnos a Secciones y hacer clic en "Configurar". Esta sección en particular no es obligatoria, ya que muchos eventos no tienen secciones (que son esencialmente diferentes tipos de entradas, como un horario específico o áreas designadas). Aquí verá tres opciones para elegir:

• Zona
• franja horaria
• Zona y franja horaria

Si organizas un evento con entradas para clientes habituales y clientes VIP, puedes configurar esas zonas aquí. Si tienes varios escenarios, también puedes configurarlos aquí.

Una sección también puede ser una franja horaria. Por ejemplo, si tienes un evento que se extiende durante varios días, puedes asignar a los usuarios acceso a una entrada para solo uno de los días u ofrecer una entrada combinada. Incluso puedes crear combinaciones entre una franja horaria y una zona, y añadir tantas secciones como quieras.

Cuando termine, pulse 'Guardar' y pase a la siguiente etapa, que es la emisión de billetes.

Venta de entradas

Hay algunas configuraciones básicas que debemos establecer aquí. Tienes tres opciones disponibles en este momento. Podemos configurar eventos de confirmación de asistencia cuando tengas una lista de invitados, para enviar las invitaciones y solicitar a los destinatarios que confirmen su asistencia.

También tenemos entradas gratuitas y, próximamente, ofreceremos entradas de pago a través de nuestra plataforma. Una vez que haya seleccionado el tipo de evento adecuado, deberá decidir si desea:

• Generar un código QR escaneable para cada boleto, o
• Enviar automáticamente una confirmación de reserva cuando alguien se registre.

Es posible que no desees hacer esto para algunos eventos, por ejemplo, si quieres verificar a los asistentes que se registran antes de emitirles una entrada. Después, puedes establecer una fecha y hora límite para el registro, como diez días antes del evento a mediodía.

A continuación, puedes elegir si deseas establecer un límite en el número de invitados. Selecciona la casilla "Sin límite" si quieres introducir manualmente un número específico.

A continuación, debes especificar qué información necesitas del comprador de la entrada. ¿Necesitas su dirección y número de teléfono? En cuanto a los asistentes, especifica si necesitas sus nombres y direcciones de correo electrónico.

¡Importante! Puede haber una diferencia entre el comprador y los asistentes. Por ejemplo, un cliente puede comprar tres entradas: una para sí mismo y dos para sus amigos.

Puedes solicitar el consentimiento por correo electrónico de los usuarios si deseas obtener su permiso para enviarles correos electrónicos de marketing más adelante.

¡Recuerda! Con la venta de entradas, se procesa una gran cantidad de datos. En este caso, eventplanner.net actúa como plataforma, pero son tus datos y tú eres responsable de gestionarlos.

eventplanner.net cuenta con la certificación ISO 27001 y cumple con los más altos estándares de protección de datos. Además, estamos aprobados por el RGPD. Sin embargo, dado que usted procesará estos datos, debe asegurarse de contar con el consentimiento para hacerlo.

En esta etapa, puede agregar algunas preguntas personalizadas:

• Preguntas de opción múltiple/respuesta única: cuando se desea que el comprador de la entrada especifique una respuesta entre las opciones proporcionadas.
• Preguntas de opción múltiple/respuesta múltiple: cuando el comprador del boleto puede seleccionar varias respuestas entre las opciones proporcionadas.
• Texto: cuando se desea dar al comprador de la entrada la opción de proporcionar comentarios sin restricciones.

Un ejemplo de pregunta de opción múltiple sería: "¿Tiene alguna necesidad dietética específica?". Normalmente se incluirían las siguientes opciones: No, Vegetariano, Sin lactosa, Sin gluten, Halal, Kosher y alergias específicas. Un cliente puede ser vegetariano y tener alergia a los frutos secos.

Ahora es el momento de crear los tickets. Si creó alguna zona específica anteriormente, deberá crear tickets para cada una de ellas seleccionando "Crear nuevo ticket". A continuación, deberá especificar:

• Nombre del boleto
• Fecha de finalización personalizada, por ejemplo, entradas anticipadas.
• Cantidad (cantidad total disponible)
• Número máximo de entradas por pedido
• Descripción (información más detallada en su entrada para el evento).

Esto resultará especialmente útil al establecer diferentes precios cuando la función esté disponible. Mientras tanto, experimenta con las configuraciones.

Una vez que haya introducido todos los datos relevantes, pulse 'Guardar'.

Autenticación de dos factores

El siguiente paso es configurar la autenticación de dos factores. Gestionar los datos de los clientes conlleva una gran responsabilidad, sobre todo al organizar eventos multitudinarios con miles, o incluso decenas de miles, de asistentes. Sin duda, es conveniente reforzar la seguridad de tu cuenta.

