Cualquiera que organice eventos conoce ese momento. La planificación está casi terminada, los proveedores están confirmados, el programa está listo... y entonces llega la reunión informativa.
De repente, te encuentras escribiendo correos electrónicos a empresas de catering, técnicos, anfitriones, personal de seguridad, ponentes, equipos de producción, voluntarios y decenas de otras partes interesadas. Cada mensaje requiere información ligeramente diferente. Cada proveedor necesita una versión distinta. Y si algo cambia, que casi siempre sucede, vuelves a enviar actualizaciones.
En un abrir y cerrar de ojos, circulan varias versiones del informe. La gente reenvía correos electrónicos desactualizados. Alguien se perdió una actualización importante. Y el día del evento comienza con una confusión innecesaria.
¿Te suena familiar?
Ese problema en concreto nos inspiró a crear el nuevo módulo Briefings en el software para eventos de eventplanner.net, y ahora puedes registrarte para acceder a una versión beta con acceso anticipado limitado y ser de los primeros en probarlo.
Una única sesión informativa, perfectamente adaptada a cada parte interesada.
En lugar de redactar y mantener manualmente decenas de correos electrónicos informativos diferentes, el nuevo módulo de Informes le permite crear un documento informativo estructurado a partir de bloques de contenido flexibles. Simplemente agregue la información que desea compartir y decida quién debe ver qué partes.
Algunos bloques pueden ser visibles para todos los participantes del evento. Otros pueden estar dirigidos a categorías específicas de proveedores; por ejemplo, todos los servicios de catering, todos los técnicos o todo el personal de seguridad. Y, si es necesario, incluso se pueden añadir bloques destinados únicamente a usuarios individuales o a combinaciones de ellos.
Esto facilita enormemente la tarea de proporcionar la información precisa a las personas adecuadas sin abrumarlas con detalles irrelevantes para sus funciones.
El servicio de catering recibe la información necesaria. El equipo de producción obtiene los detalles técnicos. Los presentadores reciben la información relevante para su función. Todos reciben lo que necesitan, ni más ni menos. Así, todos se mantienen concentrados.
Siempre la última versión, automáticamente.
Una vez que su informe esté listo, simplemente publíquelo y envíelo a todos los interesados. A partir de ese momento, todos tendrán acceso a la versión más reciente. Si algo cambia, actualícelo una sola vez y el cambio será visible de inmediato para todos los que lo necesiten. Se acabaron los PDF obsoletos. Se acabó el reenvío de nuevas versiones. Se acabó la preocupación de si todos recibieron la información más reciente. Todos los participantes en su evento siempre tendrán acceso al informe más actualizado.
Integrado con sus hojas de rodaje.
Lo que hace que esta nueva herramienta sea aún más potente es su perfecta integración con las demás herramientas de la plataforma eventplanner.net. El briefing incluye automáticamente las líneas relevantes de la hoja de llamadas para cada participante, ofreciéndoles una visión general clara y completa de dónde deben estar, cuándo deben estar allí y de qué son responsables.
En lugar de tener que alternar entre documentos y correos electrónicos, cada participante recibe un paquete informativo único, claro y personalizado que contiene todo lo que necesita para el evento.
Es un paso más hacia lo que eventplanner.net pretende ser: una plataforma unificada de gestión de eventos que agiliza el aspecto operativo de la organización de eventos.
Sé de los primeros en probarlo.
El nuevo módulo Briefings se encuentra actualmente en fase beta, y estamos invitando a los organizadores de eventos a que nos ayuden a probarlo y perfeccionarlo. El acceso a la beta será limitado, así que si quieres ser de los primeros en experimentar cómo esta nueva herramienta puede simplificar la comunicación de tu evento, puedes unirte a la lista de espera.
Regístrate aquí para obtener acceso anticipado a la versión beta.
Fuente: Photo: iStockPhoto 1338059676
