Analizar los datos y tomar decisiones sobre eventos basándose en el perfil de los asistentes no es algo que deba hacerse a la ligera. Es como comprender las necesidades de los clientes potenciales antes de lanzar un producto.
Los eventos deben brindar respuestas, soluciones y conocimientos que ayuden al público a alcanzar la autorrealización y una transformación positiva. Sin embargo, esto no es posible sin conocer las necesidades y expectativas de la audiencia.
Tener acceso a información sobre la demografía, las preferencias y las necesidades de los asistentes es fundamental para segmentar la audiencia y crear experiencias de eventos personalizadas. Por eso, recomendaciones como «adapta el evento a las necesidades de los asistentes» o «céntrate en los problemas más apremiantes de tus invitados» son tan comunes.
Sin embargo, en lo que respecta a la recopilación de datos, aún no hemos aprovechado todo el potencial de la tecnología para eventos. Esto significa que no basta con usar una aplicación para descubrir, por arte de magia, las necesidades y preferencias de los asistentes. Necesitamos diversas fuentes de datos. Para ayudarte con esto, hemos elaborado una lista de pasos para recopilar más información y comprender mejor las necesidades y preferencias de tus asistentes.
Paso 1. Investiga las redes sociales antes, durante y después del evento.
Mantente al tanto de lo que comentan tus (posibles) asistentes en las redes sociales. Investiga para encontrar los hashtags más populares, los temas más comentados y las conversaciones más relevantes.
Descubre qué preocupa a los referentes del sector y cuáles son las opiniones y reacciones de sus seguidores. Sumérgete en una investigación exhaustiva de las redes sociales y recopila la mayor cantidad de datos posible. Esto te ayudará a crear una lista completa de temas de actualidad, reacciones e intereses, así como de personas influyentes clave (a quienes podrás invitar a tu evento). Con esta información, obtendrás la perspectiva necesaria para planificar y organizar un evento centrado en las necesidades, preferencias e intereses actuales de tu público objetivo.
Paso 2. Realice encuestas y entreviste a sus posibles asistentes.
Supongamos que quieres escribir un eBook útil para empoderar a tus clientes. Tienes muchísima información, pero no estás seguro de cuál es la más relevante para tus lectores potenciales. Enviarles una encuesta para conocer su opinión parece una opción viable, ¿verdad?
¿Por qué no aplicar esto a tu próximo evento? Si ya tienes una lista de correo de tu evento anterior y estas personas son tu público objetivo principal, pregúntales qué les gustaría que tratara en tu próximo evento. Incluso unas pocas respuestas podrían brindarte información valiosa sobre las preferencias o problemas de tus invitados, lo que te permitirá alinear tu próximo evento con sus expectativas.
Paso 3. Aprovechar los datos de eventos anteriores.
¿Qué haces con todos los datos que has recopilado? Probablemente los archivas, ¿verdad? En cambio, ¿por qué no los analizas, sacas conclusiones y los revisas cuando sea necesario? Si utilizas un software o una aplicación de gestión de eventos, asegúrate de entender cómo puedes hacer un seguimiento de los asistentes y cómo funciona la recopilación de datos.
Paso 4. Configurar un formulario de registro inteligente
Sea prudente al diseñar los campos del formulario de registro. Si se hace correctamente, este formulario le ayudará a conocer mejor a su público. Supongamos que planea reemplazar las sesiones de networking tradicionales con una serie de reuniones B2B para sus invitados. Para asegurar el éxito de esta dinámica, incluya un campo en el formulario de registro donde pregunte a los asistentes qué buscan o qué pueden ofrecer en el evento. Esta información le ayudará a programar las reuniones adecuadas entre los asistentes idóneos, alineando la oferta con la demanda.
Paso 5. Realizar encuestas en directo a los participantes durante el evento.
Una de las mejores maneras de comprender a fondo a los asistentes es mediante encuestas en directo durante las presentaciones. Decide qué tipo de datos quieres recopilar y prepara una serie de preguntas (con varias opciones de respuesta). Luego, pide al moderador (o al ponente) que realice la encuesta en directo durante la presentación y anime a los asistentes a responder. Dependiendo de las preguntas, tendrás los datos necesarios para mejorar la experiencia de los asistentes y, quizás, organizar un evento aún mejor la próxima vez.
Reflexiones finales
Existen diversas maneras de recopilar datos sobre las preferencias y necesidades de tus asistentes (potenciales). Desde encuestas en directo hasta sondeos previos al evento, dispones de una amplia gama de herramientas para obtener toda la información necesaria sobre tu público. El reto ahora consiste en decidir qué tipo de información buscas y cómo te ayudará a ofrecer mejores experiencias a tus asistentes.
