El mundo del entretenimiento va mucho más allá de encontrar buenos artistas. También hay que tener en cuenta varios aspectos prácticos. ¿Qué permisos se necesitan? ¿Qué hacer si un artista cancela a última hora?
¿De verdad lo has pensado todo? Te ayudaremos con esta "lista de verificación para el entretenimiento" del libro EVENTPLANNER :
- El programa debe incluir entretenimiento. Indique claramente cuándo comienzan y terminan las actuaciones y si hay descansos. Especifique quién acompaña a los artistas y quién se encarga del montaje y desmontaje, la logística, las pruebas de sonido, etc.
- Solicita siempre las especificaciones técnicas de los artistas para saber qué infraestructura necesitas proporcionar. ¿Necesitas un escenario? ¿De qué tamaño debe ser? ¿Proporcionas tú el equipo audiovisual o se encarga el artista? ¿Y los instrumentos?
- Además de las especificaciones técnicas, muchos artistas también recibirán un formulario con sus peticiones y requisitos personales, así como los de su equipo. Por ejemplo, algunos artistas solicitan comida o bebida específica, una zona de descanso, duchas, etc.
- Algunos espectáculos requieren un suministro eléctrico robusto. Compruebe si la infraestructura del recinto es suficiente y, si es necesario, alquile un generador eléctrico.
- Tener un buen plan A es excelente, pero solo si todo sale bien. Anticípese a los cambios y asegúrese de contar con planes de contingencia. De esta manera, podrá afrontar la lluvia, los cortes de luz y la baja por enfermedad de los artistas. Hable con los artistas contratados sobre qué sucederá en su ausencia y especifique esto claramente en el contrato.
- Solicite con suficiente antelación los permisos necesarios para posibles molestias por ruido. Notifique a Sabam (B) o Buma (NL) cuando planee realizar interludios musicales y acuerden quién se hará cargo de los derechos de autor.
- Considere también la seguridad. Para una actuación con artistas reconocidos, asegúrese de que el acceso al escenario esté asegurado y sin contratiempos. Para estrellas (inter)nacionales, es posible que deba tomar medidas de seguridad adicionales dentro y alrededor del recinto.
- Analicen la posibilidad de extender las funciones. Nada es más molesto que tener que interrumpir una actuación justo cuando el ambiente se anima. ¿Cuáles son las opciones y los costos? ¿Cómo encajaría una posible extensión en su agenda?
- Analicen quién se encargará del vestuario de los artistas. Por ejemplo, pueden extender la temática del evento a la vestimenta de los acompañantes y los artistas. Comenten las posibilidades con ellos.
- Asegúrate de que haya suficientes camerinos donde los artistas puedan cambiarse o descansar. Considera la posibilidad de que haya percheros, espejos, comida y bebida. Si procede, pregúntales si están dispuestos a compartir los camerinos.
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