¿Alguna vez te has preguntado cuál es el lado humano de tu evento? En un mundo donde la velocidad de ejecución es primordial y las experiencias digitales dictan la forma en que debemos planificar y ejecutar eventos, hacer que sus asistentes se sientan realmente atendidos puede ser una tarea difícil.
Hay una lista de requisitos que debes proporcionar a la hora de organizar un evento, como un espacio para el networking o fomentar la transferencia de conocimientos, pero cuando se trata de estimular los sentimientos positivos de tus asistentes, no hay nada que te oriente.
Después de todo, los objetivos que persigue como planificador dependen de las emociones que experimentarán sus asistentes y de las impresiones que recogerán durante el evento. No es algo fácil de diseñar teniendo en cuenta que, como señala Nesana Pineda, directora corporativa de Servicios para Expositores de The Freeman Company, "Crear una impresión duradera significa conocer íntimamente a su audiencia".
Afortunadamente, hay una cosa que puede definir por completo el estado emocional de tus asistentes: la atmósfera del evento que crearás, y la buena noticia es que tienes control total sobre este elemento. A continuación te damos algunos consejos que te ayudarán a crear el mejor ambiente en tu próximo evento y ganarte el corazón de tus asistentes, ofreciéndoles un ambiente humano, amigable y atractivo.
Consejo 1. Elige la música con cuidado
¿Cuántas veces habéis elegido unos cuantos discos de jazz o chill out sin saber qué contienen? Después de todo, la música no es gran cosa: es simplemente algo que tocarás antes de que comience el evento y durante los descansos, así que ¿por qué molestarse en escuchar todas las pistas? Nada más lejos de la verdad.
La música marca el tono y el ritmo de la atmósfera del evento, lo que puede afectar significativamente cómo se sienten los asistentes. Según el compositor e investigador Barry Goldstein, "Escuchar música puede crear emociones máximas, que aumentan la cantidad de dopamina, un neurotransmisor específico que se produce en el cerebro y ayuda a controlar los centros de recompensa y placer del cerebro". Goldstein explica: "Se podría usar una composición de Beethoven para representar la tristeza, o la canción 'Happy' de Pharrell Williams podría usarse para representar la alegría". De esta manera, puedes influir directamente en la forma en que se sienten tus asistentes simplemente energizando el ambiente con la música adecuada.
Consejo 2. Presta atención a la decoración y las luces del lugar.
Como señala el fundador de eventplanner.tv, Kevin Van der Streaten, "La ubicación determinará en gran medida la atmósfera, el atractivo y el atractivo de su evento. En otras palabras, su elección del lugar puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso".
La decoración y las luces del lugar afectarán no sólo el estado emocional de los asistentes, sino también sus niveles de participación y compromiso durante el evento. No puedes pretender causar una gran impresión si no aportas comodidad y buena estética.
Al mismo tiempo, un estudio de N. Shishegar y M. Boubekri muestra que "la iluminación natural se ha asociado con una mejora del estado de ánimo, una mejora de la moral, una menor fatiga y una reducción de la fatiga visual". Para crear un mejor ambiente durante la dinámica de networking, por ejemplo, es posible que desees invitar a las personas a una sala con mucha luz natural.
Consejo 3. Proporcione una narrativa atractiva
Para crear la mejor atmósfera posible, no debes pensar sólo en la realidad física, sino también en la cognitiva. Impresione a sus asistentes creando espacio para historias convincentes que acompañen el evento. Por ejemplo, podrías invitar a una figura inspiradora que podría compartir sus experiencias. O, si desea promover su propio mensaje, puede envolver su historia en una sesión experiencial en la que pueda involucrar los cinco sentidos de sus asistentes.
Consejo 4. Invita a un moderador profesional
Contratar los servicios de un profesional. Los buenos moderadores saben cómo mantener la atención de la audiencia y construir un puente significativo entre ellos y el contenido del evento, energizando también la atmósfera. Es una buena idea reevaluar el programa del evento con el moderador. Ambos podrían buscar formas interesantes de conectar diferentes narrativas y decidir cuándo específicamente durante el programa el moderador debe interactuar con los asistentes. Un buen moderador es garantía de un ambiente de evento único.
Consejo 5. Planifica una actividad divertida y entretenida
A veces, los eventos pueden ser intensos, especialmente cuando hay mucho contenido que los asistentes deben digerir. Entonces, en lugar de simplemente ofrecer algunos descansos para tomar café, piense en algunas actividades divertidas que ayudarán a los asistentes a refrescar sus mentes. Más que eso, al entretener a sus invitados, podrá ofrecer un ambiente amigable y relajado.
Envolver
No puedes planificar tus eventos simplemente encargándote de la logística y la comunicación. También debes diseñar una atmósfera específica que cause una impresión duradera en tus asistentes. Por eso es tan importante asegurarte de que cada detalle, desde la música hasta la decoración y el tipo de actividades, influya positivamente en el estado de ánimo de tus invitados.
