En esta sección, hablaremos de las hojas de llamadas. Estas hojas son fundamentales para organizar un evento, especialmente el día del evento y los días previos. Con las hojas de llamadas, puedes gestionar fácilmente todos los puntos de acción de tu gran evento con solo unos clics, asignar responsables fácilmente y compartirlas con todo el equipo.

En resumen, una hoja de producción es una herramienta útil para añadir todas las tareas que deben completarse antes, durante y después de un evento.

Empieza con tu hoja de rodaje.

Antes de empezar, volvamos al panel de control de nuestro software de eventos. En el panel izquierdo, seleccione «Hojas de convocatoria». Allí verá un ejemplo que muestra cómo quedará después de introducir toda la información relevante.

• ¡Consejo importante! Antes de añadir una hoja de rodaje, asegúrate de añadirla al evento correcto. Si necesitas cambiarlo, haz clic en la flecha desplegable junto al nombre del evento en la parte superior y selecciona la opción correcta.

Para empezar, puede (a) editar la entrada de ejemplo o (b) hacer clic en «Añadir entrada». A continuación, deberá introducir los siguientes datos, algunos de los cuales son autoexplicativos:

• Fechas de inicio y finalización
• Horas de inicio y finalización
• En qué consiste la tarea
• Dónde se realiza la tarea
• ¿Quién participa en la tarea?
• Anote cualquier otra información importante.

Ahora, imaginemos que un evento tendrá lugar el 20 de febrero, el 19 de febrero, de 10:00 a 11:00. Una vez que hayas introducido las fechas y horas, completa la información necesaria en «¿Qué?»; por ejemplo, «Decorar el lugar». A continuación, pasa a «¿Dónde?» e incluye los detalles del lugar del evento. Completa la sección «¿Quién?» con la información de quién realizará la tarea (es posible asignar varias personas a una misma tarea). También puedes añadir una nota, por ejemplo, «No olvides las luces de fiesta».

• ¡Consejo importante! Si empiezas a escribir un nombre que aún no está en el sistema, aparecerá una sugerencia que dice "Añadir contacto". Al hacer clic en ella, se abrirá una nueva ventana que te permitirá añadir al personal correspondiente en el evento adecuado.

Una vez que haya ingresado toda la información, haga clic en 'Agregar entrada' para ver si se ha agregado la nueva entrada.

Para eliminar la entrada de ejemplo, selecciónela, desplácese hacia abajo hasta el final de la información y haga clic en "Eliminar".

Agregar una sección

Si estás creando una hoja de llamadas extensa, puede ser útil dividirla en secciones. Para ello, haz clic en «Añadir sección». Luego, simplemente nombra cada sección según cómo clasifiques las tareas pendientes. Por ejemplo, puedes crear una sección para antes, durante y después de un evento.

La próxima vez que añadas una entrada, verás una sección titulada «Añadir a la sección». Selecciona la casilla de la sección a la que deseas añadir la entrada y, a continuación, haz clic en «Añadir entrada». Puedes cambiar la sección a la que pertenece una entrada haciendo clic sobre ella y seleccionando la casilla correspondiente.

• Nota: las secciones y las entradas están ordenadas según sus fechas de inicio.

Otras características

Hay otras características que merece la pena mencionar.

• Al igual que con las listas de verificación, es posible filtrar las entradas por responsable. Para obtener más información, consulte la sección de filtrado de esta guía.
• También es posible establecer reglas para tu equipo de modo que cada persona solo pueda ver sus propias entradas en la hoja de llamadas. Para más detalles, consulta la sección «Agregar y asignar un contacto» de esta guía.
• También puedes imprimir la hoja de rodaje para tenerla a mano. Simplemente haz clic en «Imprimir» y se mostrará una versión imprimible de tu hoja de rodaje. Pulsa «Ctrl+P» y la hoja de rodaje comenzará a imprimirse.

• ¡Importante! Si se aplica algún filtro al imprimir, la impresión contendrá solo lo que sea visible según el filtro que haya configurado.

Al igual que con todas las demás herramientas de nuestra suite eventplanner.net, puedes acceder a tus hojas de rodaje desde la aplicación, lo que significa que puedes supervisarlas mientras te desplazas.

Pero recuerda, siempre existe la posibilidad de que no tengas conexión a internet durante el evento. Por eso, siempre recomendamos imprimir la hoja de rodaje o cualquier otra información que necesites. Así, te asegurarás de tener acceso a ella en todo momento.

Siguiente parada: ¡Presupuestos!