Cómo garantizar una experiencia de registro sin complicaciones

Permítame hacerle una pregunta rápida: ¿Cuánto tiempo dedica a sitios web confusos o difíciles de navegar?

Ya sea para comprar en línea o registrarse en un seminario web, supongo que no mucho. Podrías intentarlo, pero si el sitio web es demasiado complejo, probablemente lo cerrarás y no lo volverás a usar.

Cuando tenemos la información y la logística al alcance de la mano, esperamos resultados rápidos y casi no tenemos paciencia con sitios web complicados. Lo mismo ocurre con los sitios web de eventos. Si quieres reducir la cantidad de asistentes a tu evento, haz que el proceso de registro sea lo más engorroso posible.

Cuanto más dificultades tengan los asistentes con la plataforma de registro en línea, mayores serán las probabilidades de que el evento tenga poca asistencia. Como profesional de eventos, es tu responsabilidad facilitar al máximo el registro.

Una experiencia estresante suele disuadir a los posibles asistentes y hacer que decidan no molestarse en completar el formulario. Para evitar que esto suceda, tenga en cuenta lo siguiente:

Consejo 1. Diseña un proceso de registro sencillo y amigable para tus asistentes.

¿Conoces los pasos exactos que deben seguir tus posibles invitados para registrarse en el evento? ¿Estás seguro de que no habrá dudas ni problemas técnicos durante el proceso? Digamos que tus posibles asistentes recibirán una invitación por correo electrónico con un enlace al sitio web del evento.

¿Pueden encontrar fácilmente el formulario de registro en su sitio web? ¿Ofrecen planes de precios, descuentos aplicables y toda la demás información en un formato completo y fácil de comprender? ¿Son fáciles de responder las preguntas y el proceso no es demasiado largo?

Todas estas preguntas son importantes para evaluar si el proceso de registro es fácil de usar. Tu trabajo consiste en hacer que cada paso sea lo más sencillo y sin complicaciones posible.

Consejo 2. Divide los procesos de registro en fases.

El proceso de inscripción a un evento consta de varias fases. La primera consiste en encontrar el formulario de inscripción en el sitio web. La segunda fase se centra en la estructura del formulario, que incluye información general, intereses o logros profesionales de los asistentes y preferencias de networking (si corresponde). La tercera fase es el procedimiento de pago.

Teniendo en cuenta esta secuencia, es recomendable mostrar el progreso del participante durante el registro (por ejemplo, indicando el porcentaje del formulario completado en cada paso o numerando cada paso). Esto le ayudará a comprender mejor el proceso.

Consejo 3. Explique los errores de campo en los formularios de registro.

¿Sabes qué es más frustrante que enviar un formulario de registro y recibir una notificación de rechazo? Intentar enviar un formulario y ver algunos campos resaltados como erróneos sin una explicación adecuada.

¿Qué cambios o adiciones deben realizar los futuros asistentes al formulario para que se envíe correctamente? Asegúrese de prever cualquier problema que puedan encontrar al completarlo y proporcione explicaciones detalladas o ejemplos genéricos de lo que debe contener cada campo.

Consejo 4. Haz un seguimiento con aquellos que no completaron el registro.

Si conoces los nombres y correos electrónicos de quienes solo completaron parcialmente el formulario, no dudes en enviarles un recordatorio. Puedes preguntarles si tienen alguna duda o necesitan ayuda con el formulario, y decirles que con gusto les ayudarás.

Para ello, podrías pedir a los futuros asistentes que confirmen su nombre y dirección de correo electrónico antes de acceder al formulario de registro. Esto te proporcionará la información necesaria para hacer un seguimiento en caso de que alguien no haya completado el procedimiento.

Consejo 5. Facilite cualquier registro que haya sido interrumpido.

Si las personas deciden registrarse a medias y terminar más tarde, ¿pueden guardar su progreso? Imaginemos que alguien comienza a completar parte de un formulario de registro largo y complejo (lo cual, por cierto, no se recomienda), pero, debido a la falta de tiempo, necesita terminarlo más tarde.

Pero cuando esa persona vuelve a abrir el formulario, no se guarda la información anterior y debe empezar de nuevo. Solo quienes estén muy entusiasmados por asistir a tu evento superarán su frustración y reiniciarán el proceso.

Consejo 6. Añada la opción de prellenado.

Asegúrese de que el formulario de registro reconozca al usuario que desea registrarse. Esto puede influir significativamente en la asistencia. Por ejemplo, si ha enviado una invitación por correo electrónico a alguien que ya ha asistido a uno de sus eventos, asegúrese de que el sistema identifique a ese usuario (una vez que haga clic en "Registrarse") y ofrezca un formulario con ciertos campos prellenados (como nombre, dirección de correo electrónico, etc.).

