Cómo producir un evento en línea que parezca profesional

Cómo producir un evento en línea que parezca profesional

¿Qué es lo primero que te viene a la mente cuando piensasen eventos en línea? Adivinemos: probablemente se imagina algunas cabezas parlantes que se muestran en una pantalla, ¿verdad? Bueno, eso es cierto si está participando o asistiendo a un evento en línea similar a Zoom. Sin embargo, eso está lejos de la realidad. Verá, estamos acostumbrados a asociar eventos en línea con las reuniones típicas que se realizan a través de Google Hangouts, Zoom o Skype. Sin embargo, toda la idea de los eventos en línea gira en torno a la innovación y la búsqueda de nuevas formas de unir a las personas de una manera más segura.


Es por eso que verá cada vez más eventos de aspecto profesional que se abren paso en el espacio en línea. Si se está preguntando qué es un “evento en línea de aspecto profesional”, bueno, en comparación con simples cabezas parlantes, estos eventos se filman en un estudio. En lugar de que los altavoces se conecten desde sus salas de estar, los hará reunirse en un estudio similar a un televisor, con un gran diseño y luces impresionantes. Esto reducirá los posibles problemas de conectividad que puedan tener sus oradores y también brindará una nueva experiencia a sus asistentes virtuales.


También tendrá más espacio para comunicar el valor de su marca y diseñar un ambiente único que hará que su evento en línea sea memorable. Eso suena bastante interesante, ¿no? Después de todo, todos estamos cansados de esas cabezas parlantes y queremos tener un tipo diferente de experiencia en línea. Si está interesado en hacer que sus eventos se vean más profesionales, todo lo que tiene que hacer es seguir unos sencillos pasos:



Paso 1: Piense como un productor de medios

Primero, necesitará un pequeño cambio de mentalidad. En lugar de llamarse coordinador de eventos, intente verse más como un productor de medios. Las mismas cosas que pudiste producir en el escenario o dentro del lugar ahora tendrán que producirse en pantalla. Y para eso, necesita una mejor comprensión de cómo funciona la producción de medios. Esto significa que cada vez que realiza un evento en línea, en realidad está grabando un programa o producto multimedia para innumerables espectadores.


La calidad de lo que aparece en la pantalla es su prioridad número uno. Obviamente, no debería estar haciendo todas estas cosas solo. Trabaje con profesionales audiovisuales que lo ayudarán a configurar el equipo, comprender qué ángulos funcionan mejor y corregir la iluminación cuando sea necesario. La clave es estar preparado para nuevos desafíos y formas de hacer las cosas. Para que sus eventos en línea se vean profesionales, deberá transformar el lugar en un conjunto de producción de medios real.



Paso 2: crea un estudio para tus eventos en línea

Y dado que estamos hablando de un conjunto de productos de medios, ¿dónde puede encontrar uno? Bueno, tienes dos opciones. El primero es alquilar un set. Debido a la pandemia, vemos cada vez más empresas que ofrecen alquileres de estudios para eventos en línea. La segunda opción es diseñar un estudio de eventos en línea dentro de su oficina. Algunas empresas tienen estudios especiales donde graban sus anuncios, podcasts y videos. Todo lo que necesita es una habitación libre.



Paso 3: obtenga el equipo adecuado

Si va a organizar su propio estudio de eventos en línea, también deberá reservar algunos recursos para las luces, las cámaras, los promotores y los micrófonos. Le sugerimos que primero contrate a un profesional audiovisual. De lo contrario, podría comprar el equipo o las luces incorrectos. Un profesional audiovisual le aconsejará qué cámaras y micrófonos comprar, cómo configurarlos y, lo que es más importante, cómo utilizarlos durante el evento en línea. No olvide que también necesitará un equipo de transmisión. Después de todo, querrá transmitir en vivo sus eventos en línea, aunque también podrá ofrecerlos a pedido una vez que finalicen la grabación y la transmisión.



Paso 4: Trabaja en la decoración del estudio.

Este paso es importante tanto si alquila un estudio de eventos en línea como si tiene el suyo propio. Las decoraciones deben representar la identidad de su marca. Es posible que desee mostrar algunos elementos visuales como el logotipo de su empresa o colores específicos. También necesitará muebles cómodos para sus altavoces. Puede configurar un escritorio para los invitados, o tal vez desee optar por un sofá y sillas; la elección es suya. Un consejo a tener en cuenta es que desea crear profundidad. Por eso necesitará espacio para dos planos. Puedes tener el fondo con algunos elementos como el logo de la empresa, algunos cuadros en la pared, una lámpara u otros elementos decorativos. El plano más cercano debe tener los muebles donde se sentarán el moderador y los oradores.



Paso 5: Diseñe diferentes experiencias de activación de marca en línea

Finalmente, si desea que sus eventos en línea se vean profesionales, siempre puede aprovechar el estudio para ejecutar diferentes dinámicas de activación de marca. Imagine, por ejemplo, que ha invitado a los embajadores de la marca de una empresa de bebidas a su evento. En lugar de simplemente hacer que un representante de la empresa hable sobre la marca, también puede invitar a un coctelero de la misma marca. Una vez que el representante haya terminado de hablar, puede mover la cámara y tener al mixólogo frente a una mesa preparada, listo para mostrarles a todos cómo crear cócteles. Al combinar las sesiones de conocimiento con experiencias divertidas que también actuarán como sesiones de activación de marca, hará que su evento sea único y memorable.



Envolver

Hay mucho trabajo involucrado para hacer que sus eventos en línea se vean profesionales. Pero la principal inversión que debes hacer es alquilar o montar un estudio. Le sugerimos que diseñe su propio estudio porque le brinda la posibilidad de ejecutar eventos recurrentes y tener un control total sobre ellos. Decida lo que decida, deberá pensar como un productor de medios y trabajar en la decoración, las luces, los muebles y el equipo. Si decide tener su propio estudio, trabaje con un profesional audiovisual. Los eventos en línea llegaron para quedarse, por lo que será mejor que empiece a cambiar su estrategia de marketing en línea e invierta en un espacio profesional.

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