El evento de 90 minutos

En algún momento de los últimos años, el evento por defecto dejó de merecer un día entero. Las agendas se llenaron de compromisos, los presupuestos de viaje se revisaron minuciosamente y la persona que más querías tener cerca se convirtió en la menos dispuesta a dedicarte ocho horas.

Así pues, los organizadores han empezado a diseñar programas más reducidos: la media jornada, la sesión informativa durante el desayuno, el formato de 90 minutos que empieza a las cuatro y termina antes de la noche.

Bien ejecutada, esta es una de las estrategias más efectivas para un organizador. Mal ejecutada, se convierte en una agenda de un día completo sin las partes interesantes. Una conferencia comprimida que no satisface a nadie, donde la ponencia principal se imparte con prisas, el panel es irrelevante y no hay tiempo para hablar con nadie.

La diferencia radica en comprender que un evento de 90 minutos no es una conferencia breve. Es algo distinto, con su propia lógica. Así es como se ve esa lógica.

Primero, el argumento que no debes usar

La justificación habitual para los formatos cortos es que la capacidad de atención se está reduciendo. Habrás oído que la gente solo puede concentrarse durante diez minutos, o que TED optó por los 18 minutos porque es cuando el cerebro se cansa, o que ahora nuestra capacidad de atención es la de un pez dorado.

Nada de eso resiste el contacto con la investigación. Una revisión de 2016 en Advances in Physiology Education rastreó el lapso de atención de diez minutos a través de décadas de citas hasta un solo artículo de 1978, que era una revisión de la literatura sobre la toma de notas, no sobre la atención, y cuyos propios autores admitieron que tomar notas no es necesariamente un indicador de atención en absoluto. Una revisión anterior en Teaching of Psychology llegó a la misma conclusión: la investigación ofrece poco apoyo a la creencia de que la atención disminuye después de diez a quince minutos. La figura del pez dorado provino de un informe de marketing y describía el tiempo que se pasaba en una página web. La propia explicación de TED sobre el límite de 18 minutos se refiere a la disciplina editorial, no a la neurociencia. Es lo suficientemente largo como para decir algo significativo y lo suficientemente corto como para mantener la atención de la audiencia, y el fundador que lo estableció dijo claramente que el número se eligió en parte porque "15 minutos" se estaba interpretando como 25 minutos.

Para mayor incomodidad en el argumento del formato breve, la investigación en el ámbito laboral apunta en la dirección opuesta. Una revisión de la evidencia realizada en 2023 por el CIPD encontró solo tres estudios que examinaban la duración de las reuniones, y ninguno halló una relación significativa entre la duración de las reuniones y la efectividad. Lo que sí se correlacionó negativamente con los resultados fue la frecuencia de las reuniones. La duración no es la variable.

Lo que la evidencia sí respalda es más útil que el mito. La atención disminuye de forma gradual y continua desde el primer minuto, en lugar de caer en picado en un punto fijo. Los lapsos son breves y cíclicos: un estudio con sistemas de respuesta interactiva en clases de química reveló que los estudiantes reportaban lapsos de atención durante los primeros 30 segundos y luego a intervalos de aproximadamente cuatro minutos y medio, siendo los lapsos breves mucho más numerosos que los largos. Y lo más importante, la interacción recupera la atención, y el efecto persiste. En ese mismo estudio, el segmento de la clase inmediatamente posterior a una pregunta interactiva presentó significativamente menos lapsos que el segmento anterior.

La consecuencia lógica es importante para cualquiera que diseñe un evento breve. Un experimento independiente sobre videoconferencias segmentadas reveló que simplemente dividir una sesión en partes no tenía ningún efecto; el beneficio radicaba en introducir una tarea concreta en la transición. Una pausa no es una intervención. Una pregunta sí lo es.

Así pues, la verdad es esta: 90 minutos no son mejores porque la atención humana se haya reducido. Noventa minutos de una sola persona hablando son igual de malos que tres horas. La ventaja del formato corto es económica y estratégica, no neurológica.

El caso real: la aritmética del tiempo de otras personas.

