Hoy en día, los organizadores tienen acceso a múltiples soluciones digitales que facilitan la logística y la gestión de eventos, optimizando así los resultados. Existe una amplia gama de software y aplicaciones para la gestión de eventos, diseñadas para satisfacer las necesidades de cada profesional. El uso de la tecnología para eventos se está convirtiendo gradualmente en garantía de éxito y un retorno de la inversión positivo.
Las empresas de tecnología para eventos están mejorando en la provisión de las herramientas necesarias para que los directores de marketing y los organizadores generen interacción tanto presencial como online. Además, el acceso a soluciones valiosas ayuda a los profesionales de eventos a crear experiencias personalizadas para diferentes públicos, a la vez que gestionan con éxito las posibles diferencias generacionales entre los asistentes. Es solo cuestión de tiempo que todos los organizadores adopten plenamente estas soluciones digitales para resolver sus desafíos logísticos y de marketing.
Sin embargo, hasta que esto suceda, es importante destacar la discrepancia entre el avance imparable de la tecnología para eventos y la falta de conocimientos que los organizadores necesitan para tomar decisiones bien fundamentadas.
Como señala Corbin Ball, experto en tecnología para reuniones, "Uno de los retos para los organizadores de eventos es cómo filtrar la avalancha de información que reciben para poder tomar las decisiones correctas". A menudo, los organizadores no comprenden el verdadero potencial de la tecnología para eventos y terminan usándola para fines equivocados.
Este problema les impide aprovechar el verdadero valor de las plataformas digitales de planificación y marketing, lo que genera frustración y desconfianza. Para evitarlo, aquí les presentamos una lista de las razones erróneas que los profesionales deben evitar al incorporar la tecnología de eventos en la planificación:
Razón equivocada n.° 1. Buscar soluciones básicas.
No hay nada de malo en querer automatizar procedimientos logísticos repetitivos y tediosos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la tecnología para eventos puede hacer mucho más... Si utilizaras plataformas o aplicaciones de software para eventos únicamente con fines de digitalización, no aprovecharías todo el potencial de estas herramientas.
Como ves, incluso la tecnología para eventos más básica puede automatizar la logística. Lo importante es tener en cuenta que, antes de elegir una solución digital para tus eventos, debes definir una visión estratégica sobre qué quieres mejorar y ampliar significativamente.
Por ejemplo, puedes buscar una solución que, además de cubrir la logística, ofrezca automatización completa del marketing y la experiencia del asistente, plataformas B2B fáciles de usar o funciones para generar facturas. Da un paso más, analiza qué necesitas realmente (además de una herramienta que te ayude a actualizar automáticamente las hojas de cálculo de los asistentes) y opta por algo que realmente impulse la eficiencia de tu equipo.
Razón equivocada n.° 2. Querer estar al día con las tendencias de la industria.
Esta siempre será una mala idea. Las tendencias van y vienen, pero seguirás teniendo los mismos problemas de planificación y marketing de eventos. El problema es que no comprarás una plataforma o aplicación de gestión de eventos para resolver tus problemas concretos y maximizar el retorno de la inversión de tu evento. En cambio, lo harás simplemente porque los demás lo hacen. Como resultado, no tendrás una visión clara de cómo estas herramientas digitales pueden mejorar realmente tu flujo de trabajo.
Razón errónea n.° 3. Creer que esto atraerá a más asistentes a su evento.
A la gente no le importa si puede acceder al programa del evento desde una aplicación en lugar de un folleto impreso. Eso no influirá en su decisión de registrarse. Si quieres atraer a más gente a tu evento, utiliza estrategias de marketing efectivas. Por supuesto, la tecnología para eventos puede ayudarte con diversas técnicas de promoción; sin embargo, debes comprender que una plataforma o aplicación de gestión de eventos, por sí sola, no garantiza una mayor asistencia.
Razón equivocada n.° 4. Convertirse en un profesional "mejor"
Aclaremos esto: usar tecnología para eventos no garantiza automáticamente el éxito como organizador. Sin duda, puede mejorar tus habilidades, pero no es un requisito indispensable. Hay muchos organizadores de eventos incompetentes que utilizan la tecnología más avanzada, y, por otro lado, existen profesionales increíbles que pueden planificar y organizar eventos fantásticos con recursos digitales básicos.
Razón equivocada n.° 5. Intentar "perturbar" la experiencia de los asistentes.
No es ningún secreto que las aplicaciones y plataformas móviles para eventos prometen una mayor participación de los asistentes y/o una mejor interacción entre los invitados y el evento en sí. Además, la tecnología para eventos ha introducido la gamificación, una función que se puede utilizar para enriquecer su experiencia.
No hay nada de malo en ello, pero si tu única razón para comprar una aplicación o plataforma para eventos es gamificar tu evento, no te molestes. La gamificación no es solo una moda pasajera. Al contrario, es un concepto complejo que pocos organizadores comprenden. Antes de decidir gamificar tu evento, debes tener claro qué esperas de él y cómo quieres influir en el comportamiento de los asistentes.
Llamada a la acción
Antes de decidir qué plataforma o aplicación de gestión de eventos adoptar, anota los conceptos de planificación y marketing de eventos que deseas mejorar. Pregúntate cuáles son tus necesidades y cómo la tecnología para eventos puede ayudarte a aportar un gran valor a tus asistentes (y miembros del equipo). Analiza cuidadosamente tus motivaciones, diseña una visión estratégica del flujo de trabajo de planificación futuro y, a continuación, comienza a buscar una herramienta digital que se adapte a tus necesidades.
