La mayoría de los planificadores de eventos no son contratados para ello. Se convierten en planificadores por accidente, el día que alguien se acerca a su escritorio y les dice: "Se te da bien este tipo de cosas, ¿podrías encargarte del día del cliente?" O de la jornada de equipo fuera de la oficina. O de la fiesta de Navidad, el lanzamiento de un producto o el 20.º aniversario.
La persona que estaba en ese escritorio no era planificadora de eventos. Era responsable de oficina, especialista en marketing, asistente ejecutiva o responsable de ventas con una tarde libre. Y ahora tiene que organizar un evento, además del trabajo para el que realmente la contrataron. Si esa persona eres tú, este artículo es para ti. Una encuesta reciente en Australia y Nueva Zelanda reveló que el 87 % de los organizadores planificaban eventos además de desempeñar sus funciones principales. No hay razón para creer que la situación sea distinta en Europa y Estados Unidos. La mayoría de los eventos del mundo los organizan personas que nunca se describirían como 'planificadores de eventos' en LinkedIn.
Eso no es un problema en sí mismo. Los planificadores a tiempo parcial organizan buenos eventos todas las semanas. El problema es que nadie les ha dicho qué partes del trabajo entrañan riesgos. Los planificadores a tiempo completo no tienen más talento, tienen experiencia, y esa experiencia se ha convertido en hábitos. Cinco de esos hábitos hacen casi todo el trabajo. Ninguno requiere experiencia. Todos requieren ponerlos en práctica con antelación.
Primer hábito: planifica hacia atrás desde la fecha, no hacia delante desde hoy
Quien organiza un evento por accidente abre un documento y empieza a hacer una lista de tareas. Reservar el espacio, enviar invitaciones, organizar el catering, pedir las acreditaciones con nombres. Parece productivo, pero es el primer error, porque una lista de tareas no tiene noción del tiempo. Todo parece igual de urgente, lo que significa que nada lo es.
Los profesionales hacen lo contrario. Empiezan por la fecha del evento y retroceden, preguntándose en cada paso: ¿qué debe estar listo para esta fecha para que pueda hacerse lo siguiente? El servicio de catering necesita tener el número definitivo de asistentes 10 días antes. Para tener ese número, hay que cerrar las inscripciones. Para cerrar las inscripciones, hay que haber enviado la invitación seis semanas antes. Para enviar la invitación, se necesita un espacio, una fecha y un programa, lo que significa que el espacio se reservó antes de que existiera cualquier otra cosa.
Cuando lo escribes así, tu evento deja de ser una lista. Es una cadena, y toda cadena tiene una ruta crítica: la breve secuencia de fechas de la que depende todo lo demás. Normalmente solo hay cinco o seis. Confirmar el espacio. Enviar las invitaciones. Cerrar las inscripciones. Comunicar las cifras definitivas a los proveedores. Fecha límite para la impresión y la señalización. Día del montaje. Si incumples cualquiera de esas fechas, todo el evento se retrasa. Si incumples cualquier otra, puedes recuperarte.
Anota esas cinco o seis fechas en un calendario con recordatorios esta semana. Si prefieres una estructura con responsables y plazos para las tareas, diseñada específicamente para la organización de eventos, una herramienta de gestión de proyectos para eventos puede ayudarte. Lo importante no es la herramienta. Lo importante es que hoy sepas qué fechas no puedes cambiar.
Segundo hábito: una persona responsable por cada decisión
La frase más habitual en un proyecto de evento que va mal es "todavía tenemos que decidir lo del catering". La palabra que causa el problema es tenemos. Si un grupo es responsable de una decisión, en realidad nadie lo es, y esta se va aplazando hasta que choca con un plazo. Entonces alguien la toma mal y con prisas.
Los profesionales asignan cada decisión pendiente a una persona concreta y fijan una fecha límite para tomarla. No a la persona que hará el trabajo, sino a quien puede dar el visto bueno. En muchos eventos corporativos, son personas distintas, y es en ese intervalo donde se pierden semanas. Puede que tu director ejecutivo quiera aprobar al ponente principal. Perfecto. Entonces, junto a esa decisión, anota el nombre del director ejecutivo y la fecha, y hazle seguimiento como harías con cualquier proveedor.
Lleva un registro breve de decisiones: la decisión, la persona responsable, el plazo y, una vez tomada, qué se decidió y cuándo. Mantenerlo al día lleva cinco minutos a la semana. Te ahorra la conversación que puede surgir tres semanas antes del evento, cuando alguien de la dirección dice: "Yo nunca aprobé eso", y no tienes forma de demostrar lo contrario.
