¡CONSEJO! - Evite errores en la lista de invitados para su evento

Crear la lista de invitados para un evento (corporativo) lleva mucho tiempo. Sin embargo, no puedes permitirte errores. Olvidar a alguien es imperdonable.

Pide ayuda a otros departamentos para preparar la lista de invitados (o a amigos y familiares para una fiesta privada). Contacta con los departamentos de marketing, ventas y compras. ¡No olvides a los clientes potenciales! Si organizas un evento interno, consulta con el departamento de RR.

Además, cíñete a tu público objetivo predeterminado. Ya has indicado el fundamento de tu selección. Por ejemplo, quién es un "cliente fiel" y quién no. Si no lo haces, la lista de invitados crecerá rápidamente, lo que podría afectar tu presupuesto.

Algunos consejos adicionales:

Al planificar un evento interno, considere también a los jubilados, trabajadores a tiempo parcial, autónomos y, posiblemente, a los exempleados de su empresa. No olvide a sus empleados: personal de higiene, personal de logística, etc.
Por ejemplo, ¿su fábrica ha sido completamente renovada? Invite a los residentes y al gobierno local a visitarla. Es posible que hayan experimentado algunas interrupciones durante la construcción. De esta manera, puede agradecerles su buena voluntad. La comunicación abierta también evita el resentimiento y la difusión de noticias falsas.
También puedes acercarte a los grupos de acción de esta manera. Un vistazo entre bastidores en un ambiente relajado puede ser muy beneficioso.
Algunos organizadores mantienen una lista de invitados de reserva. Esta es una lista de personas a las que pueden invitar para reemplazar a los invitados de primera línea si no pueden asistir. Esto puede ser útil, por ejemplo, al organizar una conferencia en la que se desea llenar el recinto.

Personaliza al máximo el saludo de la invitación, pero asegúrate de que la información (título, cargos, nombres y género) sea correcta. Un error da una imagen poco profesional y es realmente desagradable. Evita los dramas personales. No invites a un compañero que acaba de perder a su esposa para que traiga a su pareja. No puedes verificar los datos de terceros a este nivel, pero internamente, estos errores son imperdonables. Por lo tanto, hacia el final de la reunión, consulta de nuevo con el responsable de contratación para comprobarlo todo.

Más consejos y herramientas para organizar tu evento

mostrar original

Holandés

De gastenlijst voor een (bedrijfs)evenement opstellen is een tijdrovend werk. Je kunt je echter niet veroorloven fouten te maken. Iemand vergeten is onvergeeflijk.

Vraag hulp van andere afdelingen wanneer je de gastenlijst samenstelt (of van vrienden en familite voor een privé feest). Klop aan bij de marketing-, sales-, en aankoopafdeling. Vergeet de prospects niet! Als je een intern evenement organiseert, ga dan even langs bij de personeelsafdeling.

Houd ook vast aan de vooropgestelde doelgroep. Daar heb je al aangegeven op welke basis je zult selecteren. Wie bijvoorbeeld 'trouwe klant' is en wie niet. Als je dat niet doet, zal de gastenlijst snel uitdijen waardoor het budget onder druk kan komen te staan.

Enkele bijkomende tips:

Denk bij een intern evenement ook aan de gepensioneerden, parttimers, freelancers en eventueel ex-werknemers van je bedrijf. Verlies geen werknemers uit het oog: hygiënemedewerkers, logistieke medewerkers, ...
Is je fabriek bijvoorbeeld helemaal verbouwd? Nodig dan de buurtbewoners en de plaatselijke overheid uit om een kijkje te nemen. Zij hebben misschien overlast gehad tijdens de bouw. Op deze manier kun je hen bedanken voor hun goodwill. Door een open communicatie vermijd je bovendien heel wat wrevel en het ontstaan van onjuiste verhalen.
Actiegroepen kun je ook op deze manier benaderen. Een kijkje achter de schermen in een ontspannen sfeer kan wonderen doen.
Sommige organisatoren voorzien een back-up gastenlijst. Dat is een lijst met mensen die ze ter vervanging van gasten uit de A-lijst kunnen uitnodigen wanneer deze niet aanwezig kunnen zijn. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij de organisatie van een congres waarbij je de zaal mooi vol wilt hebben.

Maak de aanhef op de uitnodiging zo persoonlijk mogelijk, maar zorg dat de gegevens (aanspreking, titels, namen en geslacht) kloppen. Een vergissing komt onprofessioneel over en is een echte afknapper. Vermijd persoonlijke drama's. Stuur geen uitnodiging om met partner te komen naar je collega die net zijn vrouw verloor. De gegevens van externen kun je niet op dit niveau nagaan, maar intern zijn zulke fouten onvergeeflijk. Schakel dus tegen het einde van de rit opnieuw de personeelsmanager in om alles nog eens te checken.

Meer tips en tools om jouw evenement te organiseren