Aquí está la cifra que debería guiar la decisión. Eurostat estimó el coste medio por hora de la mano de obra en la UE en 34,90 € en 2025, y en 38,20 € en la zona euro. Consideremos un evento modesto de 90 minutos con 100 asistentes. Eso supone 150 horas-persona, o aproximadamente 5200 € del dinero de los empleadores de los asistentes, antes de que nadie se desplace. Ahora consideremos una conferencia de dos días con las mismas cien personas y dieciséis horas de programa. Eso supone 1600 horas-persona, alrededor de 55 800 €, y ahora también hay que pagar vuelos, una noche de hotel y dos días en los que alguien no trabaja. Imagínese tener una sala llena de directivos de alto nivel con salarios ligeramente superiores...

Usted no ve ese costo. Los directores financieros de sus asistentes sí. Y el propio indicador de referencia de la industria de eventos lo reconoce implícitamente: el costo por asistente se expresa convencionalmente por día. En el pronóstico de Amex Global Business Travel para 2024, una reunión pequeña o sencilla en Europa costaba alrededor de $514 por asistente por día, sin incluir el pasaje aéreo. Si se elimina un día, se elimina aproximadamente el costo de un día por persona, en ambos lados de la contabilidad.

Por eso el formato corto triunfa donde triunfa. No porque la gente no pueda concentrarse, sino porque se les pide mucho menos y, por lo tanto, se puede lograr mucho más. Es el formato que te permite llegar al director de operaciones que jamás tendría dos días libres y al público regional que jamás viajaría en avión.

Las previsiones de Amex para 2026 apuntan en la misma dirección desde la perspectiva de los asistentes: el 34 % afirma que prefiere eventos más cerca de su lugar de residencia, y el informe señala que las sesiones se están acortando para dar cabida a pausas más largas para establecer contactos. Su conclusión directa merece ser tenida en cuenta en una reunión de planificación: un gran evento no implica necesariamente una agenda repleta de actividades.

Los 90 minutos que realmente no tienes

Ahora viene lo difícil. Un evento de 90 minutos no tiene por qué contener 90 minutos de programa, y ​​aquí es donde la mayoría de ellos fallan.

El registro consume gran parte del tiempo inicial. Un cálculo razonable es de unos 30 segundos por registro, lo que equivale a aproximadamente 120 personas por mostrador atendido por hora. Doscientos asistentes que pasan por dos mostradores representan cincuenta minutos de llegadas. En un evento de día completo, este tiempo pasa desapercibido, absorbido por una pausa para el café y un comienzo lento. En un evento de 90 minutos, representa un tercio del programa. La solución es emitir credenciales con antelación, implementar el autoescaneo o aceptar que el evento comience con una cola.

Una pausa para el café convencional es fatal. Las recomendaciones profesionales sitúan una pausa útil para establecer contactos entre 20 y 30 minutos (con menos de veinte minutos, la gente no pasa de las presentaciones), más diez o quince minutos de transición para cambiar de sala. Esto suma entre 30 y 45 minutos, entre un tercio y la mitad del tiempo total. Por eso, los formatos cortos y efectivos no incluyen pausas o, en el mejor de los casos, la pausa se convierte en el evento principal.

Hablar en público es más lento de lo que crees. A un ritmo normal de presentación de unas 150 palabras por minuto, 90 minutos equivalen a unas 13.500 palabras pronunciadas en voz alta, la extensión de un capítulo considerable de un libro. Parece que hay mucho espacio para decir. Pero no es así, porque la limitación no es la presentación, sino la retención. La capacidad de la memoria de trabajo se estima en cuatro bloques, no en siete, y nadie termina una sesión con ocho ideas. Planifica dos, o tres como máximo, y estructura todo en torno a ellas.

Si sumamos esos tres elementos, el presupuesto real para un evento de 90 minutos quedaría así: unos 75 minutos de tiempo útil, una transición como máximo y dos o tres ideas. Todo lo demás es secundario.

