Puede optar por organizar el evento con sus colegas o puede subcontratar el evento a una agencia de eventos. ¿Qué estás haciendo?
Ambas opciones tienen ventajas y desventajas.
Ventajas de la subcontratación
- Las agencias de eventos tienen una amplia experiencia y están al tanto de las últimas tendencias del sector. Un evento puede ser tan grande o delicado que sea demasiado ambicioso para que su propio equipo lo organice usted mismo. La subcontratación también significa que usted ya no tiene que asumir la responsabilidad de ciertos riesgos. Es posible que no tenga el conocimiento o la creatividad necesarios dentro de su empresa para organizar un evento de alta calidad.
- Una agencia de eventos tiene una visión objetiva de la empresa y puede aprovechar mejor sus fortalezas y debilidades. Los empleados de la empresa a veces sufren de ceguera corporativa. Una mesa es también un compañero ideal de entrenamiento y una caja de resonancia para probar sus propias ideas.
- Las agencias de eventos tienen una extensa red en la industria de eventos. Saben cómo localizar los materiales y las personas adecuadas y, a menudo, pueden negociar mejores precios. A veces es difícil ver el bosque por los árboles. Después de todo, existe una gran diferencia de calidad y precio entre los diferentes proveedores.
- Cuando los miembros de su propio personal trabajan en el evento, se les asignan múltiples responsabilidades además de sus propias funciones. Tenga en cuenta que tendrán menos tiempo para completar sus tareas diarias. Con la subcontratación, sus recursos internos permanecen disponibles para los proyectos actuales. Trabajar con una agencia de eventos (grande) también asegura la continuidad de la organización (por ejemplo, en caso de enfermedad).
¡INCLINAR! Si recurre a los profesionales a tiempo, puede evitar costosos errores organizativos.
Desventajas de la subcontratación
- La agencia de eventos no conoce (todavía) su empresa . No saben qué es o qué no es posible, cuáles son tus deseos, cuál es el estilo de tu empresa ... Es necesario un buen briefing. Es bastante óptimo si puede construir una relación a largo plazo con una agencia de eventos permanente, para que este argumento desaparezca rápidamente.
- A pesar del enfoque eficiente de una agencia de eventos, debe tener en cuenta los costos de subcontratar un evento. Una ventaja es que obtiene una imagen clara del precio total. Muchos costos internos permanecen ocultos en eventos autoorganizados.
Sopese los pros y los contras de la subcontratación para cada evento. En particular, tenga en cuenta los conocimientos técnicos disponibles, la creatividad, el tiempo, los presupuestos y los riesgos necesarios. Puede ser mejor subcontratar eventos complejos a un socio de eventos con experiencia. En muchos casos, obtendrá los mejores resultados cuando combine su propio conocimiento específico de la empresa con la experiencia de una
agencia de organización profesional .
Holandés
Je kunt ervoor kiezen om het evenement te organiseren met je collega's, of je kunt het evenement uitbesteden aan een evenementenbureau. Wat doe je?
Beide keuzes hebben voor- en nadelen.
Voordelen uitbesteding
- Evenementenbureaus hebben een ruime ervaring en zijn op de hoogte van de laatste trends in de branche. Een evenement kan zo groot of delicaat zijn dat het voor de eigen ploeg te hoog gegrepen is om het zelf te organiseren. Uitbesteden betekent ook dat je niet langer zelf de verantwoordelijkheid voor bepaalde risico's hoeft te dragen. Mogelijk beschik je binnen je bedrijf niet over de nodige knowhow of creativiteit om een kwalitatief hoogstaand evenement te organiseren.
- Een evementenbureau heeft een objectieve kijk op het bedrijf en kan de sterke en zwakke punten beter uitspelen. Het personeel van het bedrijf zelf lijdt wel eens aan bedrijfsblindheid. Een bureau is bovendien een ideale sparringpartner en een klankbord om je eigen ideeën af te toetsen.
- Evenementenbureaus hebben een uitgebreid netwerk in de evenementenbranche. Zij weten de juiste materialen en mensen op te sporen en kunnen vaak betere prijzen bedingen. Zelf is het soms moeilijk om door de bomen het bos te zien. Er is immers een groot kwaliteits- en prijsverschil tussen de vele verschillende leveranciers.
- Wanneer eigen personeelsleden aan het evenement werken, krijgen ze naast hun eigen takenpakket meerdere verantwoordelijkheden. Houd er rekening mee dat zij minder tijd zullen hebben om hun dagelijkse taken uit te voeren. Bij outsourcing blijven je interne resources beschikbaar voor lopende projecten. Werken met een (groot) evenementenbureau verzekert bovendien ook de continuïteit van de organisatie (bijvoorbeeld bij ziekte).
TIP! Door tijdig beroep te doen op professionals kun je dure organisatieblunders vermijden.
Nadelen uitbesteding
- Het evenementenbureau kent je bedrijf (nog) niet. Zij weten niet wat allemaal wel of niet mogelijk is, wat je wensen zijn, wat de stijl van je bedrijf is ... Een goede briefing is noodzakelijk. Het is helemaal optimaal wanneer je een langetermijnrelatie kunt opbouwen met een vast evenementenbureau, zodat dit argument al snel verdwijnt.
- Ondanks de efficiënte aanpak van een evenementenbureau moet je rekening houden met de kosten van het uitbesteden van een evenement. Een pluspunt is wel dat je een duidelijk beeld krijgt van het totale prijskaartje. Bij zelf georganiseerde evenementen blijven heel wat interne kosten verborgen.
Weeg voor elk evenement de pro's en contra's van uitbesteding af. Houd vooral rekening met de beschikbare knowhow, de vereiste creativiteit, timing, budgetten en risico's. Complexe evenementen kun je mogelijk beter uitbesteden aan een ervaren eventpartner. In veel gevallen zul je het beste resultaat bereiken wanneer je je eigen bedrijfsspecifieke kennis combineert met de expertise van een professioneel organisatiebureau.
Puedes encontrar más información sobre este tema y muchos otros consejos sobre la organización de eventos en libro EVENTS.
Pedir ahora
![luc dequidt [Vlaamse Overheid]](https://cdn.eventplanner.es/images/avatar/no_avatar-200.jpg){kind=avatar}
Een goede toevoeging hierin is een gedeeltelijke uitbesteding van bijvoorbeeld uitsluitend de uitvoering van het evenement. Bij ons kunt u terecht voor ervaren freelance eventmanagers welke u kunnen assisteren bij de uitvoering. Zo kunt u bouwen op een ervaren kracht naast u en heeft u ook nog wat tijd voor uw gasten!