Tercer hábito: trata cada cifra como si pudiera cambiar
El número de asistentes es la cifra más importante de tu evento, y está mal desde el momento en que la anotas. Está mal el día que reservas el espacio, porque todavía no has enviado la invitación. Está mal cerrar las inscripciones la semana anterior, porque hay gente que se inscribe y no asiste. Está mal la mañana del evento, porque algunas personas que dijeron que no vendrían se presentarán de todas formas.
Los planificadores con experiencia nunca manejan una sola cifra. Manejan tres: invitados, inscritos y asistentes previstos. La última es la única que importa a la empresa de catering, al espacio y a tu presupuesto, y siempre es inferior a la segunda. Según el tipo de evento, si la asistencia es gratuita o de pago y con cuánta antelación se inscribe la gente, en los eventos corporativos gratuitos la tasa de inasistencia puede superar con creces la cuarta parte de las inscripciones. Quien haya organizado un seminario gratuito con desayuno conoce esa sensación de tener cincuenta acreditaciones con nombre y solo treinta y dos personas.
Así que ten en cuenta esa diferencia en el plan. Pide catering para los asistentes previstos, no para los inscritos. Confirma con el espacio cuál es su plazo para recibir las cifras definitivas y cuánto cuesta aumentar o reducir la cantidad después de esa fecha. Envía un recordatorio dos días antes para pedir a la gente que confirme o cancele su asistencia, y deja claro que no pasa nada si cancelan, prefieres saberlo. Después, haz algo que la mayoría de los planificadores a tiempo parcial nunca hace: anota las cifras de inscritos y asistentes reales. Después de dos o tres eventos, conocerás tu propia tasa de inasistencia y será más precisa que cualquier promedio del sector.
Si gestionas las inscripciones en una hoja de cálculo, te servirá durante un tiempo. Cuando deje de funcionar, normalmente hacia la segunda ronda de "¿dijo que venía o no?", el software de registro con control de acceso en la entrada, como Entradas de eventplanner.net, te proporciona automáticamente las tres cifras. Pero, de nuevo, lo importante es el hábito, no el software.
Cuarto hábito: el día del evento es un trabajo distinto, así que prepara el programa operativo
Todo lo que ocurre hasta la mañana del evento es gestión de proyectos. El propio día es de operaciones y se rige por un documento distinto. Los planificadores lo llaman programa operativo o hoja de ruta, y es lo que más claramente distingue a quienes ya lo han hecho de quienes no.
Un programa operativo describe el evento minuto a minuto, desde la primera entrega hasta que se marcha la última persona. Cada línea indica la hora, qué sucede, quién es responsable y dónde se encuentra. El proveedor de audiovisuales llega a las 07:30, no "por la mañana". Tú informas al director ejecutivo en la sala de descanso a las 08:40, no "antes de empezar". El espacio repone el café a las 10:15, algo que alguien ha confirmado realmente con el espacio.
También incluye una columna que la mayoría de quienes organizan su primer evento omite: los números de teléfono. De todos los proveedores, todos los ponentes, el responsable del espacio de guardia y la persona que tiene la llave del almacén. El día del evento no tendrás tiempo de buscar nada. El programa operativo se envía con dos días de antelación a todas las personas que tienen una función, y se imprime, porque a las 07:30 en una zona de carga el wifi no será tu aliado.
Redactarlo te obliga a plantearte preguntas que aún no te habías hecho. ¿Quién recibirá al ponente en la recepción? ¿Qué se hará con los abrigos? ¿Quién ha decidido si las puertas se abren a las 08:30 o a las 08:45, y se lo han comunicado al espacio? La mitad del valor de un programa operativo está en las lagunas que detectas al redactarlo. Si no, te habrían encontrado a ti tres semanas antes.
Una hoja de cálculo sirve perfectamente. Si quieres una plantilla que ya tenga las columnas adecuadas y permita que cada persona vea solo sus propias líneas, el software Plan de acción está diseñado exactamente para eso.
Quinto hábito: incluye una partida para imprevistos y decide quién puede gastarla
Pregúntale a alguien que organiza un evento por accidente cuál es el presupuesto, y te dará una cifra. Pregúntale qué incluye, y la respuesta suele terminar con "...y creo que eso es todo". Nunca lo es. Está el técnico audiovisual adicional que exige el espacio. Los requisitos alimentarios que llegaron después de confirmar el catering. La señalización que hubo que volver a imprimir porque alguien cambió el título del programa. El aparcamiento. Siempre hay algún gasto de aparcamiento.
