El lugar determina en gran medida la estética y el ambiente de tu evento. Sin duda, el lugar puede ser decisivo para el éxito o el fracaso de un evento.
El lugar ideal considera todos los factores que determinan el éxito de su evento. La siguiente lista de verificación es una herramienta útil para comprobar si el lugar de sus sueños es realmente adecuado para su evento.
Ubicaciones de la lista de verificación
- ¿El lugar evoca la atmósfera ideal para ti? ¿Se te permite hacer los ajustes necesarios para lograr la apariencia ideal? Si es posible, visita el lugar durante un evento para familiarizarte con las posibilidades y limitaciones del espacio.
- ¿Es el lugar de fácil acceso? ¿Está ubicado en el centro y el tiempo promedio de viaje para sus invitados es aceptable? ¿Pueden usar transporte público y privado? ¿Qué opciones de transporte internacional hay? ¿Es atractiva la entrada?
- ¿Es probable que supere la capacidad máxima? ¿Es conveniente la distribución de las distintas salas? ¿Puede organizar usted mismo el espacio disponible con paredes móviles? ¿Puede ampliar el espacio, por ejemplo, añadiendo una carpa? No reserve lugares demasiado grandes. Los invitados a veces se sienten perdidos en espacios demasiado grandes (abiertos). Si es necesario, coloque biombos o cortinas para reducir visualmente el espacio.
- ¿Hay suficientes salas de reuniones separadas para organizar sesiones paralelas?
- ¿Hay suficiente aparcamiento en el mismo lugar o en los alrededores? ¿Ofrecen servicio de transporte si lo necesitan? ¿Es seguro el aparcamiento? ¿Hay seguridad? ¿Hay estaciones de carga para coches y bicicletas eléctricas?
- ¿El lugar es accesible para personas con discapacidad? ¿Hay plazas de aparcamiento en la entrada? ¿El baño es accesible en silla de ruedas? ¿Hay algún obstáculo, como escaleras? ¿Hay ascensor?
- ¿Hay suficientes baños? Calcule un baño por cada 75 invitados. Considere también la disponibilidad de baños para mujeres. Verifique que los baños no produzcan olores en el lugar, ya que pueden ser muy molestos. Si es necesario, puede contratar a una empresa especializada para enmascarar los olores.
- ¿Hay guardarropa? ¿Es el armario lo suficientemente grande? ¿O hay algún espacio que pueda convertirse en guardarropa? ¿Ya existe un sistema de numeración?
- ¿Hay instalaciones de restauración ( cocina )?
- ¿Debes usar proveedores habituales para tecnología, catering, decoración, etc.? ¿Tienes que pagar una comisión de compra si quieres trabajar con tus propios proveedores?
- ¿Se pueden usar las mesas y sillas del local? ¿O es necesario alquilarlas? ¿Son las sillas aptas para estar sentado durante largos periodos?
- ¿El recinto cuenta con equipo audiovisual y de sonido propio? ¿El sistema existente es adecuado para el entretenimiento que tiene previsto?
- ¿El lugar tiene buena acústica? ¿Pueden solucionar los problemas de sonido con cortinas? ¿Hay algún ruido molesto en los alrededores del lugar?
- Comprueba si el lugar se puede oscurecer si es necesario para tu evento o si tiene luz natural.
- ¿Está la red eléctrica preparada para un alto consumo de electricidad? ¿O es necesario instalar generadores?
- ¿Hay agua corriente? ¿Hay opciones temporales de suministro de agua y drenaje?
- ¿Están incluidos en el precio del alquiler del local todos los gastos de consumo (electricidad, agua, etc.)?
- ¿Hay suficiente iluminación ambiental en el lugar elegido y sus alrededores? ¿El estacionamiento está bien iluminado y es seguro? ¿Se aplica lo mismo a las rutas de senderismo?
- ¿Hay escenario o tienen espacio y posibilidad de montar uno? ¿Hay pista de baile?
- ¿Hay camerinos para el personal y los artistas? ¿Están equipados con espejos, perchas, etc.? ¿Hay un salón entre bastidores donde los artistas puedan relajarse? ¿Pueden los artistas llegar fácilmente al escenario desde los camerinos (sin tener que recorrer el recinto)?
