Entra en casi cualquier conferencia a las cuatro de la tarde y mira el programa en la pared. Luego mira el reloj. La diferencia entre ambos rara vez es inferior a veinte minutos, y nadie en la sala se sorprende.
Llegar tarde es tan habitual en los eventos que hemos dejado de considerarlo un fracaso. Pero lo es, y bastante costoso: la ponencia de cierre se presenta ante una sala que ya está medio camino del aparcamiento, las copas para hacer contactos se reducen de una hora a treinta y cinco minutos, y quienes planificaron el viaje en tren de vuelta según la hora de finalización publicada lo pierden, que es lo último que recordarán de tu evento.
Lo incómodo es que los eventos no se retrasan por mala suerte. Se retrasan porque el programa lo elaboraron meses antes personas que pensaban en el contenido, no en el tiempo. El tiempo en un evento se comporta de formas predecibles, y una vez que conoces esos patrones, puedes planificar teniendo en cuenta su impacto. Estos son los que más problemas causan.
El programa se elaboró según lo que la gente dijo que necesitaba
Pregunta a un ponente cuánto tiempo necesita y te dirá que veinte minutos. Lo que quiere decir es que su charla, ensayada en casa frente al espejo del baño, dura veinte minutos. El día del evento, no es así. Da las gracias al presentador. Dice algo sobre el ponente anterior. Se da cuenta de que la sala es más grande de lo esperado y habla más despacio. Una diapositiva no se carga. Alguien hace una pregunta a mitad de la charla. La charla de veinte minutos dura veintiséis minutos, y eso si el ponente es bueno. Si está nervioso o entusiasmado, dura treinta.
Lo mismo ocurre con cada cifra del programa. Una pausa para el café de quince minutos dura quince minutos desde el momento en que la última persona vuelve a su asiento, no desde que el ponente deja de hablar. Salir, hacer cola para el café, ir al baño, mantener la conversación que empieza en el pasillo y volver a entrar lleva quince minutos por sí solo. El almuerzo para doscientas personas no dura sesenta minutos, sino sesenta minutos más el tiempo que tardan doscientas personas en pasar por un único bufé, y una sola fila de bufé atiende aproximadamente a entre tres y cuatro personas por minuto. Haz los cálculos antes de imprimir el programa.
Los productores con experiencia lo resuelven sin usar nunca la estimación del propio ponente. Toman la duración indicada y le añaden un cuarto para las charlas y un tercio para todo lo que incluya un panel, una demostración o la participación del público. Si el programa no cabe una vez incluidas esas cifras, tiene demasiadas cosas, y es mejor descubrirlo ahora que a las 16:40.
Nadie se responsabiliza de las transiciones
Mira una escaleta típica y verás una columna con las horas de inicio y otra con los elementos: 09:00 bienvenida, 09:10 ponencia principal, 09:40 panel, 10:20 pausa. Lo que no verás es lo que realmente se lleva el día: los intervalos entre ellos. Que el ponente principal salga del escenario y los tres participantes del panel encuentren el camino para subir, se pongan los micrófonos, se sienten, ajusten las sillas y sean presentados no lleva cero minutos. Lleva cuatro o cinco minutos cada vez. Seis transiciones en una mañana suman media hora que no aparece en ninguna parte del programa.
Las transiciones deben planificarse como elementos por derecho propio, con una duración y un nombre al lado. ¿Quién acompaña a los participantes del panel al lateral del escenario durante los últimos tres minutos de la ponencia principal? ¿Quién se asegura de que ya lleven puestos los micrófonos de solapa? ¿Quién le dice al presentador que el panel está listo, para que pueda hacer una transición en lugar de rellenar el tiempo? ¿Adónde va el ponente principal y quién lo acompaña antes de que se quede atascado firmando libros al pie de las escaleras?
En los eventos de mayor envergadura, esta es la labor de un responsable de escenario, y vale la pena entender en qué consiste, porque la mayoría de los eventos corporativos tienen un presentador y creen que es lo mismo. No lo es. El presentador está en el escenario y solo puede ver lo que tiene delante. El responsable de escenario está entre bastidores con unos auriculares, un cronómetro y la escaleta, y su único cometido es ocuparse de lo siguiente: ¿está listo?, ¿ha llegado la persona?, ¿lo sabe el técnico? Un presentador gestiona al público, un responsable de escenario gestiona el tiempo. Si tu evento dura más de unas horas y tiene más de cuatro o cinco ponentes, alguien debe encargarse de la segunda tarea, aunque su tarjeta de visita diga otra cosa.
El turno de preguntas y respuestas no tiene forma de terminar
Esta es una escena que todo el mundo conoce. Está previsto que la sesión termine a las 11:30. A las 11:28, el presentador dice: «Tenemos tiempo para una o dos preguntas». Alguien levanta la mano. La pregunta resulta ser una declaración. El ponente responde extensamente por educación. Se levanta otra mano. El presentador, que también está siendo educado, le da la palabra. Ya son las 11:39 y la siguiente sesión ha perdido 9 minutos antes de empezar.