Los profesionales presupuestan lo que aún desconocen. Reservan alrededor de un 10 % para imprevistos en un evento corporativo sencillo, y más para cualquier evento al aire libre, con un programa complejo o que no hayan organizado antes. No es inflar el presupuesto. Es admitir honestamente que aún no lo sabes todo, en el momento en que hacerlo cuesta menos.
La segunda parte de este hábito es tan importante como la primera: decide de antemano quién puede gastar el dinero reservado para imprevistos y hasta qué cantidad, sin tener que pedir permiso. El día del evento, la empresa de catering te dirá que el horno del espacio no funciona y que puede traer un equipo móvil por unos cientos de euros. Debes poder decir que sí en treinta segundos. Si la respuesta es "tendré que consultarlo con el departamento financiero", tienes un problema que ninguna planificación puede resolver.
Mantén el presupuesto como un documento vivo, con cada partida marcada como estimada, presupuestada o facturada, para poder ver en cualquier momento cuánto sigue sin estar claro. Una hoja de cálculo sirve para esto. Si organizas varios eventos al año o varias versiones del mismo presupuesto a medida que cambia el programa, el software Presupuestos mantiene las versiones sincronizadas, para que la cifra que le muestres a tu responsable sea la que realmente corresponde.
El hábito posterior al evento
Hay un sexto hábito, y es el que convierte a un planificador a tiempo parcial en uno bueno. En las 48 horas siguientes al evento, mientras aún lo tienes fresco y antes de enviar los correos de agradecimiento, siéntate durante veinte minutos y escribe tres listas: qué salió bien, qué salió mal y qué harías de otra manera. Incluye las cifras: invitados, inscritos, asistentes y presupuesto previsto frente al gasto real.
Nadie te pedirá este documento. Nadie de tu empresa lo leerá. Pero dentro de once meses, cuando alguien se acerque otra vez a tu escritorio y te diga "el año pasado salió muy bien, ¿podrías...", lo abrirás y serás la persona de la sala que ya sabe cuánto costó realmente el catering y cuánta gente asistió de verdad a un seminario gratuito con desayuno. Eso es la experiencia. Son solo notas bien guardadas.
La versión de una página
Cinco o seis fechas críticas en un calendario, esta semana. Una persona responsable y un plazo para cada decisión pendiente, anotados en un registro. Tres cifras de asistencia, y catering pedido para la más baja. Un programa operativo con horas, nombres, lugares y números de teléfono, impreso y enviado con dos días de antelación. Una partida para imprevistos de alrededor del diez por ciento y una respuesta por escrito a la pregunta de quién puede gastarla. Y veinte minutos con un cuaderno, dos días después.
Nada de esto requiere habilidad. Todo requiere hacerlo antes de la semana en que, de repente, lo necesites. Quienes se dedican profesionalmente a organizar eventos no están más tranquilos que tú el día del evento. Simplemente adelantaron la mayor parte del estrés un mes, cuando cuesta menos.
Y reconoce cuándo no te corresponde organizar el evento
Un último hábito, y es el que requiere más seguridad: saber cuándo parar. Los cinco hábitos anteriores te ayudarán a organizar una jornada para clientes de sesenta personas o una jornada de equipo fuera de la oficina en un hotel. No bastarán para organizar el lanzamiento de un producto para 400 invitados, con retransmisión en directo, un presentador famoso y un director ejecutivo cuyo nombre aparece en la nota de prensa. En algún momento, organizar un evento deja de ser una tarea que alguien te ha asignado y se convierte en un trabajo para el que otras personas se pasan años preparándose.
La pregunta que debes hacerte es sencilla. Si algo sale mal, ¿cuál es el coste, en dinero, en reputación y en la próxima conversación con ese cliente? Si la respuesta te incomoda, ese es el momento de contratar a una agencia profesional de eventos. No porque no puedas hacerlo, sino porque los honorarios de una agencia son una cifra conocida, mientras que las consecuencias de que un evento salga mal no lo son. Seguirás siendo la persona responsable. Simplemente compartirás esa responsabilidad con alguien a tu lado que ya ha visto fallar un horno y tiene a mano el teléfono de quien puede traer un equipo móvil.
Eso no es un fracaso de quien organiza un evento por accidente. Es lo primero que aprenden los profesionales.
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