¡CONSEJO! - Reglas para presentar propuestas a agencias de eventos

Si decide trabajar con una agencia de eventos, lo mejor es externalizar el proyecto mediante una presentación a agencias de eventos. ¿Cuáles son las reglas?

Una presentación es un concurso de belleza entre varias agencias, cada una de las cuales presenta una propuesta y un presupuesto basado en un briefing minucioso. Redactar el briefing, que debe incluir al menos el objetivo, el público objetivo, el presupuesto objetivo y los criterios de adjudicación, es tu tarea. La idea más sólida con el presupuesto más convincente gana el contrato. Al redactar una presentación, debes seguir algunas reglas:

No permita que más de tres agencias de eventos participen en la presentación. Esto es suficiente para tomar una decisión acertada y evitar costos innecesarios, tanto para usted como para las agencias participantes. Siempre informe a la agencia con antelación a cuántas agencias de eventos planea presentar su proyecto para que puedan decidir por sí mismas si consideran aceptable el riesgo de competir por el proyecto. Al fin y al cabo, participar en una presentación siempre supone una inversión significativa para una agencia. Desarrollar una propuesta promedio lleva fácilmente de dos a tres días completos, y en casos extremos, los costos pueden alcanzar hasta 10.000 €.
Acuerden claramente la posible compensación económica por presentar conceptos como parte de una propuesta. Si bien no es obligatorio, es recomendable que el cliente cubra los gastos de bolsillo preaprobados en los que incurra la agencia.
A menos que se acuerde lo contrario con antelación o se haya pagado una tarifa, existe un acuerdo entre caballeros que estipula que los derechos de propiedad intelectual sobre los conceptos creativos propuestos por una agencia de eventos siguen siendo de su propiedad. Por lo tanto, es inaceptable rechazar a una agencia y luego seguir adelante con la idea.
Informe inmediatamente a todas las agencias participantes del evento cuando haya tomado una decisión y se conozca el resultado.

Para garantizar que todo el proceso de presentación se desarrolle de forma fluida y profesional, el software de gestión de eventos eventplanner.net es la mejor opción. Puede enviar su briefing e invitaciones a las agencias de eventos de forma estructurada a través de nuestra plataforma, gestionar centralmente toda la comunicación y los documentos de cada agencia y gestionar fácilmente a todos los proveedores involucrados desde un solo lugar. De esta manera, mantendrá las reglas del juego, evitará malentendidos y colaborará con transparencia desde el briefing inicial hasta la adjudicación final.

mostrar original

Holandés

Wanneer je ervoor kiest om met een evenementen- bureau in zee te gaan kun je de opdracht het beste via een pitch onder eventbureaus uitbesteden. De spelregels?

Een pitch is een schoonheidswedstrijd tussen verschillende bureaus die elk een voorstel en een bijhorende offerte indienen op basis van een grondig uitgewerkte briefing. Het opstellen van de briefing, die op zijn minst de doelstelling, de doelgroep, het richtbudget en de gunningscriteria moet bevatten, is je huiswerk. Het sterkste concept met de interessantste offerte wint dan de opdracht. Wanneer je een pitch uitschrijft, dien je je wel aan enkele spelregels te houden:

Laat niet meer dan drie evenementenbureaus deelnemen aan de pitch. Dat is voldoende om een relevante keuze te maken en onnodige kosten voor jezelf en de deelnemende bureaus te voorkomen. Laat een bureau altijd op voorhand even weten hoeveel evenementenbureaus je aan de pitch wilt laten deelnemen zodat ze zelf kunnen beslissen of ze het risico aanvaardbaar vinden om mee te dingen naar de opdracht. Deelnemen aan een pitch is immers steeds opnieuw een grote investering voor een bureau. Het uitwerken van een gemiddeld voorstel kost al snel twee tot drie volledige dagen en de kosten kunnen in extreme gevallen oplopen tot wel 10.000 euro.
Maak duidelijke afspraken over een mogelijke financiële tegemoetkoming voor het indienen van concepten in het kader van een pitch. Hoewel dat zeker geen verplichting is, siert het een opdrachtgever wanneer die de op voorhand goedgekeurde out-of-pocketkosten die een bureau moet maken voor zijn rekening neemt.
Tenzij je er op voorhand andere afspraken over maakt, of er een vergoeding voor hebt betaald, bestaat er een gentleman's agreement dat zegt dat de intellectuele rechten op de creatieve concepten die een evenementenbureau voorstelt van het bureau blijven. Het is dus not done een bureau te weigeren en dan met het idee te gaan lopen.
Breng alle deelnemende evenementenbureaus meteen op de hoogte wanneer je een beslissing hebt genomen en de uitslag bekend is.

Om dat hele pitchproces overzichtelijk en professioneel te laten verlopen, is de eventplanner.net event management software een logische keuze. Je verstuurt je briefing en pitchuitnodigingen gestructureerd naar evenementenbureaus op ons platform, houdt alle communicatie en documenten per event agency centraal bij en beheert eenvoudig alle betrokken leveranciers op één plek. Zo bewaak je de spelregels, vermijd je misverstanden en werk je transparant samen van eerste briefing tot uiteindelijke gunning.