Elaborar un presupuesto es una tarea compleja en la que es fácil olvidar algún gasto. Con la siguiente lista de verificación, que no pretende ser exhaustiva, te ayudamos a crear un presupuesto lo más detallado y completo posible.
Elaborar un presupuesto es un proceso continuo. Lo mejor es comenzar con una estimación aproximada. Esto se hace antes de solicitar cotizaciones. De esta manera, podrá comprobar de inmediato si sus estimaciones son realistas. El presupuesto provisional se ajusta sistemáticamente a medida que se reciben cotizaciones o cuando se puede realizar una estimación más precisa.
¿Tu presupuesto es demasiado alto? Revisa cada partida de gastos y busca alternativas más económicas o recorta algunos, pero sin sacrificar la calidad. Además, puedes considerar el patrocinio para aumentar el presupuesto de tu evento. Una alianza con otra empresa que quiera llegar al mismo público objetivo también puede ser una solución. Así, podrán compartir los gastos.
¡Consejo profesional! Utiliza el
eventplanner.net para configurar el presupuesto de tu evento y hacerle un seguimiento fácilmente.
Lista de verificación del presupuesto del evento
Comunicación
❐ Sitio web
❐ Material impreso
❐ Marketing
❐ Aplicación móvil
❐ Redes sociales
❐ Venta de entradas (¿costes fijos o comisión?)
❐ …
Ubicación/tienda
❐ Alquiler de habitaciones
❐ Guardarropa
❐ Escenario/pista de baile
❐ Mobiliario, tribuna...
❐ Mobiliario y decoración
❐ Instalaciones de vestuario
❐ Señalización
❐ Tarifas de estacionamiento
❐ Baños (no olvides a los encargados de los baños)
❐ Calefacción/aire acondicionado
❐ Limpieza
❐ ...
Abastecimiento
❐ Catering
❐ Bebida
❐ Catering para la tripulación
❐ Cubiertos, cristalería, vajilla, mantelería
❐ Bares, bufés...
❐ ...
Rellenar
❐ Entretenimiento
❐ Moderadores y ponentes
❐ Actividades (talleres...)
❐ Entretenimiento infantil
❐ Música
❐ Derechos de autor: Sabam (B) o Buma (NL)
❐ ...
Soporte audiovisual
❐ Proyección
❐ Pantallas de plasma y LCD
❐ Micrófonos
❐ Sistema de sonido
❐ Instalación de iluminación
❐ Captura de vídeo o reportaje fotográfico
❐ Efectos especiales (fuegos artificiales, nieve...)
❐ Red Wi-Fi
❐ Eventos híbridos (transmisión en vivo…)
❐ ...
Personal
❐ Responsable(s) de planta y de eventos
❐ Coordinador de seguridad
❐ Anfitrionas
❐ Encargados de aparcamiento
❐ Seguridad
❐ Equipo de Primeros Auxilios
❐ Tramoyistas/Técnicos
❐ Personal de catering (camareros...)
❐ Personal de guardarropa y aseos
❐ Intérpretes/traductores
❐ ...
Misceláneas
❐ Gastos de envío
❐ Sorteos
❐ Transporte (VIP)
❐ Costes del hotel
❐ Permisos y seguros
❐ Cualquier daño o robo
❐ Electricidad, agua...
❐ Procesamiento de residuos
❐ Logística
Costes organizativos (internos y externos)
IVA e impuestos
Costes imprevistos
(proporcionar el 10 por ciento)
Más consejos y herramientas para organizar tu evento.