¡Configurarlo es rápido y sencillo! Necesitarás descargar una aplicación de autenticación como:

• Autenticador de Google ( iOS o Android )
• Autenticador de Microsoft
• Autenticador de 1Password

Por cierto, son totalmente gratuitas, así que no dudes en descargarlas y probarlas antes de decidirte por tu favorita.

Una vez que hayas descargado la aplicación, simplemente escanea el código QR. Deberás introducir este código en Eventplanner, junto con tu contraseña.

A continuación, deberás introducir tu número de teléfono móvil para configurar la verificación por SMS y pulsar «Enviar código». Esta es una medida de seguridad adicional en caso de que no puedas acceder a la aplicación. Se enviará un código a tu teléfono que deberás introducir en el campo correspondiente.

Haz clic en 'Verificar' para activar la autenticación de dos factores.

Si también otorgas acceso a Ticketing a otros usuarios, deberás habilitar la autenticación de dos factores para ellos en tu cuenta.

Publicación de tu evento

A continuación, procedemos a publicar el evento. Seleccione «Activo». Tenga en cuenta que no podrá modificar ciertas configuraciones después de publicar el evento (como cambiar el tipo de RSVP a Entradas).

En la siguiente sección (Configuración para compartir), puede elegir entre:

• Evento público: cualquier persona puede acceder.
• Evento privado: cualquier persona con un enlace seguro específico puede acceder.
• Evento privado: solo las personas con la contraseña pueden acceder.

Al seleccionar la opción 2 o 3, se generará un enlace para tu evento. Si sigues ese enlace, accederás a la página de pago, donde verás los tipos de entradas que has creado. Si sigues el proceso como cliente, verás que se aplican las reglas predefinidas, como el número máximo de entradas por cliente, la información requerida y cualquier pregunta adicional que estés formulando.

El usuario puede decidir si desea crear una cuenta en eventplanner.net. La decisión es completamente suya. Tras hacer clic en «Comprar entradas», accederá a una página de confirmación del pedido.

Gestionar sus tickets

Si volvemos a nuestra página de Entradas, verás una lista de invitados actualizada. En la columna de la derecha, verás algunas acciones, indicadas con puntos suspensivos (...). Al hacer clic en ellas, se mostrarán algunas opciones:

• Ver y editar los detalles de los huéspedes
• Reenviar confirmación
• Descargar boleto

Puedes cambiar el nombre, por ejemplo, si un usuario ha introducido una dirección de correo electrónico o un nombre incorrectos. También puedes seleccionar «Reenviar confirmación» si, por ejemplo, el usuario no ha recibido un correo electrónico de confirmación.

¡Importante! Le recomendamos que revise su carpeta de correo no deseado. En ocasiones, un cliente de correo electrónico demasiado estricto puede impedir que nuestros correos lleguen a los clientes. Si el problema persiste, puede descargar manualmente el ticket y enviarlo como cualquier otro correo electrónico.

Puedes imprimir tus entradas fácilmente o guardarlas en tu teléfono. Nuestra práctica app para organizar eventos incluye un escáner de entradas integrado. La app está disponible gratis en las tiendas de aplicaciones de Android e iPhone. Si pulsas en la parte inferior del escáner, podrás seleccionar tu evento.

Escanear entradas es muy fácil. Solo necesitas escanear la entrada con tu cámara, y puedes hacerlo con varios dispositivos a la vez. Si tienes un evento grande, asegúrate de crear varios usuarios con anticipación y darles acceso para que varias personas puedan escanear simultáneamente.

• La pantalla se vuelve verde cuando el escaneo se realiza correctamente.
• La pantalla se vuelve amarilla si se ha escaneado un billete dos veces.
• La pantalla se pone roja si el billete no es válido.

Normalmente, necesitas acceso a internet para procesar todos los boletos escaneados y sincronizarlos con nuestro servidor. Sin embargo, la aplicación es inteligente y entra en modo sin conexión si se pierde la conexión durante tu evento. Aun así, puedes escanear boletos en modo sin conexión. Cuando recuperes la conexión a internet, todo se sincronizará automáticamente.

