¿Crees que no hay nada más complicado que planificar un evento? Intenta organizar uno en el extranjero. Ya sea una conferencia, un festival o un evento de networking, al gestionar un evento internacional, debes demostrar mayor dominio y un rendimiento superior.
Implica mucho más trabajo y mucha menos certeza. Además de tener que desenvolverse en entornos desconocidos y lidiar con el estrés adicional, tendrás que afrontar múltiples desafíos. Desde comprender las costumbres comerciales locales hasta obtener ayuda con el impuesto al valor agregado, la incertidumbre puede minar tu confianza y paralizar tus acciones.
Sin embargo, no hay nada más relevante, aunque problemático, que encontrar proveedores de confianza. Cuando se organizan eventos locales (ya sea en la ciudad o en el país), se parte de una ventaja porque ya se cuenta con una lista de proveedores fiables. En cambio, al organizar un evento en el extranjero, es necesario dedicar mucho tiempo a encontrar proveedores de confianza: lugar del evento, catering, audiovisuales, decoración, consultores de comunicación, fotógrafos y diseñadores gráficos, entre otros.
Es tu responsabilidad crear una sólida base de datos de proveedores para eventos desde cero. Esta tarea, por lo tanto, conlleva el riesgo de cometer múltiples errores que podrían echar por tierra todo tu esfuerzo. Para evitarlo, aquí tienes una lista de errores que debes evitar al buscar proveedores internacionales:
Error 1. Ignorar el consejo de los expertos locales.
Uno de los mayores errores que cometen los organizadores de eventos internacionales es subestimar la experiencia local. Si bien es cierto que poseen un profundo conocimiento sobre la planificación y el marketing de eventos, suelen asumir erróneamente que esto los convierte en expertos en la organización y el marketing de eventos en destinos desconocidos. Nada más lejos de la realidad.
Piensa en ti mismo. ¿Dirías que conoces a fondo otra ciudad, incluyendo su cultura, leyes y costumbres locales? Si nunca has vivido ni organizado eventos en otra ciudad, es probable que tengas una idea muy limitada de cómo es realmente. Considerarte un experto en una ciudad desconocida puede acarrear una serie de problemas, como contratar proveedores de eventos de baja calidad.
El conocimiento local desempeña un papel fundamental como intermediario entre los organizadores y el destino. Por eso, el primer paso antes de planificar un evento internacional es colaborar con expertos locales y aprovechar al máximo la infraestructura del lugar.
Error 2. Comunicar de forma deficiente sus necesidades relacionadas con el evento o el marketing.
Si no conoces tus necesidades específicas o no sabes cómo explicarlas, es probable que tengas problemas de comunicación. Quizás creas que te estás expresando con claridad cuando, en realidad, tu mensaje es confuso, se malinterpreta o se entiende mal. Para evitarlo, debes detallar cada aspecto de tu proceso de planificación y verificar todas las comunicaciones, tanto online como presenciales, con los proveedores del evento. Si es necesario, repite la información y pide confirmaciones. No te preocupes por parecer ignorante. Lo más importante es asegurarte de haber encontrado proveedores internacionales que puedan cubrir todas tus necesidades de planificación del evento.
Error 3. No solicitar el historial comprobado del proveedor ni su experiencia con eventos similares.
Antes de elegir un proveedor internacional para eventos, asegúrese de que cuente con suficiente respaldo social para demostrar su experiencia. Sin embargo, si tiene prisa o por otros motivos, podría omitir este paso pensando: "Probablemente sean buenos". Esta mentalidad podría acarrearle grandes problemas en el futuro. ¿Y si el proveedor es un estafador? ¿O si no tiene experiencia en eventos y no puede cumplir con sus expectativas? Siempre revise el portafolio del proveedor y, si es posible, solicite referencias o reseñas de otros clientes (internacionales).
Por lo tanto, antes de contratar a un nuevo proveedor, consulta las reseñas en eventplanner.net.
Error 4. Limitar la interacción con los proveedores del evento únicamente a correos electrónicos.
Siempre es tentador gestionar todo por teléfono o correo electrónico. ¿Para qué molestarse en reservar un billete y viajar a otro país para planificar un evento si se puede hacer desde casa? ¡Error! Por muy bien que te comuniques con tus proveedores, siempre hay cosas que debes comprobar personalmente. Por ejemplo, no puedes fiarte solo de las fotos para hacerte una idea de la capacidad del lugar; necesitas verlo en persona. Tampoco puedes confiar en que el catering sea bueno sin probar la comida. Esfuérzate por reunirte cara a cara con tus proveedores. No te arrepentirás.
Error 5. No prestar la debida atención a los contratos o a las políticas de cancelación.
Este es un error que puede meterte en serios problemas. Ignorar los detalles del contrato y las responsabilidades que asumen los proveedores del evento puede derivar en graves problemas legales. Por eso, debes asegurarte de comprender a fondo tanto la legislación local como las costumbres comerciales. Si es necesario, busca la ayuda de expertos locales o incluso de un abogado.
Nuestro software para eventos incluye una gestión de proveedores específica, para que pueda estar al tanto de cada contrato.
Reflexiones finales
Planificar un evento internacional es como jugar en las grandes ligas. Las responsabilidades y los quebraderos de cabeza se multiplicarán, y serás más propenso a cometer errores. Sin embargo, si te esfuerzas por anticipar los posibles errores y trabajar duro para evitarlos, estarás un paso más cerca de organizar un evento internacional exitoso.
