Escaneo fácil de entradas y check-in en eventos con Entradas

Información del organizador

Lo primero que debes configurar es la información del organizador. Haz clic en "Configurar" y aparecerá una ventana. Una vez que hayas completado los campos, haz clic en 'Guardar'.

Información del Evento

A continuación, debes configurar la información de tu evento, así que haz clic en "Configurar" en la fila del Evento. Comenzamos ingresando algunos datos básicos: el nombre del evento. Ya lo configuraste anteriormente al configurar tu perfil de evento principal, pero puedes cambiarlo aquí si deseas mostrar un nombre diferente a tu audiencia.

Luego ingresa algunos detalles en el texto de introducción del evento, como qué sucederá durante el evento, por qué es importante y los resultados que los asistentes pueden esperar. Esto es sólo una introducción, por lo que serán suficientes dos o tres frases. En breve escribiremos una descripción más detallada del evento.

Una vez que hayas completado la introducción del evento, ingresa la fecha y hora de inicio relevantes (y la fecha y hora de finalización)

¡Importante! Asegúrate de establecer la zona horaria correcta para el destino del evento.

Tienes tres tipos de ubicación para elegir: un evento físico, un evento en línea o ambos. Si eliges un evento en línea (o ambos), deberás ingresar una URL. Al elegir un evento físico, tendrás que ingresar la dirección.

Una vez que hayas ingresado los detalles, el mapa encuentra automáticamente la dirección y coloca un marcador en la ubicación. Puedes moverlo si no está bien del todo.

Luego necesitamos cargar algunas imágenes: una imagen de portada y una imagen de vista previa. Asegúrate de utilizar imágenes de alta resolución porque los clientes verán versiones grandes de ellas.

A continuación, debemos ingresar información más detallada sobre el evento. Si tu evento presenta música en vivo, por ejemplo, podrías brindar una descripción general de los artistas, el género musical y cualquier detalle especial del espectáculo, como restricciones de edad e información de accesibilidad.

Para entradas pagadas, es especialmente importante incluir tu política de reembolso en el siguiente campo. Para cumplir con la legislación GDPR de la UE, también debes incluir una URL a tu página de privacidad para que los clientes y asistentes sepan cuál es tu política de privacidad. Si estás procesando o almacenando datos de clientes, necesitas el consentimiento de los clientes. Selecciona 'Sí' o 'No'.

Luego debemos dirigirnos a Secciones y hacer clic en "Configurar". Esta sección en particular no es obligatoria porque muchos eventos no tienen secciones (que son esencialmente diferentes tipos de entradas, como un horario particular o áreas designadas). Aquí verás tres opciones para elegir:

• Zona
• Franja horaria
• Zona y franja horaria

Si tienes un evento en el que tienes entradas para clientes habituales y clientes VIP, puedes configurar esas zonas aquí. Si tienes varias etapas, también puedes configurarlas aquí.

Una sección también puede ser una franja horaria. Por ejemplo, si tienes un evento que dura varios días, puedes asignar a los usuarios acceso a una entrada solo para uno de los días u ofrecer una entrada combinada. Incluso puedes hacer combinaciones entre una franja horaria y una zona, y puedes añadir tantas secciones como quieras.

Cuando hayas terminado, presiona "Guardar" y dirígete a la siguiente etapa, que es la emisión de entradas.

Hay algunas configuraciones básicas que debemos configurar aquí. Tienes tres opciones disponibles en este momento. Podemos confirmar tu asistencia a eventos cuando tengas una lista de invitados, enviar las invitaciones y solicitar que los destinatarios respondan si planean asistir a tu evento.

También tenemos entradas gratuitas y próximamente también ofreceremos entradas pagadas a través de nuestra plataforma. Una vez que hayas seleccionado el tipo de evento apropiado, deberás decidir si deseas: generar un código QR escaneable para cada entrada o enviar automáticamente la confirmación de la reserva cuando alguien se registre.

Es posible que no desees hacer esto para algunos eventos, por ejemplo, si deseas examinar a los asistentes que se registran antes de emitirles una entrada. Después de esto, puedes establecer una fecha y hora de finalización del registro, como diez días antes del evento al mediodía.

A continuación, puedes elegir si hay un límite en el número de invitados. Selecciona la casilla de verificación "Sin límite" si deseas ingresar manualmente un número específico.

