¡CONSEJO! - ¿Qué permisos necesito para organizar un evento?

Cuando organizas un evento, es posible que tengas que solicitar uno o más permisos. Discutimos los permisos con los que usted, como organizador, tendrá que lidiar con más frecuencia.

Los permisos dependen en gran medida de la región, por lo que no entraremos en detalles aquí. Contacta con la ciudad o municipio donde se realizará tu evento. En cualquier caso, es una buena idea informar al gobierno local de la organización de su evento. En algunos casos esto es incluso obligatorio.

permiso de evento

¿ Estás organizando un evento en un lugar de acceso público? Entonces es posible que necesite un permiso para eventos del municipio. Para eventos pequeños a veces es suficiente simplemente informarlos. Si su evento tiene lugar en el agua o cerca de ella, normalmente deberá ponerse en contacto con la provincia o el gobierno responsable del agua en cuestión.

El titular del permiso (normalmente la organización del evento) es responsable del orden y la seguridad de los participantes y visitantes en el lugar del evento. El permiso establece qué medidas usted, como organizador, debe tomar para garantizar el orden público, la salud y la seguridad (contra incendios) durante el evento y cómo deben abordarse los incidentes. Un plan de seguridad, guión y/o análisis de riesgos puede ser una parte obligatoria del procedimiento.

Derechos de autor y compensación justa

Si hay música en tu evento, aunque sea música de fondo, deberás pagar los derechos de autor a través de Sabam (Bélgica) o Buma (Países Bajos). Además de los derechos de autor, también se recauda una compensación justa para los artistas intérpretes o ejecutantes y los productores.

Perturbación por ruido

¿La música juega un papel importante en tu evento o tus invitados traen consigo los decibeles necesarios? Luego compruebe si se requiere un permiso de contaminación acústica. Esto está incluido en el permiso medioambiental y limita el número máximo de decibeles. Especialmente cerca de las viviendas se tomarán medidas estrictas durante la noche y los domingos si se supera la norma de ruido. Por eso, algunos lugares están equipados con un limitador de ruido.

En algunos casos no está obligado a solicitar un permiso ambiental. En los últimos años, las regulaciones en materia de ruido se han vuelto más estrictas y es recomendable medir el volumen del ruido (esto es obligatorio para eventos grandes). Los eventos con un promedio de 95 decibeles en quince minutos o 100 decibeles en una hora también deben distribuir orejeras gratuitas.

Colocación de carpas, escenarios, andamios y stands.

Cuando coloques una carpa, escenario, andamio o stand, deberás pedir permiso al municipio. Los bomberos deberán inspeccionar el lugar y la construcción y declararla segura. Para solicitar un permiso, deberás proporcionar información como un plano de la carpa, sus dimensiones, distribución, material, número de invitados, etc. También indicas en el expediente las salidas de emergencia y vías de evacuación.

hora de cierre

Muchos lugares de eventos deben respetar un horario de cierre que no debe sobrepasarse. En cualquier caso, los vecinos no deben preocuparse por el evento y su público después de las 22.00 horas. ¿Quiere desviarse del horario de cierre estándar? Luego solicite un permiso por escrito del gobierno local.

licores fuertes

Si desea ofrecer bebidas alcohólicas, necesita dos permisos: un permiso para grifo y un permiso para servir bebidas espirituosas. El propio lugar del evento suele contar con los permisos necesarios. Si este no es el caso o si usted mismo está instalando un lugar, solicite permisos al municipio.

Fuente de alimentación

Existen reglas estrictas asociadas con la preparación de alimentos. Pregunte siempre si los operadores de catering y camiones de comida tienen las aprobaciones y permisos necesarios.

Fuegos artificiales

Cualquiera que lance fuegos artificiales (profesionales) necesita un permiso del municipio o provincia. Puede pedirle a la empresa de pirotecnia que se encargue de la solicitud de permiso para 153 permisos y del seguro (acelerado) por usted. La empresa pirotécnica también deberá disponer de los permisos necesarios para el encendido de los fuegos artificiales.

mostrar original

Holandés

Wanneer je een evenement organiseert, zul je hiervoor mogelijk een of meerdere vergunningen moeten aanvragen. We bespreken de vergunningen waar je als organisator het meest mee te maken krijgt.

