¡CONSEJO! - ¿Qué permisos necesito para organizar un evento?

Al organizar un evento, es posible que necesite solicitar uno o más permisos. A continuación, analizamos los permisos que encontrará con mayor frecuencia como organizador.

Los permisos varían mucho según la región, por lo que no entraremos en detalles aquí. Consulte con la ciudad o municipio donde se realizará su evento. En cualquier caso, es recomendable notificar a las autoridades locales sobre la organización de su evento. En algunos casos, esto es incluso obligatorio.

Permiso para el evento

¿Organizas un evento en un lugar público? En ese caso, es posible que necesites un permiso municipal. Para eventos pequeños, a veces basta con presentar una notificación. Si tu evento se realiza en el agua o cerca de ella, normalmente debes contactar con la provincia o la autoridad responsable del cuerpo de agua en cuestión.

El titular del permiso (generalmente el organizador del evento) es responsable del orden y la seguridad de los participantes y visitantes en el recinto. El permiso especifica las medidas que usted, como organizador, debe adoptar para garantizar el orden público, la salud y la seguridad (incluida la prevención de incendios) durante el evento, así como el procedimiento a seguir en caso de incidentes. Un plan de seguridad, un manual de operaciones o un análisis de riesgos pueden ser obligatorios.

Derechos de autor y remuneración justa

Si en tu evento hay música, aunque sea de fondo, debes pagar los derechos de autor a través de Sabam (Bélgica) o Buma (Países Bajos). Además de estos derechos, también se cobra una remuneración justa a los intérpretes y productores.

molestias por ruido

¿La música juega un papel importante en tu evento o tus invitados generan bastante ruido? En ese caso, verifica si se requiere un permiso por contaminación acústica. Este permiso se incluye dentro del permiso ambiental y limita el nivel máximo de decibelios. Especialmente cerca de zonas residenciales, se toman medidas estrictas por la noche y los domingos cuando se supera el límite de ruido. Por ello, algunos locales cuentan con un limitador de sonido.

En algunos casos, no es necesario solicitar un permiso ambiental. En los últimos años, la normativa sobre niveles de ruido se ha vuelto más estricta, por lo que se recomienda medir el volumen sonoro (esto es obligatorio para grandes eventos). Además, en eventos con un promedio de 95 decibelios durante quince minutos o 100 decibelios durante una hora, es obligatorio distribuir protección auditiva gratuita.

Montaje de carpas, escenarios, andamios y tribunas.

Para instalar una carpa, escenario, andamio o tribuna, debe solicitar permiso al municipio. Los bomberos inspeccionarán el lugar y la estructura y la declararán segura. Para solicitar el permiso, debe proporcionar detalles como el plano de la carpa, sus dimensiones, distribución, materiales, número de asistentes, etc. También debe indicar las salidas de emergencia y las rutas de evacuación en la solicitud.

Hora de cierre

Muchos recintos para eventos deben respetar un horario de cierre que, bajo ninguna circunstancia, debe excederse. En cualquier caso, los vecinos no deben verse molestados por el evento ni por el público después de las 22:00. Si desea modificar el horario de cierre habitual, solicite permiso por escrito a las autoridades locales.

Bebidas fuertes

Si desea ofrecer bebidas alcohólicas, necesita dos permisos: uno para grifos de cerveza y otro para servir licores. Por lo general, el lugar del evento cuenta con los permisos necesarios. Si no es así, o si usted mismo se encarga de la organización del evento, deberá solicitar los permisos al municipio.

Fuente de alimentación

Existen regulaciones estrictas en cuanto a la preparación de alimentos. Pregunte siempre si el servicio de catering y los operadores de camiones de comida cuentan con las acreditaciones y permisos necesarios.

Fuegos artificiales

Quienes utilicen fuegos artificiales (profesionales) necesitan un permiso del municipio o provincia. Puede solicitar a la empresa de pirotecnia que gestione la solicitud de permiso (permisos 153 y seguro) de forma urgente. Además, la empresa de fuegos artificiales debe contar con los permisos necesarios para poder utilizarlos.

mostrar original

Holandés

Wanneer je een evenement organiseert, zul je hiervoor mogelijk een of meerdere vergunningen moeten aanvragen. We bespreken de vergunningen waar je als organisator het meest mee te maken krijgt.

