Cómo diseñar un concepto de evento creativo

¿Qué hace que un evento sea extraordinario? ¿Es la calidad de los ponentes? ¿La comida que sirve el proveedor de catering? ¿O quizás la experiencia de marca que ofrece?

Si bien todos estos son sin duda importantes, no abarcan la esencia de un evento extraordinario. Lo que hace que un evento sea verdaderamente memorable es la producción creativa que genera las experiencias y sensaciones únicas que experimentarán los asistentes. Pero ¿qué es una producción creativa?

En cuanto a la planificación, la logística es solo la mitad del trabajo. La producción creativa, por otro lado, implica el diseño de la experiencia, centrado principalmente en lo que verán, sentirán y pensarán tus invitados. Es la parte de cuento de hadas del evento lo que hace que asistir sea tan emocionante. Para lograr una buena producción que realmente conmueva a tus invitados, necesitas un concepto bien definido.

Según Kevin Van der Straeten, «Un concepto sólido busca estimular la imaginación del público objetivo, estimulando su fantasía y explotando la incertidumbre que existe entre la curiosidad y la confusión. La acumulación gradual de tensión y entusiasmo garantiza un efecto duradero».

¿Cómo diseñar un concepto de evento creativo que dé como resultado una producción espectacular? Aquí tienes algunas sugerencias:

Utilice un diseño innovador

Un concepto de evento verdaderamente creativo siempre combinará la resolución de problemas con soluciones creativas y diseño. Un mobiliario diferente, una nueva distribución del espacio y una dinámica innovadora que fomente la cocreación y la interacción son elementos de un diseño innovador.

Encuentra la solución a una pregunta; por ejemplo: ¿Cómo puedo lograr que mis asistentes resuelvan un problema juntos? Luego, empieza a buscar soluciones creativas que podrían incluir juegos, contenido interactivo, encuestas en vivo, etc.

La idea principal del diseño innovador es buscar enfoques diferentes para resolver los mismos viejos desafíos.

Proporcionar un enfoque holístico

Al diseñar un concepto creativo para un evento, debe considerar todo el recorrido del asistente, desde recibir la invitación hasta registrarse. ¿Cómo reaccionarán los futuros asistentes al acceder a la página web del evento? ¿Se entusiasmarán y querrán asistir? ¿Qué tan espectacular será su primera impresión del lugar? ¿Qué tan fácil fue el proceso de registro? ¿Qué valor añadido añadirán para que su experiencia sea memorable?

Un concepto de evento debe contener todos estos elementos, que posteriormente harán que la producción en sí sea inspiradora para sus invitados.

Desarrolla la temática de tu evento

¿De qué trata tu evento? Como comenta Kevin Van der Straeten: «Para reforzar el objetivo de tu evento, puedes optar por trabajar con un tema o argumento central que conecte los diferentes elementos del programa. Desarrollar un tema original de este tipo requiere tiempo y creatividad, pero sin duda vale la pena el esfuerzo si lo consigues».

Los pequeños elementos temáticos pueden marcar una gran diferencia: sin duda te ayudarán a destacar y a ser diferente. Así que, al diseñar el concepto creativo de tu evento, pregúntate cuál es la historia principal que quieres contar y cómo quieres que se sientan tus asistentes.

Por ejemplo, si su evento trata sobre turismo de cruceros, puede decorar el lugar con una temática y colores marítimos. Esto alegrará el día de sus asistentes y les ayudará a vivir una experiencia inmersiva.

Hacer que la construcción del escenario sea más atractiva y cautivadora.

¿Adónde suele dirigirse la atención del asistente durante todo el evento (aparte de su teléfono)? El escenario.

Al menos, ahí es donde tus ponentes compartirán sus conocimientos y perspectivas, por lo que todas las miradas estarán puestas en ellos. En lugar de optar por el escenario habitual (y algo aburrido), puedes ser creativo y probar nuevos formatos.

Por ejemplo, podrías organizar una mesa redonda dentro de una caja de anillos. O invitar a tus ponentes a hablar sentados en columpios de madera. Estos formatos inusuales cambiarán la forma en que los ponentes y los asistentes interactúan entre sí y brindarán un marco diferente para el intercambio de conocimientos y los debates.

Genere experiencias de asistentes totalmente inmersivas

No hay nada más significativo y valioso que lograr que tus invitados fluyan. Este momento, como explican los psicólogos, representa una experiencia de inmersión total cuando las personas están tan absortas en una actividad y la disfrutan tanto que no perciben el paso del tiempo. Algo que la mayoría disfruta son los videojuegos.

Entonces, si quieres lograr resultados extraordinarios en términos de co-creación y diversión en eventos, incluye algunos juegos en tu concepto creativo de evento.

Servirán como medio para la interacción, la participación de los asistentes y el trabajo en grupo. Esto permitirá que las personas profundicen sus conocimientos sobre la materia y mantengan mejores conversaciones mientras se sumergen en una actividad divertida.

Resumen

La conceptualización y producción creativas de eventos es lo que hace que los eventos sean fenomenales. Esta es, de hecho, la esencia de un evento bien planificado. Una logística impecable y un diseño excepcional son cruciales, pero la esencia y el verdadero carácter de un evento residen en esos detalles creativos que ayudan a tus invitados a olvidarse de sí mismos por unas horas y disfrutar de experiencias diferentes con otras personas.