La gente espera tener acceso a internet en cualquier momento y lugar, incluso en tu evento. Sin embargo, esto no siempre es así. En muchos eventos, todavía no hay acceso a internet, la conexión es increíblemente lenta o hay que pagar una fortuna solo para navegar durante una hora.
Eso está desactualizado y, desde luego, no contribuye a la experiencia que quieres ofrecer a tus huéspedes.
¿Capacidad?
Uno de los desafíos más importantes es estimar con precisión la capacidad, o ancho de banda, de su conexión a internet. Para ello, primero debe saber para qué usarán sus invitados la conexión. ¿Son simplemente asistentes a la conferencia que quieren revisar algunos correos electrónicos? ¿O dispone de una sala de prensa desde la que los periodistas quieren transmitir vídeo en directo a sus redacciones? Twitter parece requerir poco ancho de banda para enviar y recibir mensajes de texto. Sin embargo, estamos añadiendo fotos y vídeos en masa, lo que de repente genera un uso muy diferente. Además del uso, deberá estimar cuántos visitantes utilizarán su red. Esto depende de su público objetivo y del número de usuarios simultáneos que deberá soportar. El uso simultáneo, a su vez, depende de su programa. Si tiene un horario apretado, es muy probable que todos empiecen a navegar por internet simultáneamente durante el descanso, y debe tener en cuenta esa carga máxima.
Para que quede más claro, les daré un ejemplo de cálculo sencillo. Supongamos que organiza una conferencia para 100 participantes. Prevé que 75 personas querrán usar su conexión a internet y que dos tercios de ellas (es decir, 50 personas) necesitarán conectarse simultáneamente. Suponiendo un uso básico de internet (y no debería exagerar), proporcionaría, por ejemplo, 1 Mbit (megabit) de ancho de banda de bajada por persona para descargar datos y 0,5 megabit de ancho de banda de subida por persona. Para sus 50 participantes conectados simultáneamente, necesitaría rápidamente 50 Mbit de bajada y 25 Mbit de subida. Con una conexión ADSL promedio, disponible en muchos lugares, ya no será suficiente para este evento relativamente pequeño si desea brindar a sus invitados una experiencia de navegación agradable. Si puede elegir un lugar que haya invertido en una conexión de fibra óptica, no debería dudar en hacerlo.
Cuando los asistentes a tu evento visitan con frecuencia las mismas páginas, como tu sitio web con el programa del día, puedes ahorrar una cantidad considerable de ancho de banda gestionando tu red de forma inteligente. Al instalar un servidor proxy, puedes almacenar una copia local de las páginas solicitadas por los usuarios durante un tiempo determinado. Si otro visitante solicita la misma página con las mismas fotos unos minutos después, ya no necesitas acceder a internet, sino que puedes ofrecerla desde tu caché local.
Por último, la conexión a internet externa no es el único factor determinante para la experiencia de navegación. El equipo de red que utilice localmente también es crucial. Un router doméstico promedio, que lamentablemente también se encuentra en eventos, suele estar diseñado para soportar solo cinco usuarios inalámbricos simultáneos. Solo los dispositivos profesionales pueden proporcionar la capacidad que necesitará para su evento. Por lo tanto, ¡contrate a un profesional para el internet y el Wi-Fi en eventos!
Holandés
Mensen verwachten altijd en overal toegang tot internet, dus ook op jouw evenement. Toch is dat niet vanzelfsprekend. Op veel evenementen is er nog steeds geen internettoegang, gaat het ontzettend traag of betaal je je blauw om een uurtje te kunnen surfen.
Dat is niet meer van deze tijd en draagt zeker niet bij tot de beleving die je je gasten wilt bieden.
Capaciteit?
Een van de belangrijkste uitdagingen is om de capaciteit, of bandbreedte, van je internetverbinding goed in te schatten. Om dat te kunnen doen, moet je in eerste instantie weten waarvoor je gasten de internetverbinding zullen gebruiken. Zijn het alleen maar congresbezoekers die wat mails willen checken? Of heb je een persruimte van waaruit journalisten live videobeelden willen doorsturen naar hun redactie? Twitter lijkt voor het heen en weer sturen van tekstberichtjes weinig bandbreedte nodig te hebben. Maar we voegen massaal foto’s en videootjes toe, wat opeens voor een heel ander verbruik zorgt. Naast het gebruik zul je moeten inschatten hoeveel bezoekers gebruik zullen maken van je netwerk. Dat hangt af van je doelgroep en van het aantal simultane gebruikers dat je zult moeten ondersteunen. Het gelijktijdig gebruik hangt weer samen met je programma. Heb je een stevige planning, dan is de kans groot dat iedereen gelijktijdig tijdens de pauze aan het internetten slaat en moet je met die piekbelasting rekening houden.
Om het concreter te maken, geef ik een eenvoudig rekenvoorbeeld. Stel, je organiseert een congres voor 100 deelnemers. Je verwacht dat 75 personen van je internetverbinding gebruik willen maken en dat 2/3 daarvan (ofwel 50 personen) tegelijkertijd online moet kunnen. Ga je uit van echt basis internetgebruik (en daar moet je al niet al te gek voor doen) dan zorg je voor bijvoorbeeld 1Mbit (megabit) per persoon downstream bandbreedte voor het downloaden van data en een 1/2 megabit upstream per persoon. Voor je 50 simultane online deelnemers heb je dan al snel 50Mbit downstream en 25 Mbit upstream nodig. Met een gemiddelde ADSL-verbinding die op veel locaties aanwezig is, kom je er dan al lang niet meer voor dit relatief kleine evenement wanneer je je gasten een aangename surfervaring wilt geven. Als je voor een locatie kunt kiezen die geïnvesteerd heeft in een glasvezelverbinding moet je op dit vlak niet langer twijfelen.
Wanneer bezoekers op je evenement vaak dezelfde pagina's bezoeken, bijvoorbeeld je eigen website met het programma van de dag, kun je door slim in te grijpen op je netwerk heel wat bandbreedte besparen. Door een proxyserver te laten installeren in je netwerk kun je lokaal gedurende een bepaalde tijd een kopie opslaan van pagina’s die door gebruikers worden opgevraagd. Als een andere bezoeker enkele minuten later dezelfde pagina met dezelfde foto’s opvraagt, moet je niet meer internet op, maar kun je die uit je lokale cache aanbieden.
Tot slot is niet alleen de internetlijn naar buiten bepalend voor de surfervaring. Ook de netwerkapparatuur die je lokaal gebruikt, is doorslaggevend. Een gemiddelde huis-, tuinen keukenrouter, die jammer genoeg ook op events opduikt, is vaak maar gebouwd om vijf simultane gebruikers draadloos te ondersteunen. Alleen professionele toestellen kunnen de capaciteit leveren die je voor je event nodig zult hebben. Doe dus beroep op een professional voor internet en wifi op evenementen!
Puedes encontrar más información sobre este tema y muchos otros consejos sobre la organización de eventos en libro EVENTS.
Pedir ahora
