Cómo evitar los clichés en los eventos y crear algo valioso

Cómo evitar los clichés en los eventos y crear algo valioso

En algún momento del camino, dejamos de pensar por nosotros mismos y nos centramos demasiado en seguir las tendencias. Eso no es necesariamente algo malo, teniendo en cuenta la asombrosa velocidad de cambio que define a nuestra industria. Pero también significa que corremos el riesgo de caer presa de clichés y no ser verdaderamente auténticos o creativos.


¿Qué es un cliché? Por lo general, los clichés hacen referencia a prácticas, ideas o elementos que se utilizan en exceso hasta el punto de perder su impacto y volverse aburridos o incluso irritantes.


Un ejemplo clásico de cliché en la industria de los eventos es poner música “relajante” antes de las sesiones de formación. La música de spa no es apropiada para un evento serio, pero muchos de nosotros la usamos de todos modos.


Aunque estos clichés de eventos parecen elementos inocentes que acompañan la experiencia de los asistentes una y otra vez, harán que los asistentes se sientan parte de la película El día de la marmota. Este pensamiento “por defecto” hace que el uso de clichés le impida ser verdaderamente creativo y centrarse en generar valor para sus invitados.


Te verás atrapado haciendo las mismas cosas de la misma manera en todos los eventos, creyendo que es lo correcto y reduciendo el impacto que quieres tener en los asistentes. Para evitar que esto suceda, hemos elaborado una lista de clichés de planificación y cómo puedes evitarlos:



Cliché n.° 1: todo gira en torno a experiencias “auténticas”

Siempre que se planifica un evento, hay que tener en cuenta los intereses de los asistentes. De eso no hay duda. Sin embargo, algunos de nosotros podemos llegar a extremos innecesarios para diseñar experiencias experimentales (y raras) para los invitados.


Y aunque la intención detrás de estas acciones es noble (impresionar y deleitar a los asistentes), la mayoría de las veces, los resultados pueden ser más que molestos.


Tomemos como ejemplo el uso de tecnología costosa. Algunos eventos “de moda” han incorporado gafas de realidad virtual como parte de la experiencia de networking. En lugar de tener interacciones cara a cara con otros asistentes, las personas usan dispositivos de realidad virtual para comunicarse con las mismas personas, solo que en un “entorno diferente”.


Aunque definitivamente es un concepto interesante, esta acción no aporta ningún valor añadido a la conversación, y en lugar de proporcionar un entorno seguro y libre de ruido para potenciar la comunicación entre los asistentes, sólo añadió aún más distracciones.


Por eso, cada vez que tengas una idea brillante sobre cómo hacer que tu evento sea más interesante o “genial”, detente y pregúntate si tu idea realmente enriquecerá la experiencia de tus invitados o simplemente terminará siendo una decisión tonta que complicará su experiencia.



Cliché n°2: Personalizar el programa del evento

Ofrecer a los asistentes la opción de personalizar parte de su experiencia es una buena idea, pero, si se lleva al extremo, puede abrumar a la audiencia.


Piensa en la personalización del programa del evento. No hay nada de malo en que los asistentes elijan entre dos o tres talleres diferentes, pero la cosa se puede complicar cuando tus invitados tienen que crear su propio programa y decidir entre decenas de sesiones que se llevan a cabo simultáneamente.


En primer lugar, creará la sensación de estar perdiéndose algo. Al elegir asistir a una sesión, los asistentes tendrán que renunciar a cinco dinámicas igualmente interesantes. En segundo lugar, no podrán concentrarse, porque en la mayoría de los casos, los asistentes intentarán asistir a todas las sesiones que les gustan al mismo tiempo, deteniéndose en cada una de ellas durante cinco a diez minutos y luego pasando a la siguiente.


Por último, si asisten a demasiadas sesiones y escuchan a varios oradores, a los asistentes les puede resultar difícil retener información importante. Se agotarán por la sobrecarga de información y les resultará más difícil concentrarse.


Entonces, en lugar de abrumarlos con demasiadas opciones y un programa excesivamente enriquecido, reduzca el volumen de contenido y ofrezca unas pocas sesiones de alta calidad con menos opciones de personalización.



Cliché n.° 3: Siempre debes involucrar a la audiencia en todo momento

Algunos de los profesionales de eventos transformaron la participación de los asistentes en su misión de vida. Las encuestas en vivo, los juegos rápidos, las interacciones moderadas durante una sesión y los ejercicios para romper el hielo tienen como objetivo que los asistentes disfruten y se conecten mejor con el evento; sin embargo, la mayoría de estas dinámicas pueden verse como intrusivas y, en realidad, perturban la experiencia de los asistentes.


Obviamente, es necesario un cierto grado de compromiso.


Pero no puedes pedir a tus asistentes que pasen la mitad del tiempo de su sesión interactuando con las personas sentadas a su lado en lugar de prestar atención a los oradores que vinieron a escuchar.



Cliché n.° 4: los juegos para romper el hielo potenciarán la creación de redes

Una de las razones por las que las personas asisten a eventos es para interactuar con otros cara a cara y generar relaciones comerciales valiosas.


Lo lamentable es que en lugar de organizar sesiones de networking potentes, como emparejamientos B2B, estarías perdiendo el tiempo ideando juegos tontos para romper el hielo que harán que las personas se sientan incómodas.


No caiga en esta trampa y, en su lugar, céntrese en cosas importantes, como crear formularios de registro especiales para conocer las preferencias de networking de sus asistentes y hacer coincidir la oferta y la demanda organizando reuniones individuales breves en las que sus asistentes puedan comunicarse en un formato seguro y predeterminado.



Cliché n.° 5: Debes promocionar tu evento en las redes sociales

Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest… pueden convertir tu día en un infierno. Invertir recursos económicos en anuncios patrocinados en las redes sociales no es la solución.


Los cambios de algoritmo que carecen de transparencia y las estrictas reglas publicitarias que debes obedecer al configurar algo en las redes sociales pueden funcionar en algunos casos, pero hay otras formas de comercializar tu evento.


Por ejemplo, invierte en el sitio web y el blog de tu marca, crea contenido valioso, conéctate con tu público y con personas influyentes de la industria, ofrece información útil y estate siempre presente. Luego, cuando tengas un evento, podrás contar con que otros hablen de ti.



Reflexiones finales

Hacer las cosas a tu manera no es malo. Al contrario, despierta la creatividad necesaria para planificar un evento auténtico y evitar los clichés innecesarios. Así que, en lugar de copiar a los demás y pensar que ellos saben más, intenta ser innovador y sigue tu sentido común.

EVENTPLANNER - Kevin Van der Straeten

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