- ¿Existe un volumen máximo permitido o una hora de cierre que deba tenerse en cuenta? ¿Existen opciones de permisos para eludir estas restricciones?
- ¿Hay suficiente calefacción o aire acondicionado? Cuando llegan los huéspedes, la habitación suele calentarse demasiado rápido. Consulte con una empresa especializada para obtener ayuda. También pueden asesorarle sobre esclusas de aire para evitar el frío extremo en la entrada.
- ¿Puedes ventilar la(s) sala(s) adecuadamente entre sesiones? La falta de oxígeno puede provocar una rápida pérdida de concentración durante conferencias y seminarios.
- ¿ Los servicios de las instalaciones (secretariado, personal de aseo, guardarropa, etc.) están incluidos en la ubicación?
- ¿Qué servicios de primeros auxilios hay disponibles? ¿Hay un DEA o un desfibrilador externo automático disponible?
- ¿El recinto cuenta con señalización digital para guiar a los invitados de una sala a otra? ¿Hay pantallas informativas para mostrar el programa?
- ¿Hay conexión a internet y una zona wifi pública para los invitados? Solicite las claves de acceso con antelación y pruebe la conexión. ¿La entrada es gratuita o es necesario comprar un cupón? Compruebe si la conexión a internet tiene suficiente capacidad para que todos los invitados puedan navegar simultáneamente (esto es especialmente importante en congresos).
- ¿Hay un administrador de ubicación disponible que pueda ayudarlo durante los preparativos y también garantizar que todo funcione sin problemas durante el evento?
- ¿Hay suficientes habitaciones de hotel disponibles en las cercanías del lugar?
- ¿Alquilan el lugar en exclusiva o también se celebran otros eventos? ¿Cómo se evitarán interrupciones entre las partes?
- ¿Cuáles son las instalaciones de prensa y comunicación? ¿Se puede habilitar un espacio como sala de prensa o centro de comunicaciones? ¿Hay electricidad e internet?
- ¿Existe una oficina de producción desde donde se pueda coordinar el evento?
- Preste también atención a la seguridad. ¿Hay suficientes salidas de emergencia y extintores? Compruebe también que los detectores de humo no sean sensibles a los efectos del humo que planea usar en el escenario.
- Infórmese sobre las opciones de montaje y desmontaje para su evento. Normalmente, puede alquilar el espacio por uno o más días adicionales a un precio razonable.
- ¿Es la ubicación de fácil acceso para las operaciones logísticas, como el suministro y retiro de mercancías durante la construcción y desmontaje del evento?
- Comprueba si las puertas de acceso son lo suficientemente anchas para acomodar los materiales necesarios. Sería una lástima que, durante el lanzamiento de un coche nuevo, el propio coche no cupiera dentro.
- ¿Es la estructura del techo lo suficientemente resistente como para soportar vigas pesadas? ¿Son los techos lo suficientemente altos?
- Si estás organizando un evento en tu propia ubicación (por ejemplo, el comedor de la empresa o un hangar), contacta con tu agente de seguros para ver si tu seguro cubre todos los riesgos posibles.
- ¿ Los fumadores no se quedan fuera, pasando frío? La prohibición de fumar en espacios públicos no impedirá que tus invitados quieran fumar de vez en cuando. ¿Hay una zona designada para fumadores (en el exterior) o se puede instalar un refugio con calefacción?
- ¡Consulte siempre el permiso ambiental del lugar del evento!
- ¿Cuáles son las políticas de cancelación, entrega y pago del lugar? ¿Existen otros términos y condiciones generales?
Y, por supuesto... siempre consulta las reseñas de los lugares para eventos y salones de fiestas en eventplanner.es. Te dirán al instante qué opinan otros organizadores del lugar. ¡Aprenderás mucho de eso!
La lista de verificación del lugar de celebración del libro EVENTPLANNER es mucho más completa, pero la lista anterior sin duda le ayudará a empezar. Nuestra guía definitiva para encontrar lugares para eventos también puede ser un punto de partida útil.
Mooie aandachtslijst, maar het antwoord op 'is er voldoende....' vraagt meer dan men meestal denkt. Proceskennis en beschikbare data moeten de basis zijn van de antwoorden!