Luego deberás especificar qué información necesitas del comprador del billete. ¿Necesitas su dirección y número de teléfono? En cuanto a los asistentes, especifica si necesitas sus nombres y direcciones de correo electrónico.

¡Importante! Puede haber una diferencia entre un comprador y los asistentes. Por ejemplo, un cliente puede comprar tres entradas: una para él y dos para sus amigos.

Puedes solicitar el consentimiento por correo electrónico de los usuarios si deseas su permiso para enviarles correos electrónicos de marketing más adelante.

¡Recuerda! Con la emisión de entradas, estás procesando muchos datos. En este caso eventplanner.net actúa como plataforma, pero son tus datos y tú eres el responsable de gestionarlos.

En esta etapa, también puedes añadir algunas preguntas personalizadas al formulario de registro.

Ahora es el momento de crear los tickets reales.

Si creaste zonas específicas anteriormente, deberás crear entradas para cada una de ellas seleccionando "Crear nueva entrada". Luego debes especificar:

• Nombre de la entrada
• Fecha de finalización personalizada, por ejemplo, entradas anticipadas
• Cantidad (la cantidad total disponible)
• Máximo de entradas por pedido
• Descripción (información más detallada sobre tu evento)

Esto será especialmente útil a la hora de establecer diferentes precios cuando la funcionalidad esté disponible. Mientras tanto, juega un poco con la configuración. Una vez que hayas ingresado todos los detalles relevantes, presiona "Guardar".

A continuación, pasamos a publicar el evento. Selecciona 'Activo'. Ten en cuenta que no podrás cambiar ciertas configuraciones después de publicar tu evento (como cambiar el tipo de RSVP a Entradas).

En la siguiente sección (Configuración de uso compartido), puedes elegir entre:

• Evento público - cualquiera puede acceder
• Evento privado: cualquiera con un enlace seguro específico puede acceder
• Evento privado: solo podrán acceder las personas con la contraseña

Al seleccionar la opción 2 o 3 se generará un enlace para tu evento. Si sigues ese enlace, te llevará al proceso de pago donde verás los tipos de entradas que has creado. Si sigues el proceso como cliente, verás que las reglas predeterminadas están vigentes, como la cantidad máxima de entradas por cliente, la información requerida del cliente y cualquier pregunta adicional que hagas.

El usuario puede decidir si crea o no una cuenta en eventplanner.net. Eso depende completamente de él o de ella. Después de hacer clic en "Comprar entradas", se le dirigirá a una página de confirmación del pedido.

Si volvemos a nuestra página de Entradas, verás una lista de invitados actualizada. En la columna de la derecha, verás algunas acciones, indicadas con puntos suspensivos (...). Al hacer clic ahí, se revelarán algunas opciones.

Puedes cambiar el nombre, por ejemplo, si un usuario ingresó una dirección de correo electrónico o un nombre incorrectos. Puedes seleccionar "Reenviar confirmación" si, por ejemplo, el usuario no recibió un correo electrónico de confirmación.

¡Importante! Vale la pena pedirle al usuario que revise su carpeta de spam/correo basura. En ocasiones, un cliente de correo electrónico demasiado entusiasta impedirá que nuestros correos electrónicos lleguen a los clientes. Si el problema persiste, puedes descargar la entrada manualmente y enviarla como cualquier correo electrónico normal.

Nuestra práctica aplicación de planificación de eventos viene con un escáner de entradas integrado. La aplicación está disponible de forma gratuita en las tiendas de aplicaciones de Android y iPhone.

Normalmente, necesitas acceso a internet para procesar todas las entradas escaneadas y sincronizarlas con nuestro servidor. Pero la aplicación es inteligente porque pasa al modo sin conexión si la conexión se interrumpe durante tu evento. Puedes seguir escaneando entradas en modo sin conexión. Cuando vuelva tu acceso a internet, todo se sincronizará automáticamente.

Con una suscripción .PRO, también puedes imprimir una credencial para cada invitado al registrarse. Activa la impresión de credenciales en la configuración de entradas de tu evento, conecta una impresora de etiquetas Bluetooth Zebra al dispositivo que utilizas para escanear y, con cada primer escaneo, se imprimirá una credencial con el nombre del invitado, su asiento y el código QR de su entrada.