Dos agendas que funcionan

Un formato de contenido cuyo resultado es que las personas sepan o puedan hacer algo:

Puertas y registro de entrada con escaneo automático desde las -15. Directamente a una charla introductoria de 20 minutos sin discurso de bienvenida. Un segmento de trabajo de 25 minutos donde el público realiza algo (un ejercicio estructurado, un problema en vivo, un caso resuelto) en grupos de mesa. Diez minutos de resumen, donde tres mesas informan y el orador responde a lo que realmente surgió. Una charla de cierre de 15 minutos que presenta las dos ideas, escrita para reaccionar al público en lugar de ser presentada a ciegas. Luego la sala permanece abierta y aparecen las bebidas, con el mensaje explícito de que el programa ha terminado y nadie tiene que quedarse. Programa total: 70 minutos. Una sola pausa, llena de una tarea en lugar de un descanso.

Un formato de conexión cuyo resultado es que las personas conozcan a las personas adecuadas:

Misma llegada. Una breve introducción de 10 minutos que proporciona a la sala un marco común y una pregunta realmente interesante. A continuación, tres rondas de 20 minutos en mesas de cuatro, al estilo del World Café, con un anfitrión que permanece en su mesa y los demás que se desplazan. Un cierre de 10 minutos que resume las conclusiones de la sala. Setenta minutos más, y cada asistente ha tenido tres conversaciones sustanciales en lugar de una casual. Cabe destacar que esta versión no incluye ninguna ponencia principal y suele ser la más valiosa de las dos.

¿Qué cortar primero?

El orden importa porque los organizadores, por instinto, cortan en la secuencia equivocada, protegiendo así la ceremonia a expensas de la interacción.

Elimine la ceremonia. El discurso de bienvenida, los detalles, el agradecimiento al patrocinador y la presentación del orador. Nadie ha viajado por toda la ciudad para eso. Incluya la información de seguridad en una diapositiva y presente al patrocinador de una manera que realmente les interese, y habrá recuperado diez minutos antes incluso de haber leído el programa.

Eliminen el panel. Cuatro personas sin preparación previa, moderadas por alguien que se muestra cortés, ofrecen la menor densidad de información por minuto en cualquier formato de evento profesional. En un evento de 90 minutos, esto resulta inviable. Si necesitan varias voces, entrevisten a dos personas a fondo durante 15 minutos cada una.

Eliminen al segundo orador. Una charla bien preparada, sumada a alguna actividad del público, siempre tendrá mejor resultado que dos charlas. El segundo orador principal suele estar ahí para justificar la existencia del evento, lo cual es un problema de marketing, no de programación.

Elimina la pausa para el café y reinvierte ese tiempo en una ronda de conversación estructurada. Obtendrás el valor de networking que la gente realmente busca, sin el costo de transición ni la incomodidad de estar en una sala donde nadie conoce a nadie.

Transforma las sesiones de preguntas y respuestas de micrófono abierto en algo estructurado. Las sesiones de preguntas y respuestas indiscriminadas son el fin de un evento breve: dos preguntas largas de la misma persona segura de sí misma y once minutos perdidos. Sustitúyelo por una actividad que combine ambas: una mesa redonda con una pregunta por participante, una encuesta y una consigna escrita. Esta es la estrategia más eficaz y, además, más rápida.

Lo que no se recorta es la interacción. Eso es lo que recupera la atención y hace que 90 minutos parezcan generosos en lugar de escasos.

Donde lo corto realmente supera a lo largo de un día.

Cuando el resultado es una sola decisión, habilidad o introducción. Si puedes redactar el objetivo en una sola frase que empiece con "después, ellos...", probablemente el formato breve sea el adecuado. Si ocupa un párrafo, estás organizando una conferencia.

Cuando la antigüedad es el factor limitante, el argumento principal a favor de los 90 minutos radica en el acceso. Un formato que reúne a quince responsables de la toma de decisiones durante una hora y media vale más que uno que reúne a sus suplentes durante dos días.

Cuando la audiencia es regional. Aquí es también donde el argumento de la sostenibilidad cobra verdadera importancia, y vale la pena ser preciso, porque la mayoría de los artículos se equivocan. En un estudio revisado por pares de 2025 sobre viajes a congresos científicos, los viajes de los asistentes superaron una tonelada de CO2e por persona para un evento europeo, llegando a cuatro o cinco toneladas para los intercontinentales, mientras que el alojamiento representó solo de 10 a 20 kg por persona y noche. Por lo tanto, ahorrar una noche de hotel supone quizás un ahorro del uno o dos por ciento de la huella de carbono. El ahorro real proviene del formato breve que cambia el área de influencia : la gente viaja en tren desde dos horas de distancia en lugar de volar desde tres zonas horarias, o simplemente no viaja. Diseñar para el radio de acción, no para la factura del hotel.

