Software de gestión de eventos

Por qué el software de eventos es una buena idea para su evento

El software de eventos en sus eventos tiene muchas ventajas. Como organizador de eventos, sabes que organizar un evento implica mucho trabajo. A veces ni siquiera puedes ver el bosque por los árboles. Afortunadamente, el software de planificación de eventos puede ayudarlo con la planificación y coordinación de su evento o fiesta fuera de línea, híbrido y en línea. Con el software de planificación de eventos, puede automatizar muchos aspectos de la planificación de su evento: marketing, registro, gestión de asistentes, asignación de tareas, insignias, gestión de presupuesto, horarios, escenarios y la gestión de su ubicación.

El software de eventos conecta todas las partes de la comunicación de eventos. De esta forma, usted y su equipo ya no tendrán que trabajar con diferentes sistemas, ahorrándoles tiempo y cometiendo menos errores. Toda la información está siempre actualizada porque cada ajuste que realice se actualiza inmediatamente en todos los documentos e informes. De esta manera usted y su equipo siempre trabajan con la información más actualizada.

Software de eventos sorprendentemente versátil

El software de eventos no solo hace su vida más fácil y aumenta el ROI de su evento. Las herramientas de gestión de eventos también ofrecen varios beneficios a sus invitados y visitantes. Las funciones de autoservicio como los registros en línea, la comunicación push y los módulos de pago también son opciones agradables y eficientes que ofrece este software.

En términos de funcionalidades, el software de eventos puede variar mucho. A menudo, las siguientes funciones están presentes:

1/ Con el software de eventos agilizas tu comunicación . Te comunicas con tus proveedores de forma sencilla y rápida, y además facilitas tu comunicación interna, colaboración y gestión de proyectos dentro de tu equipo organizativo.

2/ El software de gestión de eventos te convierte a ti y a tu equipo en maestros de la planificación. Usted gestiona toda la planificación de su evento, de principio a fin. Cree escenarios, programe empleados (flexibles), ... lo hace todo en un solo lugar y mantiene una visión general completa.

3/ En tu software de planificación de eventos también puedes trabajar con tus cifras: haces cotizaciones y administras tus presupuestos . Proveedores, ubicación, entretenimiento, catering, tecnología, marketing, gastos e ingresos, se beneficia enormemente de la imagen clara (financiera) de su software.

4/ Con la ayuda del software de eventos, puede crear un sitio web de eventos receptivo con la apariencia de su marca. El sitio web del evento es el eje central de toda su comunicación. En todos tus medios de comunicación haces referencia a tu dominio donde tus visitantes pueden consultar información sobre tu evento.

5/ Desde las plataformas de correo integradas del software de eventos, puede enviar fácilmente invitaciones a sus invitados potenciales, desde una reserva de fecha hasta la confirmación final. Usted determina su(s) grupo(s) objetivo y es posible enviar las campañas de correo electrónico completamente al estilo de su propia casa. A menudo se proporcionan amplias opciones de informes en el software de eventos, de modo que, como planificador de eventos, sepa exactamente lo que ofrecen sus campañas.

6/ Con este software también administra su registro de visitantes en una plataforma fácil de usar. Sus invitados se registran a través de herramientas de registro, como un formulario de registro adaptado a sus necesidades y, a través de este registro de eventos, sigue todos los datos y cifras sin problemas en su back office.

7/ ¿También desea automatizar su proceso de facturación y pago a través de un software de eventos? que puede! Con la venta de entradas para eventos fijas tu precio de entrada como quieras, con o sin descuentos, en diferentes partes si es necesario. Después del pago, sus invitados recibirán automáticamente un correo electrónico de confirmación y su (e) boleto.

8/ El software también simplifica el control de acceso a su evento. Con una herramienta de escaneo, puede leer los códigos de barras en los (e)tickets o credenciales de sus visitantes. Sabrás en todo momento cuál de tus invitados está presente y quién no.

9/ ¿Quiere aumentar el impacto de su evento con un software de eventos? Esto es posible con una aplicación de eventos . Con esta aplicación móvil en un teléfono inteligente o tableta, sus visitantes tienen toda la información general y personal en su bolsillo (boleto electrónico, programa, mapa, etc.). Muestre a sus invitados el camino, involúcrelos en su comunidad y siempre podrá llegar a ellos. Práctico, ¿verdad?

10/ Cierra las puertas. ¿Tu trabajo está hecho? Todavía no. Como profesional de eventos, conoce la importancia de mantenerse en contacto y construir una relación con sus invitados . Usted alimenta a su comunidad con fotos de eventos, grabaciones de video de sus sesiones y presentaciones en el sitio web del evento. También puede enviar fácilmente a sus invitados un correo electrónico de agradecimiento por su presencia con este software.

11/ Muy importante: evalúa tu evento . Mide el éxito solicitando comentarios a través de preguntas abiertas o cerradas o una escala de calificación. Esa retroalimentación es invaluable para sus próximos eventos. Al solicitar comentarios, todo está integrado gracias al software profesional de planificación de eventos.

Las extensiones de software son posibles

Además, el software para eventos a menudo contiene una API abierta, por lo que estos programas pueden comunicarse fácilmente con otras aplicaciones de software, como un CRM y/o un paquete de contabilidad. De esta manera, puede extender fácilmente las funcionalidades de su software de planificación de eventos a otros dominios de su planificación de eventos.

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