Cómo lograr que tu equipo adopte la tecnología para eventos.

No siempre es fácil cambiar hábitos y adaptarse a nuevas dinámicas laborales. Cuando las personas saben qué funciona mejor y tienen una rutina, puede resultarles difícil adoptar nuevas herramientas que mejoren los resultados de su trabajo.

Esto es cada vez más cierto para los profesionales de eventos y sus equipos, a quienes les puede resultar difícil mantenerse al día con el constante desarrollo de las soluciones digitales y su complejidad. La tecnología puede ser una ventaja, pero también puede convertirse en un problema a la hora de organizar y ejecutar un evento. La rápida evolución de las plataformas de planificación y marketing de eventos suele generar dificultades para los profesionales.

En primer lugar, la gente prefiere ejecutar manualmente los procesos logísticos (porque están acostumbrados) en lugar de automatizarlo todo. En segundo lugar, las nuevas tecnologías para eventos requieren aprender cómo funcionan las herramientas más recientes y cómo maximizar su potencial. Por último, la falta de experiencia inicial sobre cómo integrar correctamente el software de gestión de eventos en el flujo de trabajo sin duda causará frustración.

No es de extrañar que adoptar nuevas tecnologías para eventos pueda ser un reto para muchos, incluido tu equipo. Por eso es tan importante saber cómo convencer a tus compañeros de trabajo para que adopten estas tecnologías, lo que les facilitará la tarea y aumentará su productividad. Aquí te explicamos cómo hacerlo:

Paso 1. Identifica los desafíos que enfrenta tu equipo al planificar un evento.

Programa una reunión operativa con tus empleados o miembros del equipo para analizar los desafíos que enfrentan a diario. Pregúntales qué soluciones han intentado aplicar y qué resultados obtuvieron. Si los problemas persisten, dado que tu equipo no ha podido encontrar soluciones sostenibles, evalúa el impacto negativo que estos problemas tienen en el retorno de la inversión del evento. Posteriormente, analiza y explica a tu equipo los beneficios que obtendrás si eliminas los desafíos que todos enfrentan.

Paso 2. Presentar los beneficios de un sistema automatizado.

Al destacar las ventajas de la tecnología para eventos, hable en términos de esfuerzo y tiempo. Explique a sus empleados o miembros del equipo cómo un sistema digital puede acelerar el flujo de trabajo y eliminar obstáculos que parecían insuperables.

Por ejemplo, supongamos que alguien se encarga de recopilar manualmente las preferencias de networking de los asistentes. ¿Qué pasaría si una plataforma o aplicación de gestión de eventos pudiera hacerlo automáticamente, permitiendo a los invitados ingresar su propia información sobre lo que pueden ofrecer o buscan en la sesión de networking? Explícale a tu equipo que automatizar procesos y responsabilidades específicos les permite concentrarse en otras tareas.

Paso 3. Comunicar la necesidad de crecimiento e innovación.

Es fundamental articular la visión general y las aspiraciones de su agencia o empresa. Si busca el crecimiento y la innovación sostenible, asegúrese de fortalecer la comunicación institucional basada en estos dos conceptos, lo que preparará a sus empleados o miembros del equipo para los cambios.

Paso 4. Organiza un programa intensivo de formación para tu equipo.

A menudo, las personas se muestran reticentes hacia la tecnología porque necesitan desarrollar nuevas habilidades para desenvolverse con eficacia en el entorno digital. Esto puede resultar abrumador, sobre todo cuando la lista de tareas relacionadas con la organización de eventos no deja de crecer. Por eso, quizás le interese organizar talleres intensivos de formación para su equipo. Esto puede ayudar a que se sientan respaldados en el proceso de desarrollo de nuevas habilidades y a que reduzcan la ansiedad ante las últimas tecnologías para eventos que deberán aprender.

Con el software para eventos de eventplanner.net, tu equipo también puede obtener una certificación a través de nuestra academia en línea, lo que les dará un impulso de confianza y un claro reconocimiento de sus nuevas habilidades.

Paso 5. Empodera a los miembros de tu equipo involucrándolos en el proceso de toma de decisiones.

La opinión de tu equipo es fundamental. Pueden aportar información valiosa sobre las necesidades y los problemas que encuentran al planificar un evento. Esta información puede ser decisiva a la hora de elegir el software o la aplicación de gestión de eventos más adecuados. Además, convertirás a los miembros de tu equipo en agentes proactivos que se sentirán capacitados para tomar las decisiones que mejor les convengan. El simple hecho de elegir les hará conscientes de las consecuencias y de la necesidad de seguir creciendo.