• ¡Importante! En modo sin conexión, si dos visitantes entran con la misma entrada por diferentes puntos de control en la entrada de tu evento, podrían entrar con la misma entrada incluso si no hay conexión a internet, ya que no será posible sincronizar los dispositivos. Es más importante que puedas seguir escaneando las entradas que hacer esperar a tus invitados a que se restablezca la conexión a internet. La aplicación te indicará cuándo está en modo sin conexión y podrás elegir si deseas usarlo o no.
• ¡Importante! Para garantizar una experiencia fluida con el modo sin conexión, sincronice todos sus dispositivos con los datos de las entradas más recientes antes de que comience el evento. Si tiene dudas sobre la conexión a internet en el lugar del evento, realice esta sincronización antes de llegar. Puede realizar una última sincronización justo antes de la apertura de puertas. Después del evento, recuerde sincronizar todos sus dispositivos nuevamente para asegurarse de que los datos estén actualizados. Los datos de las entradas se sincronizan automáticamente al abrir la aplicación y acceder al lector de entradas del evento. Este es también un buen momento para verificar que todo el personal encargado del escaneo de entradas tenga los permisos de acceso correctos y utilice la última versión de la aplicación eventplanner.net.
• ¡Atención! Por motivos de seguridad, todos los datos de las entradas se eliminarán automáticamente de tu dispositivo móvil si abres la aplicación más de 7 días después del evento. Recomendamos abrir la aplicación después de este plazo para garantizar la seguridad de tus datos. Importante: Si has trabajado sin conexión durante el registro, asegúrate de sincronizar tu dispositivo con nuestros servidores antes de que transcurran los 7 días. De lo contrario, los escaneos no sincronizados no se subirán y se eliminarán permanentemente junto con los datos locales.

Y así es, en resumen, como funcionan las entradas gratuitas (y así funcionarán las entradas de pago cuando lancemos esta función).

Confirmar asistencia

Antes de terminar, explicaremos brevemente cómo funcionan las confirmaciones de asistencia. Vuelve a la página de Entradas seleccionándola en el panel izquierdo. Deberás crear un nuevo evento, ya que no podrás cambiar el tipo de evento una vez que se haya publicado una entrada.

Digamos, por ejemplo, que estamos organizando una boda, un evento para el que normalmente se utiliza una lista de confirmación de asistencia.

Complete las siguientes etapas como se describe anteriormente para completar las secciones, Información del organizador, Evento y Secciones.

Luego, en Ticketing, debemos configurarlo como RSVP y seleccionar "no" en "Usar entradas". Las siguientes configuraciones se completan exactamente de la misma manera que se describió anteriormente. Debe completar lo siguiente:

• enviar invitaciones automáticamente
• Finaliza el plazo de inscripción.
• número máximo de invitados
• todos los asistentes
• solicitar consentimiento para el correo electrónico
• preguntas adicionales

Si aún no has configurado la autenticación de dos factores, vuelve a la sección de este artículo titulada "Autenticación de dos factores".

En la sección Publicar, activa el evento. A diferencia de la venta de entradas gratuitas, no hay ningún enlace para compartir con los asistentes. A continuación, haz clic en «Guardar». Después, haz clic en «Añadir invitados». A modo de prueba, añádete como invitado introduciendo tu nombre y dirección de correo electrónico, y asígnate tres entradas. Después, haz clic en «Añadir invitado» y repite el proceso para todos tus invitados.

Cuando vuelvas a la vista general de la lista de invitados, verás inmediatamente que hay tres entradas asignadas a tu nombre, pero que aún no has respondido (consulta el estado).

Después de completar tu lista de invitados, puedes hacer clic en "Enviar invitaciones" (si no seleccionaste previamente "enviar automáticamente"). Puedes elegir a quién enviar las invitaciones:

• Cualquier persona que no haya recibido la invitación
• Todos los que no hayan respondido a la invitación

Tus invitados recibirán un correo electrónico con un enlace a la página de confirmación de asistencia. Allí deberán indicar si asistirán o no a tu invitación. A continuación, podrán introducir la información de los titulares de las entradas de todos los que asistirán con ellos.

La información del titular principal de la entrada ya viene precargada, pero si se le han asignado varias entradas, puede añadir los datos de quienes le acompañen. Una vez que haya completado la información, sus invitados solo tendrán que marcar todas las casillas correspondientes.

• Estoy de acuerdo con la Política de Privacidad de eventplanner.net.
• Acepto las Condiciones de uso y las Condiciones de venta, y declaro haber leído la Política de privacidad.
• Quiero dar mi consentimiento al organizador de este evento para que me envíe actualizaciones y promociones sobre este y otros eventos.
• Quiero crear una cuenta en eventplanner.net para comprar entradas más rápido y organizar eventos por mi cuenta.

Una vez marcadas todas las casillas correspondientes, haga clic en "Confirmar" ¡y listo! El evento queda confirmado.

Si vuelves a tu lista de invitados, verás que se ha actualizado con las entradas confirmadas. Puedes hacer clic en los nombres de los titulares de las entradas principales para ver quiénes han confirmado su asistencia en su grupo. Si es necesario, puedes editar los datos y reenviar la confirmación del evento, igual que con las entradas normales.

Como ya mencionamos, la venta de entradas de pago estará disponible próximamente. ¡Manténganse al tanto y gracias por leer!