Cuando nosotros, como profesionales de eventos, estamos apurados por la urgencia de la planificación y presionados por la interminable lista de tareas logísticas, podemos pasar por alto algunas de las técnicas de diseño de reuniones más interesantes.
Solemos limitarnos a los formatos ya conocidos (como mesas redondas o conferencias magistrales) para evitar la complejidad de gestionar dinámicas nuevas y desconocidas. Pero, al ir a lo seguro, a menudo privamos a nuestros asistentes de experiencias innovadoras que podrían aportar mucho más valor que lo de siempre.
Una sesión de expertos es uno de esos formatos de diseño de reuniones que requieren un poco más de atención durante la planificación. Sin embargo, puede ofrecer resultados excepcionales tanto para usted como para sus invitados.
Pero primero lo primero: ¿Qué es una sesión de expertos? Como práctica habitual, las sesiones de expertos se refieren a una dinámica de 60 minutos que presenta un tema (explicado por un experto) e involucra a todo el público (generalmente pequeño) en el proceso de identificar el problema y luego encontrar una solución.
Lo sorprendente de estas sesiones de expertos es la energía y el compromiso que generan. Los participantes son cocreadores activos de la narrativa y tienen la libertad de aportar su propia experiencia. Además, esta técnica aporta un gran valor, ya que los asistentes pueden aprender soluciones prácticas y aplicarlas.
Estas sesiones de expertos combinan a la perfección teoría y práctica, lo que hace que la experiencia sea sumamente enriquecedora. Podrá planificar fácilmente la dinámica entre las ponencias principales o simultáneamente con ellas. A continuación, se indican otros pasos a considerar al incluir sesiones de expertos en el programa del evento:
Paso 1. Crea un espacio dentro del espacio.
Para cambiar un poco el formato típico de transferencia de conocimientos, siempre es interesante experimentar con el propio espacio. Una buena opción para las sesiones de expertos son los espacios inflables. Puedes crear un espacio especial dentro del espacio general, inflando, por ejemplo, una sala pequeña (o más grande), donde los asistentes puedan aislarse cómodamente del resto del entorno y centrarse exclusivamente en la dinámica.
Estas salas de descanso son perfectas para crear un espacio más íntimo, ya que se instalan en minutos e incluso se iluminan de forma diferente a las demás salas del recinto. Este "espacio dentro del espacio" ayudará a los asistentes a cambiar su mentalidad al entrar en una dinámica diferente y experimentar una atmósfera completamente diferente al resto del evento.
Paso 2. Configurar diferentes técnicas de interacción
Un requisito importante para las sesiones con expertos es que las personas interactúen con el contenido y entre sí. Existen diferentes estrategias de interacción que puedes usar. Por ejemplo, es crucial dividir los grupos al entrar. Cuando los asistentes empiecen a entrar en la sala, asegúrate de dividir a los amigos y sentarlos en mesas separadas. Esto los animará a hacer nuevas amistades e interactuar con desconocidos.
Otra estrategia que puedes usar es la llamada "compartir en parejas". Durante la sesión de expertos, tú (o el moderador o ponente) plantearás algunas preguntas para debatir. Para que la gente interactúe, haz que el grupo se divida en parejas y comparta sus opiniones.
Paso 3. Establecer un guión dinámico
Lo mejor de las sesiones con expertos es su dinamismo. Para transformar la actividad en una experiencia dinámica, tendrás que diseñar un guion especial con un enfoque segmentado. Por ejemplo, podrías reservar 5 minutos para la interacción, 10 minutos para el moderador y otros 5 minutos para el primer bloque de la charla del experto.
Posteriormente, se deben dedicar los siguientes 10 minutos a debates y a compartir en grupo. Después, se puede introducir otro bloque para el ponente y otro tiempo para la moderación, y así sucesivamente. La idea es evitar una presentación aburrida y monótona del ponente. Todos deben participar y el ambiente debe ser lo más dinámico posible.
Paso 4. Consiga que las personas colaboren entre sí
Al diseñar el guion, reserve de 15 a 20 minutos para la participación de los asistentes. Este tiempo debe incluir la participación del moderador o ponente, quien deberá plantear preguntas para que los asistentes generen ideas (el número óptimo de preguntas es tres). Luego, debe prever cuánto tiempo necesitarán sus invitados para conversar y buscar soluciones o respuestas a la pregunta. Finalmente, deben tener la posibilidad de compartir sus soluciones o ideas con el grupo.
Paso 5. Mezcla la teoría con consejos prácticos
Aunque se le llama sesión de expertos, esta dinámica no debería basarse exclusivamente en la teoría. Lo bueno de esta increíble actividad es que los asistentes aprenden recomendaciones y consejos prácticos que pueden aplicar de inmediato.
Por lo tanto, asegúrese de que, al diseñar el guión y al informar tanto al experto como al moderador, se alcance un equilibrio entre la teoría y las soluciones prácticas que recibirán sus invitados.
Reflexiones finales
No siempre es fácil introducir nuevas dinámicas al planificar un evento. Sin embargo, al ofrecer a los asistentes nuevos tipos de sesiones y oportunidades de interacción, les brindas una experiencia completamente diferente con el contenido y, de hecho, podrían terminar el evento con una mejor comprensión de los temas tratados.
Con todos estos pasos en mente, anímate a organizar una sesión experta para tu próximo evento. ¡Mucha suerte!