Llamada a la acción

Si tu equipo encuentra resistencia a la hora de adoptar la tecnología para eventos, debes saber que existe una deficiencia en la comunicación institucional. Para lograr que tu equipo adopte las soluciones digitales, empieza por escucharlos. ¿Cuáles son sus desafíos y, sobre todo, cuáles son sus temores?

Luego, concéntrese en comunicar con precisión el valor añadido que esta nueva tecnología para eventos puede ofrecer y los beneficios que obtendrá su equipo. Asegúrese de involucrarlos en el proceso de toma de decisiones evaluando constantemente sus necesidades. Sea honesto sobre su visión de crecimiento y transforme este posible conflicto en una oportunidad para fortalecer las relaciones laborales.

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Inglés

It's not always easy to change habits and adjust to new work dynamics. When people know what works best and have a routine, it can be challenging for them to adopt new tools that will improve the outcomes of their work.

This is increasingly true for event professionals and their teams who may find it challenging to keep up with the constant development of digital solutions and their complexity. Technology can be a benefit, but it can also be a pain point when it comes to organising and executing an event. The rapid evolution of planning and event marketing platforms often causes struggles for professionals.

First, people would prefer to manually execute the logistic processes (because they're used to it) than automate everything. Second, new event technology requires learning how the latest tools work and how to maximise their potential. Finally, the lack of initial expertise on how to integrate event management software correctly into the workflow will most certainly cause frustration.

It's no wonder that embracing new event technology can be challenging for many people, including your team. That's why it’s so important to know how to persuade the people you are working with into embracing event technology, which will ease their workload and boost their productivity. Here’s how you can do it:

Step 1. Map the challenges your team face when planning an event

Schedule an operational meeting with your employees or team members to discuss the challenges they face daily. Ask them for the solutions they’ve tried to apply and the outcomes they achieved. If the issues persist, since your team wasn’t able to find sustainable solutions, map the negative impact these problems have on the event’s ROI. Subsequently, analyse and articulate for your team the gains you’ll achieve if you eliminate the challenges everybody is facing.

Step 2. Present the benefits of an automated system

When showcasing the benefits of event technology, talk in terms of effort and time. Explain to your employees or team members how a digital system may accelerate the workflow and eliminate insurmountable challenges.

For example, let’s say somebody is responsible for manually collecting the attendees’ networking preferences. What if an event management platform or app could do that automatically by letting guests enter their own information about what they can offer or are looking for at the networking session? Let your team understand that automating specific processes and responsibilities frees them up to focus on other tasks.

Step 3. Communicate the need for growth and innovation

It’s essential to articulate the general vision and aspirations of your agency or company. If you aim for growth and sustainable innovation, ensure that you strengthen institutional communication based on these two concepts, which will prepare your employees or team members for changes.

Step 4. Set up a learning boot camp for your team

Often, people have a reserved attitude toward technology because they must develop new skills to navigate the digital environment efficiently. This can be overwhelming, especially when you have a constantly increasing list of event planning-related tasks. That’s why you may want to organise learning boot camps for your team. This can help people feel supported in the process of developing new skills and feel less apprehensive about the latest event technology they’ll need to learn.

With eventplanner.net's event software, your team can also earn certification through our online academy, giving them a confidence boost and clear recognition of their new skills.

Step 5. Empower your team members by involving them in the decision-making process

Your team’s opinion is essential. People may offer valuable insights into the needs and pain points they encounter when planning an event. Subsequently, this information can be decisive when choosing which event management software or app to purchase. Additionally, you’ll transform your team members into active agents who feel empowered to make decisions that work best for them. This mere act of making a choice will make them aware of the involved consequences and the need to grow.

Call to action

If you're encountering resistance from your team in adopting event technology, I want you to know that there's a gap in your institutional communication. To get your team to embrace the digital solutions, start by listening to them. What are their challenges, and most importantly, what are their fears?

Then, focus on accurately communicating the added value that this new event technology can offer and the benefits your team will gain. Ensure that you involve them in the decision-making process by consistently assessing their needs. Be honest about your growth vision, and transform this potential conflict into an opportunity to strengthen work relationships.

Fuente: Photo: iStockPhoto 538276405

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