¿Te has preguntado alguna vez cuál es la principal razón por la que los asistentes acuden a tus eventos? Desde vivir experiencias únicas hasta explorar oportunidades para establecer contactos, probablemente existan varias respuestas.
Sin embargo, hay un factor que puede influir en la decisión de asistir a un evento: la calidad del contenido. Según un estudio realizado por The Experience Institute, el 92% de todas las generaciones indica que la educación es importante, ya sea que se obtenga a través de un programa formal o en la propia exposición.
En otras palabras, la principal razón para asistir a eventos es la transferencia de conocimiento. Antes de decidir si asistir a un evento, la gente suele consultar el programa, en especial los temas que se tratarán. También evalúan la calidad de los ponentes invitados y el valor formativo que pueden aportar.
Sus invitados valoran enormemente la calidad del contenido del evento. Desean aprender lo máximo posible y obtener nuevas perspectivas o soluciones a sus dudas profesionales. Además, como indica el mismo informe, «el 91 % de todas las generaciones tienen la voluntad o una fuerte propensión a continuar su formación personal o profesional como adultos, siendo los millennials de la Generación Y y la Generación X los que presentan el porcentaje más alto, con un 95 %».
Si en el pasado no le has prestado mucha atención al componente educativo de tus eventos, es hora de cambiar eso. Es tu responsabilidad planificar minuciosamente la dinámica de presentación del contenido y diseñar sesiones de conocimiento impactantes para tus invitados. Aquí te mostramos cómo puedes hacerlo:
Consejo 1. Pregunte a los expertos y a los asistentes.
Como organizador de eventos, seguramente esté familiarizado con la gestión de eventos en diversos sectores. Sin embargo, diseñar un programa atractivo siempre es complicado, sobre todo en un sector que no conoce bien. Por eso, es fundamental contar con ayuda profesional. Normalmente, comités especializados deciden la estructura y los temas de cada sesión formativa. Pero si tiene que planificar un evento sin ayuda, es importante contactar con expertos (o con los clientes que le encargaron la planificación) y aprender todo lo posible sobre qué temas merecen ser compartidos y debatidos.
También es importante conocer a los asistentes y sus intereses. Podrías redoblar tus esfuerzos y realizar una encuesta (antes del evento) para identificar sus expectativas en cuanto al contenido.
Consejo 2. Agrupe las sesiones de conocimiento en torno a un leitmotiv.
Es un error escribir una entrada de blog sobre todo lo que existe. Del mismo modo, también es erróneo planificar un evento en torno a múltiples temas. Siempre puedes organizar sesiones formativas enriquecedoras donde los asistentes puedan profundizar en subtemas específicos.
Sin embargo, debe haber un leitmotiv (un tema principal) que plasme la narrativa de todo el evento. Por ejemplo, si estás organizando una conferencia sobre Bitcoin, no puedes dedicar una sesión a cómo acoger gatos. Pero sí puedes planificar una sesión informativa sobre CryptoKitties (el primer juego del mundo basado en la tecnología blockchain).
Consejo 3. Busca ponentes interesantes que logren captar la atención de los asistentes.
Esta parte es crucial. Además de un programa de eventos atractivo, los asistentes buscarán ponentes de gran prestigio, líderes de opinión con ideas valiosas para compartir. Asimismo, estos ponentes deben aportar algo novedoso y ofrecer perspectivas útiles que ayuden a los asistentes a ampliar sus conocimientos y habilidades.
Consejo 4. Alterne las sesiones informativas con otras dinámicas, como charlas informales junto a la chimenea.
Si agotas a tus asistentes con contenido denso y dinámicas repetitivas, corres el riesgo de disminuir su aprendizaje (y aburrirlos hasta la muerte). Planifica un evento variado con diferentes formatos de sesión que permitan a tus invitados mantenerse concentrados, absorber la mayor cantidad de conocimiento posible y experimentar distintos niveles de interacción con el contenido.
Consejo 5. Ayude a sus asistentes a poner a prueba sus conocimientos.
Una buena forma de potenciar la transferencia de información durante los eventos es realizar cuestionarios a los asistentes. Para hacerlo más ameno, puedes fomentar una sana competencia entre tus invitados pidiéndoles que respondan preguntas relacionadas con el evento a través de una aplicación móvil. Para aumentar la participación, puedes incentivar a quienes acumulen más puntos ofreciéndoles obsequios. Esto ayudará a tus invitados a repasar los conocimientos adquiridos durante el evento y a poner a prueba su comprensión, destacando las ideas clave.
Resumen
Los elementos clave que determinarán la asistencia a tu evento son la calidad de tus ponentes y el valor de tu contenido. Todo tu evento debe estar diseñado para ofrecer información valiosa. El contenido de las sesiones que impartas determinará el éxito de tu planificación.
