Cómo prepararse para ejecutar un evento híbrido

Cómo prepararse para ejecutar un evento híbrido

En los próximos meses, verá gente hablando cada vez más sobre eventos híbridos. Y aunque no es un concepto nuevo, recién ahora estamos empezando a darnos cuenta de su potencial real.


Además de llegar a los asistentes locales, los eventos híbridos pueden ayudarnos a construir y nutrir una comunidad en línea global sólida a la que no podríamos acceder de otra manera. También le brindan la oportunidad de combinar experiencias físicas y digitales, experimentar con diferentes formatos e interactuar con una audiencia tanto en persona como virtual. Sin embargo, este tipo de eventos viene con nuevos desafíos, y uno de ellos es la carga de trabajo.


La planificación de un evento físico es bastante difícil y estresante, y lo mismo ocurre con los eventos en línea. Con los eventos en línea, no tiene que preparar y decorar un lugar, encontrar un buen servicio de catering, ... aún necesita diseñar diferentes experiencias en línea, crear un escenario virtual y administrar la transmisión (lo cual es bastante difícil cuando tener sesiones simultáneas o consecutivas).


Ahora imagina poner todo esto junto y tener que hacer el doble de trabajo que antes. Después de todo, los eventos híbridos combinan la asistencia en persona y la participación remota, y es necesario crear y administrar tanto la versión física como la digital del evento. No es exactamente un trabajo para los pusilánimes. Es por eso que hemos reunido algunos pasos a seguir al preparar sus eventos híbridos. Estos pasos lo ayudarán a organizarse mejor y prepararse para la carga de trabajo esperada.



Paso 1: agregue nuevos roles a su equipo de planificación

Lo más probable es que ya cuente con un fantástico equipo de planificación de eventos físicos. Sin embargo, para administrar un evento híbrido, también necesitará personas a cargo de la parte en línea, por lo que deberá agregar nuevos roles a sus equipos de planificación. Puede comenzar con alguien que sea responsable de configurar el escenario virtual y trabajar con el socio tecnológico del evento de su elección.


También necesitará un profesional de A / V que se encargará de transmitir las sesiones de conocimiento. Aparte de eso, si decides ofrecer experiencias online exclusivas, necesitarás una persona responsable del backstage digital. Esa persona se conectará con oradores en línea o proveedores de experiencia (como profesores de yoga, embajadores de marca, etc.) y los ayudará a salir en vivo en el escenario virtual. Finalmente, necesitará a alguien a cargo de la participación de los asistentes virtuales.



Paso 2: Adquiera nuevas herramientas para la versión en línea del evento.

Otra cosa que querrá considerar es la compra de nuevos equipos y herramientas digitales para ejecutar la versión en línea de su evento híbrido . Por ejemplo, deberá asociarse con una plataforma de tecnología de eventos que brinde soluciones para eventos en línea. Además, si desea subir de nivel la experiencia en línea, es posible que desee crear un estudio de eventos especiales para la transmisión .



Paso 3: acuerde el tipo de experiencias exclusivas que ofrecerá

Para que su evento híbrido sea atractivo, querrá diseñar experiencias que sean diferentes para el entorno físico y en línea. Por ejemplo, una experiencia física puede consistir en realizar un espectáculo de luces o invitar a artistas que interactuarán con su audiencia. Para la experiencia en línea, puede invitar a un músico de violín remoto y hacer que toque para su audiencia virtual. El secreto aquí es saber exactamente qué hará que las experiencias físicas y online sean diferentes y qué sesiones exclusivas prepararás.



Paso 4: Configure la red física y en línea

Su audiencia virtual puede tener acceso limitado a la creación de redes. Después de todo, no pueden tomar un café, mezclarse con otros asistentes o iniciar conversaciones aleatorias. Sin embargo, dado que ofrecerá la posibilidad de conectarse en red a las personas que asistan a su evento físico, querrá hacer lo mismo con su audiencia en línea. Puede hacerlo proporcionando sesiones de networking en línea impulsadas por su plataforma tecnológica de eventos. De esta manera, las personas podrán programar reuniones durante las horas que haya establecido para establecer contactos y conectarse en línea para charlas de negocios.



Paso 5: Crea el escenario virtual

Los lugares son para eventos físicos; Los escenarios virtuales son para eventos en línea. Ese es el lugar donde las personas podrán ver el evento, chatear, conectarse entre sí, hacer preguntas y disfrutar de experiencias únicas en línea. También es donde mostrarás los perfiles de los patrocinadores de tu evento. Nuevamente, para crear un escenario virtual para su evento híbrido, deberá asociarse con una empresa de software de tecnología de eventos que ofrezca soluciones para eventos en línea.



Paso 6: decida cómo gestionar el componente de interacción virtual

Finalmente, querrá mantener a sus asistentes virtuales conectados y comprometidos durante el evento híbrido, lo que significa que tendrá que averiguar qué herramientas de interacción y dinámicas ofrecer. Por ejemplo, deberá decidir cómo sus asistentes virtuales podrán participar en las sesiones de preguntas y respuestas, responder encuestas en vivo y dejar comentarios en el chat para compartir sus opiniones y experiencias. Además, tendrá que delegar a alguien en su equipo para monitorear el chat, ejecutar las encuestas en vivo y recopilar las preguntas para las sesiones de preguntas y respuestas.



Resumen

Planificar y ejecutar un evento híbrido implica el doble de trabajo. Sin embargo, los resultados y su impacto aumentarán exponencialmente. Aparte de sus asistentes habituales, tendrá acceso a una comunidad mundial que está alineada con su misión y objetivos. Por eso te sugerimos que aproveches este parón que tenemos ahora mismo de los eventos físicos para repensar y reorganizar tus pasos futuros, junto con una estrategia de eventos reforzada y renovada.

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