Las líneas presupuestarias vinculadas en el software para eventos eventplanner.net mantienen tus escenarios sincronizados, al tiempo que conservas la libertad de personalizarlos.
Si le preguntas a un organizador experimentado cuántos presupuestos tiene un evento, la respuesta honesta rara vez será "uno". Está el presupuesto aprobado por el cliente. Está la versión que secretamente esperas, con un lugar más grande y un mejor servicio de catering. Está la versión de reserva si el patrocinio no alcanza. Y en algún lugar está la versión que guardas para ti, con las cifras reales.
Tener varias versiones de presupuesto no es señal de un proceso desorganizado. Es señal de un organizador que sabe que los eventos no siempre salen según lo planeado y quiere estar preparado para cuando eso ocurra. El problema nunca fue tener varias versiones, sino mantenerlas vigentes.
Por qué un solo presupuesto nunca es suficiente
Un presupuesto es un conjunto de suposiciones presentadas como cifras, y esas suposiciones cambian. El número de invitados varía tras el segundo envío de información. El cliente quiere saber cuánto costaría una transmisión híbrida. La junta directiva solicita una versión al 80 % del presupuesto original antes de dar su aprobación. Un lugar presenta una contraoferta y, de repente, todo cambia.
Un organizador que solo tiene un presupuesto responde a todas esas preguntas a mano, en el momento, generalmente en una hoja de cálculo que nadie más puede leer. Un organizador con varias versiones ya tiene la respuesta: aquí está el caso base, aquí la mejora, aquí el recorte. Quienes toman las decisiones pueden comparar las opciones de forma objetiva, y se puede mostrar el costo de cada elección en lugar de discutir sobre ella.
Las versiones también te protegen. Si un cliente recuerda haber aprobado un número que nunca estuvo en la versión aprobada, tener la versión aprobada —intacta, fechada y separada de la versión de trabajo— resuelve la conversación en segundos.
La parte que solía doler
Esto es lo que encarece el mantenimiento de las versiones. Supongamos que utilizas tres versiones: básica, premium y económica. Tu proveedor de audio y vídeo te envía un presupuesto revisado. Ahora, esa única línea necesita actualizarse tres veces, en tres lugares diferentes, y si omites una actualización, tus versiones se irán desvinculando poco a poco.
Si a esto le sumamos un nuevo coste (un fotógrafo, seguridad adicional, un seguro que olvidaste), la historia se repite. Tres versiones, tres entradas manuales, tres oportunidades para que sea ligeramente diferente.
Esa es la fricción que hemos eliminado.
Líneas vinculadas: edita una vez, actualiza en todas partes
A partir de ahora, cuando añadas una línea de presupuesto a un evento en el software de eventos eventplanner.net con más de una versión, Budgets te preguntará a qué versiones pertenece. Selecciona dos o más y la línea quedará vinculada : la misma línea estará presente en todas las versiones que hayas elegido. Modifica el precio, el proveedor o la descripción en un solo lugar y todas las versiones vinculadas se actualizarán automáticamente.
La cotización revisada de AV se convierte en una sola edición. La línea de seguro olvidada se convierte en una sola entrada. Tus versiones se mantienen sincronizadas sin que tengas que hacer nada para que así sea.
Las líneas vinculadas se marcan con un pequeño icono tanto en la vista de detalles como en la vista general del presupuesto, para que siempre sepas qué líneas son compartidas y cuáles son exclusivas de la versión que estás viendo. Al editar una línea vinculada, el formulario te indica a qué otras versiones se aplicará el cambio. Sin sorpresas.
El detalle que lo hace útil: las cantidades son tuyas.
Una línea vinculada comparte su precio, no su cantidad. Esta distinción es intencionada, y es ahí donde reside la utilidad de esta función.
Tu servicio de catering puede estar disponible en tres versiones a 48 € por persona. La versión básica está diseñada para 200 invitados, la premium para 300 y la de reserva para 150. Si negocias el precio por persona hasta 45 €, las tres versiones lo adoptarán; el número de invitados se mantiene tal cual lo configuraste. Las versiones siguen siendo escenarios realmente distintos, basados en los mismos precios base.
Cuando una versión necesita seguir su propio camino
A veces, una línea debería dejar de compartirse. La versión premium contrata un servicio de catering diferente, o la versión económica prescinde por completo de la recepción con champán. Cualquier línea vinculada puede desvincularse, tras lo cual pertenece exclusivamente a esa versión, y las modificaciones se mantienen locales.
La eliminación funciona de la misma manera. Si eliminas una línea vinculada, Budgets te advierte que desaparecerá de todas las versiones a las que esté vinculada y te sugiere desvincularla primero si solo quieres que desaparezca de una.
Ya disponible
Las líneas presupuestarias vinculadas ya están disponibles en Presupuestos para todos los eventos con más de una versión. Abra un presupuesto, añada una segunda versión y la siguiente línea que cree le preguntará a qué versión pertenece.
Fuente: Photo: iStockPhoto 471132163