El turno de preguntas y respuestas se alarga porque tiene un mecanismo para empezar, pero no para terminar. La solución es fijar la hora de finalización antes de que se haga la primera pregunta. Establece una hora límite para el turno de preguntas y respuestas, no para la sesión, y haz que el presentador la diga en voz alta: «Tenemos hasta las 11:30, lo que nos da tiempo para tres preguntas, así que, por favor, que sean breves». Recoge las preguntas de antemano o en una pantalla para que el presentador pueda elegir, y así no será necesario abrir el turno de preguntas en absoluto si hay poco tiempo. Diles a los ponentes antes del evento que, si su charla se alarga, se recortará su turno de preguntas y respuestas, no el espacio de la siguiente persona. Esto tiene un efecto sorprendente en la duración de las charlas.
Y dale al presentador un reloj visible. No una cuenta atrás en el monitor de retorno que solo pueda ver el ponente, sino algo que el presentador pueda consultar de un vistazo desde un lateral del escenario. Muchas veces, los retrasos se deben simplemente a que las personas en el escenario no saben qué hora es.
El margen está en el lugar equivocado
La mayoría de los organizadores saben que deben dejar un margen. Lo habitual es alargar un poco cada espacio: veinticinco minutos para una charla de veinte minutos, y así sucesivamente. Esto falla por una razón evidente cuando se dice en voz alta: todo el mundo utiliza ese margen. Un ponente que tiene veinticinco minutos da una charla de veinticinco minutos. Una pausa programada de veinte minutos dura veinte minutos, más los cinco habituales.
El margen solo funciona cuando quienes lo utilizarían no saben que existe. Mantén el programa ajustado y deja el tiempo sobrante en unos pocos espacios que dependan de ti y de nadie más: cinco o diez minutos antes de cada pausa, un margen de quince minutos antes de la sesión de la tarde, un espacio de cierre que sea más corto en el programa público que en tu propia escaleta. Si la mañana va según lo previsto, esos intervalos se convierten en una pausa para el café un poco más larga y nadie se da cuenta. Si no es así, absorbes veinticinco minutos de retraso sin tocar el programa.
Después, publica el programa para los asistentes de una forma que no pueda cambiar. Dales las horas de inicio de las sesiones y las horas de las pausas, no las horas de finalización de cada elemento. Una sesión que iba a terminar a las 11:30 y termina a las 11:36 no supone ningún problema si nadie esperaba que terminara a las 11:30.
Cuando las cosas ya han salido mal
A pesar de todo, en algún momento llevarás veinte minutos de retraso. Solo hay tres formas de recuperar tiempo, y una sola persona debe tomar la decisión de antemano, en lugar de negociar entre bastidores.
La primera es acortar una pausa. Es lo más fácil y casi siempre la opción equivocada, porque las pausas son el momento en que la gente hace aquello por lo que realmente ha venido, y una pausa para el café de diez minutos es una cola, no una pausa. Hazlo una vez si es necesario, pero nunca dos.
La segunda es recortar el turno de preguntas y respuestas, por eso se lo dijiste de antemano a los ponentes. Nadie del público se da cuenta de que no hubo turno de preguntas y respuestas.
La tercera es eliminar o acortar un elemento del programa. Esta es la opción que los organizadores evitan y la que funciona. Para ello, hay que saber de antemano qué elemento se puede recortar y decírselo a la persona implicada antes del evento, por si llega a ocurrir. El espacio de cinco minutos del patrocinador no se puede recortar, se ha pagado. El segundo panel sobre un tema que ya trató el primero probablemente sí. Decide ahora, déjalo por escrito y díselo al presentador.
Lo que no debes hacer es dejar que el día se retrase poco a poco con la esperanza de que el almuerzo absorba el retraso. Nunca ocurre. El tiempo perdido por la mañana sigue perdido a las cinco de la tarde y, para entonces, te habrá costado la única parte del día que todo el mundo esperaba con ilusión.
En resumen
Añade un cuarto a la estimación de cada ponente y un tercio a todo lo que sea interactivo. Incluye las transiciones en la escaleta como elementos, con una duración y una persona responsable. Asigna a alguien la tarea de responsable de escenario: vigilar lo siguiente, no al público. Establece una hora límite para el turno de preguntas y respuestas y dilo en voz alta. Deja el margen donde solo tú puedas utilizarlo. Decide, antes del evento, qué elemento se recortará si llega el caso. Y dale un reloj al presentador.
Si estás preparando tu escaleta con cada transición cronometrada y asignada a alguien, una escaleta compartida que cada persona del equipo pueda consultar en el móvil, la herramienta Plan de acción de eventplanner.net está hecha para eso. Una hoja de cálculo impresa también sirve. Lo importante es que incluya los intervalos.
Los eventos se retrasan porque el tiempo que dura un evento no es como parece sobre el papel. Los organizadores cuyos eventos terminan a la hora prevista no son más estrictos ni tienen más suerte. Simplemente planificaron teniendo en cuenta el tiempo que realmente lleva el día, en lugar del tiempo que todos deseaban que llevara.
Fuente: Illustrative photo generated with the help of AI