Vergunningen zijn sterk regiogebonden, daarom gaan we hier niet in op details. Informeer bij de stad of gemeente waar je evenement plaatsvindt. Het is sowieso een goed idee om de organisatie van je event aan de lokale overheid te melden. In sommige gevallen is dat zelfs verplicht.

Evenementenvergunning

Organiseer je een evenement op een publiek toegankelijke plaats? Dan heb je mogelijk een evenementenvergunning van de gemeente nodig. Voor kleine evenementen volstaat het soms gewoon melding te maken. Vindt je evenement plaats op of aan het water dan moet je meestal bij de provincie of het verantwoordelijke bestuur voor het betreffende water aankloppen.

De vergunninghouder (meestal de organisatie van het evenement) is verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid van de deelnemers en bezoekers op het evenemententerrein. In de vergunning staat welke maatregelen je als organisator moet nemen om de openbare orde, gezondheid en (brand)veiligheid tijdens het evenement te waarborgen en hoe incidenten moeten worden aangepakt. Een veiligheidsplan, draaiboek en/of risicoanalyse kan een verplicht onderdeel zijn van de procedure.

Auteursrechten en billijke vergoeding

Wanneer er muziek is op je evenement, ook al is het achtergrondmuziek, moet je auteursrechten betalen via Sabam (België) of Buma (Nederland). Naast de auteursrechten wordt er ook een billijke vergoeding voor uitvoerders en producenten geïnd.

Geluidsoverlast

Speelt muziek een belangrijke rol op je evenement of brengen je gasten de nodige decibels met zich mee? Ga dan na of een vergunning voor geluidsoverlast nodig is. Die valt onder de milieuvergunning en beperkt het maximaal aantal decibels. Zeker in de buurt van woningen wordt 's nachts en op zondag streng opgetreden wanneer de geluidsnorm overschreden wordt. Sommige locaties zijn daarom voorzien van een geluidsbegrenzer.

In sommige gevallen ben je niet verplicht om een milieuvergunning aan te vragen. De afgelopen jaren is de regelgeving rond geluidsnormen strenger geworden en doe je er goed aan om het geluidsvolume te meten (voor grote evenementen is dit verplicht). Evenementen met gemiddeld 95 decibel over een kwartier of 100 decibel over een uur, zijn bovendien verplicht om gratis oorbeschermers uit te delen.

Plaatsen van tenten, podia, stellingen en tribunes

Wanneer je een tent, podium, stelling of tribune plaatst, moet je toestemming vragen aan de gemeente. De brandweer zal de locatie en constructie moeten inspecteren en veilig verklaren. Om een vergunning aan te vragen, moet je zaken als een plattegrond van de tent, de afmetingen, indeling, materiaal, het aantal gasten ... doorgeven. Ook de nooduitgangen en evacuatieroutes duid je aan in het dossier.

Sluitingsuur

Veel evenementenlocaties moeten zich houden aan een sluitingstijd die zeker niet overschreden mag worden. De buurtbewoners mogen in ieder geval na 22 uur geen last ondervinden van het evenement en zijn publiek. Wil je afwijken van het standaard sluitingsuur? Vraag dan schriftelijk toestemming aan de lokale overheid.

Sterke dranken

Wanneer je alcoholische dranken wilt aanbieden heb je twee vergunningen nodig: een tapvergunning en een vergunning voor het schenken van sterke drank. Meestal beschikt de eventlocatie zelf over de nodige vergunningen. Is dit niet het geval of richt je zelf een locatie in, vraag dan de vergunningen aan bij de gemeente.

Voeding

Er zijn strenge regels verbonden aan de bereiding van voedsel. Vraag steeds of de cateraar en uitbaters van foodtrucks over de nodige erkenningen en vergunningen beschikken.

Vuurwerk

Wie (professioneel) vuurwerk afsteekt, heeft daar een vergunning voor nodig van de gemeente of provincie. Je kunt het pyrotechnisch bedrijf vragen de vergunningaanvraag 153 vergunningen en verzekeringen (versneld) voor je te verzorgen. Het vuurwerkbedrijf moet daarnaast zelf ook nog beschikken over de nodige vergunningen om het vuurwerk te mogen afsteken.