El público de un evento es como los compradores; hay que conocerlo bien para causar impacto. Y cuando decimos "bien", nos referimos a "extremadamente bien".
Digámoslo así: si no puedes describir las motivaciones emocionales y los intereses de networking de tus asistentes, entonces no sabes nada sobre la audiencia de tu evento.
«Pero conozco lo suficiente a mis asistentes como para organizar mis eventos», podrías estar protestando. Claro, puedes planificar conferencias, seminarios o presentaciones de productos impecables que se desarrollen sin problemas y te proporcionen un buen retorno de la inversión. Pero si no tienes claro quiénes son tus invitados, estás perdiendo la oportunidad de generar resultados extraordinarios, tanto en términos de asistencia como de ingresos.
Definir los perfiles de los asistentes a tu evento es el primer paso para conocer a tu público y alinear tu planificación con sus necesidades reales. Pero primero, veamos qué es un perfil de asistente. Probablemente ya estés familiarizado con el concepto de "buyer persona". Un buyer persona es una representación semificticia de tu cliente ideal, basada en estudios de mercado y datos reales sobre tus clientes actuales. Al crear tus buyer personas, considera incluir datos demográficos, patrones de comportamiento, motivaciones y objetivos. Cuanto más detallado seas, mejor.
Aplicando este concepto al sector de los eventos, hemos identificado la idea de un «perfil de asistente». Este concepto define la representación, en cierto modo ficticia, de tus invitados ideales. Las descripciones detalladas de estos perfiles te ayudarán a centrar tus esfuerzos en adaptar el evento a la perfección a las necesidades y expectativas de cada uno, logrando así un mayor impacto y mejores resultados.
Aquí tienes una serie de consejos que te ayudarán a identificar las características del público de tu evento:
Paso #1. Audite sus objetivos de planificación
Tu público objetivo ideal depende de los objetivos de tu evento. Si tu intención es captar nuevos clientes potenciales, debes centrarte en personas que saben que necesitan una solución. Si quieres conseguir más defensores de tu marca, debes invitar a personas que ya usan tus productos y que están entusiasmadas con las nuevas funciones y oportunidades.
El perfil de tus asistentes variará según el evento, y cada perfil tiene objetivos y motivaciones distintos. Para definir a tus invitados ideales, debes hacer un seguimiento de tus objetivos de planificación y comprender qué quieres lograr con el evento.
Paso n.° 2. Establecer criterios de definición claros.
Para agilizar y simplificar el proceso de creación del perfil del asistente, puedes usar plantillas. Estas plantillas deben incluir una lista de preguntas o conceptos que te ayuden a organizar la información sobre tu invitado ideal.
Además de la información demográfica y profesional básica (ubicación, edad, lugar de trabajo, sector, puesto, etc.), las plantillas también deben incluir un marco basado en las emociones, como los puntos débiles de la audiencia, los factores clave de compra, los factores que impulsan el comportamiento, los valores, la velocidad de toma de decisiones, etc.
Paso n.° 3. Programe una serie de entrevistas con sus posibles invitados.
Como se mencionó anteriormente, el perfil del asistente es una representación semificticia de tu invitado ideal, es decir, se puede construir sumando las características que definen a todos los miembros de la audiencia. Para aprovechar al máximo las plantillas, contacta y entrevista a diferentes personas. Si estás organizando un evento para una empresa, según tu objetivo, puedes contactar a clientes o potenciales clientes para solicitar más información.
Es fundamental crear el perfil del asistente ideal basándose en datos reales y en la información que obtengas de estas personas. No puedes simplemente imaginar o adivinar las respuestas de tus asistentes ideales. No funcionará.
Paso n.° 4. Conozca las motivaciones y los desafíos de los perfiles de sus asistentes.
Saber de dónde vienen tus huéspedes y cuál es su situación económica no es tan crucial como comprender sus motivaciones emocionales. Si quieres ofrecer un valor real y alcanzar tus objetivos (ya sea que busques nuevos clientes o construyas una comunidad), necesitas descifrar las motivaciones y los desafíos de tus huéspedes.
Puedes hacerlo mediante entrevistas, pero si quieres obtener respuestas honestas y útiles, necesitas saber qué preguntas hacer.
Por ejemplo, si quieres planificar un evento para emprendedores que están empezando su andadura, podrías preguntarles a tus potenciales clientes cómo es su día típico de trabajo, cuáles son sus objetivos y qué les impide alcanzarlos, cómo sería la vida de sus sueños, etc.
Estas preguntas directas pueden resultar personales e incluso intimidantes para algunas personas, pero son la única manera de obtener información valiosa y precisa sobre sus motivaciones, desafíos y antecedentes emocionales. Esta información te ayudará a crear un perfil completo de los asistentes y a planificar un evento realmente atractivo y valioso.
Paso n.° 5. Observa los patrones lingüísticos de los perfiles de tus asistentes.
Este paso es fundamental para el marketing de eventos. Hablar el idioma de tu público objetivo te ayudará a promocionar con éxito tu conferencia o seminario. Puedes lograrlo adoptando su forma de hablar, utilizando sus palabras, jerga y expresiones.
Llamada a la acción
Crear un perfil de asistente puede requerir tiempo y esfuerzo, pero vale la pena. Esta etapa de inmersión profunda te proporcionará la información necesaria para desarrollar una estrategia más eficaz que genere un impacto real.
Cuanto mejor conozcas el perfil de tus asistentes, más éxito tendrás en alcanzar tus objetivos y lograr indicadores clave de rendimiento (KPI) elevados.
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