Cuando quieras que se repita. Un formato trimestral de 90 minutos crea un hábito que un evento anual no puede. Pero ten en cuenta el hallazgo del CIPD: la frecuencia, no la duración, es lo que se correlaciona con la desconexión de la gente. Cuatro veces al año crea un ritmo; una invitación mensual en el calendario empieza a rechazarse.

Y sí, puede incluir patrocinio. La investigación de Freeman de 2026 sobre los asistentes reveló que el 84 % percibe las sesiones patrocinadas de forma neutral o positiva cuando el patrocinio se divulga claramente. Los reglamentos publicados de los formatos cortos que se han extendido globalmente demuestran cómo: Ignite limita los anuncios de los patrocinadores a quince segundos, prohíbe los logotipos en el escenario y les impide controlar el contenido o promocionar sus servicios durante las charlas. Limitar el tiempo de emisión del patrocinador y proteger el contenido permite vender un evento breve sin que pierda su esencia.

Donde no lo hace

Sé honesto acerca de las limitaciones, porque exagerar las bondades del formato es lo que hace que se desacredite.

Los eventos cortos no logran crear una comunidad. La investigación de Freeman lo confirma: los asistentes afirman que idealmente dedicarían más de la mitad de su tiempo de aprendizaje fuera de las salas de sesiones tradicionales, y cerca de la mitad considera que el simple hecho de establecer contactos es motivo suficiente para regresar. La confianza, la serendipia y las conversaciones difíciles requieren tiempo libre, y precisamente ese tiempo libre es precisamente lo que no ofrece un evento de 90 minutos.

Tampoco permite un trabajo con agenda abierta genuina. La tecnología de espacio abierto, el método de desconferencia más consolidado, establece su duración mínima viable en cinco horas y la describe como un periodo muy ajustado. Si se desea que la sala marque la agenda, se necesita casi todo el día.

Y no puede albergar un programa amplio. Varias sesiones paralelas, una exposición, premios, una asamblea general: son eventos que se desarrollan en un solo día. Comprimirlos produce la peor versión de cada uno.

Roba la regla, no el formato.

En el mundo de los formatos cortos, hay un patrón que vale la pena imitar por encima de todos los demás. Los formatos que se difunden globalmente son aquellos cuyas reglas de tiempo son innegociables e, idealmente, aplicadas por una máquina en lugar de una persona.

PechaKucha, inventado en Tokio en 2003, consta de 20 imágenes de 20 segundos cada una: seis minutos y cuarenta segundos, con avance automático, y entre ocho y catorce presentaciones por noche. Ignite consta de 20 diapositivas de 15 segundos: cinco minutos exactos, y sus reglas publicadas establecen que este no es un marco que se pueda modificar. World Café especifica rondas de 20 minutos y cuatro sillas por mesa. Lean Coffee asigna cinco minutos a cada tema y luego realiza una votación para decidir si se continúa.

Ninguno de estos métodos depende de que el moderador controle el tiempo, porque eso nunca funciona. Las diapositivas simplemente avanzan. Si estás organizando un evento de 90 minutos, define primero la regla de tiempo, automatízala e infórmales a los ponentes antes de que escriban nada. Un ponente al que se le dan veinte minutos escribe una presentación de veinte minutos; un ponente al que se le dan veinte minutos con tres días de antelación escribe una presentación de cuarenta minutos y da la mitad.

Una última aclaración, en aras de la honestidad. A pesar de lo mucho que se ha escrito sobre eventos más cortos, ningún organizador parece haber publicado un análisis comparativo adecuado (asistencia, satisfacción, ingresos y respuesta de los patrocinadores) tras la reducción de la duración de un evento. El sector tiene muchas opiniones al respecto, pero muy pocos datos. Si se lleva a cabo el experimento, es fundamental publicar las cifras. Actualmente, quienes optan por reducir la duración de un evento lo hacen basándose únicamente en su criterio.