Resumen

El proceso de registro en línea tiene más importancia de la que crees. Si a la gente le resulta confuso o difícil registrarse para tu evento, la mayoría no se molestará en hacerlo y perderás la oportunidad de contar con asistentes valiosos.

Minimice cualquier posible inconveniente que un asistente potencial pueda encontrar con el sistema de registro. Esto reducirá la frustración y facilitará que la persona complete el proceso con éxito, lo que, a su vez, destacará su profesionalismo y garantizará una alta asistencia a su evento. En resumen, asegúrese de seleccionar el software adecuado para su evento.

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Inglés

Let me ask you a quick question: How much time do you spend on confusing or hard-to-navigate websites?

Whether it's online shopping or registering for a webinar, my guess is not much. You might give it a try, and if the website is too complex, you'll probably close it out and never use it again.

When information and logistics are right at our fingertips, we expect quick results and have almost no patience with complicated websites. The same thing is true for event websites. If you want to reduce your event head count, make the registration experience as annoying as possible.

The more difficulty your attendees have with the online registration platform, the greater your chances of a poorly attended event. As an event professional, it's your duty to make the registration threshold as low as possible.

A stressful experience will usually deter potential attendees and lead them to decide not to bother completing the form. To keep this from happening, take these things into consideration:

Tip 1. Design a friendly registration journey for your attendees

Do you know the exact steps your potential guests must take to register for the event? Are you sure there’s no uncertainty or technical issues during the process? Let’s say your potential attendees will receive an email invitation with a link to the event's website.

Can they find the registration form easily on your website? Do you provide pricing plans, any applicable discounts, and all other information in a comprehensive, easy-to-assimilate format? Are the questions easy to answer, and is the entire process not overly time-consuming?

All of these questions are important for evaluating whether the registration journey is user-friendly. It's your job to make each step as simple and pain-free as possible.

Tip 2. Break the registration processes up into phases

There are specific 'phases' involved in registering for an event. The first phase is identifying the registration form on the website. The second phase is the form’s structure. This includes general information, attendees’ professional interests or achievements, and networking preferences (if applicable). The third phase is the payment procedure.

Considering this sequence, you may want to display the attendee’s progress level during registration (such as showing a percentage of the form he or she has completed at each step, or numbering each step). This will help him or her navigate the procedure better.

Tip 3. Explain the field errors on the registration forms

Do you know what’s more frustrating than submitting a registration form and getting a denied notification? Trying to submit a form and seeing some of the fields highlighted as erroneous without a proper explanation.

What do future attendees need to change or add to the form so it will submit correctly? Make sure you anticipate any potential problems guests may encounter when filling in the form, and provide detailed explanations or generic examples of what each field must contain.

Tip 4. Follow up with those who didn't finish the registration

If you know the names and emails of those who only partially completed the form, don't hesitate to send them a reminder. You could ask them if they have any questions or need help with the form, and that you would be happy to assist.

To make this possible, you could ask future attendees to confirm their names and email addresses before accessing the registration form. This will give you the necessary information to follow up in case someone didn’t complete the procedure.

Tip 5. Facilitate any registrations that were interrupted

If people decide to register halfway and finish later, can they save their registration progress? Imagine someone starts filling out part of a long, complex registration form (which, by the way, is not recommended) but, because of time constraints, needs to finish it later.

But when that person opens the form again, none of the previous information is saved, and they must start over. Only people who are very excited to attend your event will push aside their frustration and restart the process.

Tip 6. Add the prefill option

Make sure the registration form will 'recognise' a user who wants to register. This may greatly impact the attendance rate. If, for example, you’ve sent an invitation email to someone who’s already attended one of your events, make sure the system will identify that user (once he or she has clicked on registration), and offer a form with certain prefilled fields (such as name, email address, etc.).

Wrap-up

Your online registration procedure carries more weight than you may realise. If people find it confusing or difficult to register for your event, most won't bother, and you’ll miss out on some quality attendees.

Reduce any potential friction a prospective attendee may encounter with the registration system. This will minimise frustration and help the person successfully complete the procedure, which, in turn, will highlight your professionalism and ensure a high attendance rate for your event. So in short, make sure to select the right event software for your event.

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Comentario

Leon Prosacco

Nuevo|2018-08-02 - 12:27u

Delivering a hassle-free registration platform is quite challenging as you have to meet many requirements and at the same time provide a user-friendly experience to the attendees. Hubilo is one such amazing brand which fulfils all these things and provides convenient event registration solution.