Las industrias de eventos y MICE evolucionan constantemente gracias al avance continuo de la tecnología y el análisis de datos. La planificación de eventos está alcanzando nuevos niveles de complejidad y digitalización.
La forma en que nuestros asistentes experimentan diferentes interacciones en persona (con otros invitados, oradores, personas influyentes y el entorno del evento en sí) también está adquiriendo más significado y valor.
Incluso conceptos como la participación, el aprendizaje, la cocreación y el networking se rediseñan y modifican constantemente para obtener mejores resultados. Nada puede detener esta carrera por la eficiencia, la automatización y el crecimiento de los eventos. Parece que, como profesionales de eventos, no podemos hacer otra cosa que adaptarnos a estos nuevos tiempos, seguir las tendencias e innovar sin parar.
Sin embargo, aunque creamos que lo que funciona hoy en los eventos no funcionará mañana, hay ciertas verdades que nunca cambiarán, pase lo que pase. Además, estos aspectos específicos son elementos clave que, además de garantizar el éxito del evento, representan la esencia de la planificación y la experiencia de asistencia.
Estos aspectos simples, pero esenciales, que definen tanto la naturaleza humana de nuestros asistentes como la logística de la planificación, te harán pensar que efectivamente, aunque todo esté cambiando, lo básico siempre seguirá siendo el mismo.
¿Cuáles son las cinco verdades en la industria de eventos y MICE que nunca cambiarán, independientemente de la tecnología? Descubrámoslas:
Verdad n.° 1: Los asistentes tienen sus propias agendas ocultas
Las motivaciones lucen muy bien en teoría cuando se combinan con las estadísticas. Una de las principales razones por las que la gente asiste a eventos es adquirir conocimientos y nuevas perspectivas (aunque en la era de YouTube, esto probablemente disminuirá).
Otra razón importante para inscribirse en un evento es la posibilidad de interactuar con otras personas y establecer contactos (léase: intercambiar tarjetas de presentación y nada más). Algunas personas asisten a un evento simplemente por la experiencia y para desconectar de la monotonía de su rutina laboral.
¿Pero qué pasa con esos profesionales cuyos jefes los obligaron a asistir a tu evento y realmente no tienen ningún interés en participar ni en aprovecharlo al máximo? ¿Y qué pasa con quienes quieren ser contratados y solo usan tu evento como plataforma para buscar trabajo? Por no hablar de esos invitados furtivos que usan tu evento para intentar vender sus productos o servicios sin que se los pidan.
Mira, lo cierto es que, aunque nos gusta adivinar por qué la gente asiste a nuestros eventos, lo cierto es que, en la mayoría de los casos, desconocemos sus intenciones ocultas. Y esto es algo que nunca cambiará en la industria de los eventos.
¿Qué puedes hacer? Define parámetros claros de asistencia y networking, y asegúrate de que las agendas ocultas de tus asistentes no afecten negativamente a los demás. Por ejemplo, podrías moderar las interacciones de los asistentes (discusiones grupales, proyectos de equipo, discusiones individuales) asignándoles temas específicos, o asegurarte de conectar la oferta y la demanda según las necesidades y objetivos de tu audiencia.
Verdad #2. Para lograr tus resultados, apuesta por experiencias transformadoras.
Otra cosa que no cambiará en la industria de eventos es que la gente anhela experiencias extraordinarias. La percepción ha cambiado.
Por ejemplo, según algunos informes, los millennials priorizan las experiencias sobre las cosas materiales o los bienes tangibles. Considerando este nuevo marco económico, es importante tener en cuenta que el éxito de su evento depende de cuán transformadoras sean las experiencias de sus invitados.
¿Por qué poner tanto énfasis en lo “transformador”? Si logras cambiar la forma en que tus asistentes sienten, piensan o se comportan (lo cual es extremadamente difícil), entonces tú (y tu evento) te habrás asegurado un lugar en la memoria de tus invitados.
Ya sea que tu objetivo sea convertir a tus asistentes en clientes, construir una comunidad o hacer que reconozcan tu marca, puedes lograrlo (en los eventos) solo diseñando y ofreciendo experiencias transformadoras.
Verdad #3. Las plataformas de interacción cara a cara siempre son necesarias
Sí, la generación más joven es más reservada respecto a las interacciones en persona. Sin embargo, el verdadero potencial y la belleza de los eventos reside en la oportunidad de interactuar con personas afines y forjar vínculos comerciales que, con suerte, perdurarán.
Según un informe publicado por Meetings Mean Business y Skifton sobre lo que los millennials esperan de las reuniones, «las reuniones y los eventos ofrecen la mejor plataforma posible para ayudar a los millennials a ampliar sus redes, personalizar su autoformación y personalizar sus trayectorias profesionales». Como destacó un joven profesional entrevistado para este informe: «Cuando conoces a alguien en persona, descubres los elementos más esenciales de su identidad como ser humano y como profesional. Mirar a los ojos, sonreír y estrechar la mano son algunos de los elementos que ayudan a crear una conexión que no se puede reemplazar digitalmente».
En otras palabras, no importa cuán interesante sea la realidad aumentada y virtual o cuán convenientes puedan ser las conferencias en línea, nada se compara con las interacciones en persona que pueden ofrecer los eventos.
Verdad n.° 4. Para encontrar a los asistentes adecuados
Puedes tener toda la tecnología del mundo y aplicar las metodologías de planificación más innovadoras, pero si no atraes al público adecuado, tu evento corre el riesgo de fracasar. Nada puede cambiar eso. Si te diriges al público equivocado, no obtendrás los resultados que esperas. Por lo tanto, antes de empezar a planificar tu evento, debes asegurarte de encontrar a los asistentes adecuados.
Verdad #5. La tecnología no debería interferir
Aplicar las nuevas soluciones y herramientas de planificación digital puede ser abrumador. Hay tantas cosas que aprender y tantas funciones que recordar, que es fácil pensar que la digitalización podría convertirse en una pesadilla.
¿No sabes qué tecnología usar ni cómo enriquecer tus protocolos de planificación con apps o software para eventos que te ahorren tiempo? Recuerda siempre la regla principal: la tecnología no debe ser un obstáculo.
Estas soluciones digitales deben facilitarle la vida y enriquecer las experiencias de sus asistentes, no complicar diez veces su rutina y no lograr mantener la atención de sus invitados en el entorno del evento en lugar de en las pantallas de sus teléfonos inteligentes.
Lo que se siembra de recoge
Siempre hablamos de las últimas tendencias o innovaciones en la industria de eventos. Sin embargo, algunos principios básicos probablemente nunca cambien. Así que, en lugar de intentar ir tras la última novedad, concéntrate en dominar los fundamentos y lograr resultados extraordinarios. ¡Mucha suerte!
