¡CONSEJO! - Gestión de proyectos para eventos.

Un evento se convierte rápidamente en un desafío complejo que involucra a muchas partes. Por lo tanto, como organizador, debe tener las habilidades de gestión de proyectos necesarias para mantener una buena visión general en todo momento.

Tienes que separar los problemas principales de los secundarios, establecer las prioridades correctas y delegar tareas para las que no tienes tiempo. Por lo tanto, trabaje siempre con cuidado y de forma estructurada.

Dado que un evento está limitado en tiempo y recursos, y se concluye con un resultado de proyecto concreto, puede ver la organización de un evento como un proyecto y aplicar técnicas clásicas de gestión de proyectos.

Para poder trabajar sobre la base de un proyecto, tendrá que estructurar su proyecto. Puedes hacer esto dividiendo tu evento en diferentes fases. Puede utilizar el 'modelo de fase' de Jan Verhaar para esto (consulte su libro: Gestión de proyectos: un enfoque profesional para los eventos). A continuación se muestra un resumen de las diferentes fases con el resultado de la fase (o documento de decisión) entre paréntesis.

1. Fase de inicio (propuesta de proyecto)

En esta fase, explora la tarea y determina las condiciones previas y los puntos de partida del proyecto. Determinas los objetivos, desarrollas el concepto básico, estableces un plan de acción y realizas una planificación global y un presupuesto inicial.

2. Fase de preparación (plan del proyecto)

Usted desarrolla aún más el concepto, determina el programa de su evento y pone la planificación detallada del proyecto en papel.

3. Fase de elaboración (programa de producción)

Durante la fase de elaboración, prácticamente traduces el plan que desarrollaste en las fases anteriores a los miembros de tu equipo. Se hacen acuerdos con proveedores y se elaboran escenarios.

4. Fase de ejecución (evento en sí)

La fase de implementación se puede subdividir en la construcción, el evento en sí y el desmantelamiento. En esta fase, la producción del evento se realiza a partir del guión.

5. Fase de resolución (informe de evaluación)

Usted proporciona la atención posterior y el seguimiento necesarios para el evento. La evaluación del proyecto también tiene lugar en esta fase.

La toma de decisiones por parte del cliente potencial puede tener lugar sobre la base de los documentos de decisión que puede realizar al final de cada fase de preparación.

Para administrar (gestionar) su proyecto en todos sus aspectos, puede subdividirlo en diferentes procesos que pueden o no ejecutarse en paralelo entre sí. Considere, por ejemplo, una trayectoria de comunicación, una trayectoria sustantiva que se enfoca en los oradores y el entretenimiento, etc.

Determine dentro de su proyecto cuáles son los factores críticos de éxito y sus plazos y utilice un software de gestión de proyectos para eventos para darles seguimiento Estos son los elementos que deben abordarse absolutamente para realizar el proyecto. Piensa en encontrar un lugar adecuado, la disponibilidad de un determinado artista o ponente, la aprobación del presupuesto y llegar a un número predeterminado de inscripciones. Después de cada factor de éxito, proporcione un momento decisivo cuando evalúe los objetivos intermedios y decida junto con todas las partes involucradas si continuará con la organización del evento. Si no se logra un factor crítico de éxito, en el peor de los casos tendrás que cancelar el evento.

Determina las diferentes tareas para cada hito dentro de tu evento, indica quién dentro del equipo es responsable de esto y establece los plazos necesarios.

Puedes encontrar más información sobre este tema y muchos otros consejos sobre la organización de eventos en libro EVENTS.

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