Vergunningen zijn sterk regiogebonden, daarom gaan we hier niet in op details. Informeer bij de stad of gemeente waar je evenement plaatsvindt. Het is sowieso een goed idee om de organisatie van je event aan de lokale overheid te melden. In sommige gevallen is dat zelfs verplicht.

Evenementenvergunning

Organiseer je een evenement op een publiek toegankelijke plaats? Dan heb je mogelijk een evenementenvergunning van de gemeente nodig. Voor kleine evenementen volstaat het soms gewoon melding te maken. Vindt je evenement plaats op of aan het water dan moet je meestal bij de provincie of het verantwoordelijke bestuur voor het betreffende water aankloppen.

De vergunninghouder (meestal de organisatie van het evenement) is verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid van de deelnemers en bezoekers op het evenemententerrein. In de vergunning staat welke maatregelen je als organisator moet nemen om de openbare orde, gezondheid en (brand)veiligheid tijdens het evenement te waarborgen en hoe incidenten moeten worden aangepakt. Een veiligheidsplan, draaiboek en/of risicoanalyse kan een verplicht onderdeel zijn van de procedure.

Auteursrechten en billijke vergoeding

Wanneer er muziek is op je evenement, ook al is het achtergrondmuziek, moet je auteursrechten betalen via Sabam (België) of Buma (Nederland). Naast de auteursrechten wordt er ook een billijke vergoeding voor uitvoerders en producenten geïnd.

Geluidsoverlast

Speelt muziek een belangrijke rol op je evenement of brengen je gasten de nodige decibels met zich mee? Ga dan na of een vergunning voor geluidsoverlast nodig is. Die valt onder de milieuvergunning en beperkt het maximaal aantal decibels. Zeker in de buurt van woningen wordt 's nachts en op zondag streng opgetreden wanneer de geluidsnorm overschreden wordt. Sommige locaties zijn daarom voorzien van een geluidsbegrenzer.

In sommige gevallen ben je niet verplicht om een milieuvergunning aan te vragen. De afgelopen jaren is de regelgeving rond geluidsnormen strenger geworden en doe je er goed aan om het geluidsvolume te meten (voor grote evenementen is dit verplicht). Evenementen met gemiddeld 95 decibel over een kwartier of 100 decibel over een uur, zijn bovendien verplicht om gratis oorbeschermers uit te delen.

Plaatsen van tenten, podia, stellingen en tribunes

Wanneer je een tent, podium, stelling of tribune plaatst, moet je toestemming vragen aan de gemeente. De brandweer zal de locatie en constructie moeten inspecteren en veilig verklaren. Om een vergunning aan te vragen, moet je zaken als een plattegrond van de tent, de afmetingen, indeling, materiaal, het aantal gasten ... doorgeven. Ook de nooduitgangen en evacuatieroutes duid je aan in het dossier.

Sluitingsuur

Veel evenementenlocaties moeten zich houden aan een sluitingstijd die zeker niet overschreden mag worden. De buurtbewoners mogen in ieder geval na 22 uur geen last ondervinden van het evenement en zijn publiek. Wil je afwijken van het standaard sluitingsuur? Vraag dan schriftelijk toestemming aan de lokale overheid.

Sterke dranken

Wanneer je alcoholische dranken wilt aanbieden heb je twee vergunningen nodig: een tapvergunning en een vergunning voor het schenken van sterke drank. Meestal beschikt de eventlocatie zelf over de nodige vergunningen. Is dit niet het geval of richt je zelf een locatie in, vraag dan de vergunningen aan bij de gemeente.

Voeding

Er zijn strenge regels verbonden aan de bereiding van voedsel. Vraag steeds of de cateraar en uitbaters van foodtrucks over de nodige erkenningen en vergunningen beschikken.

Vuurwerk

Wie (professioneel) vuurwerk afsteekt, heeft daar een vergunning voor nodig van de gemeente of provincie. Je kunt het pyrotechnisch bedrijf vragen de vergunningaanvraag 153 vergunningen en verzekeringen (versneld) voor je te verzorgen. Het vuurwerkbedrijf moet daarnaast zelf ook nog beschikken over de nodige vergunningen om het vuurwerk te mogen afsteken.