La ubicación determina en gran medida la apariencia y la atmósfera de su evento. Por lo tanto, puede decir con seguridad que la ubicación puede hacer o deshacer un evento.
La ubicación ideal tiene en cuenta todos los factores que determinan el éxito de su evento. La siguiente lista de verificación es una herramienta útil para comprobar si el lugar de sus sueños es realmente adecuado para su evento.
Ubicaciones de la lista de verificación
- ¿La ubicación crea la atmósfera adecuada para usted? ¿Puedes y puedes hacer suficientes ajustes para lograr la apariencia correcta? Si es posible, echa un vistazo cuando se esté realizando algún evento para que te hagas una buena idea de las posibilidades y limitaciones del espacio.
- ¿La ubicación es de fácil acceso? ¿La ubicación central y el tiempo medio de viaje son aceptables para sus invitados? ¿Pueden los huéspedes utilizar el transporte público y privado? ¿Cuáles son las posibilidades de conexiones internacionales? ¿Es hermosa la entrada?
- ¿Es posible que esté excediendo la capacidad máxima? ¿Es favorable la distribución de las diferentes estancias? ¿Puedes dividir tú mismo los espacios disponibles mediante paredes móviles? ¿Se puede ampliar el espacio, por ejemplo, añadiendo una tienda de campaña? No reserve ubicaciones que sean demasiado grandes. Los huéspedes a veces se sienten perdidos en espacios grandes (abiertos). Si es necesario, coloque biombos o cuelgue paños para reducir (ópticamente) el espacio.
- ¿Hay suficientes salas de trabajo separadas para organizar sesiones paralelas?
- ¿Hay suficiente estacionamiento en el lugar mismo o en otro lugar del área? ¿Puede proporcionar un servicio de transporte si es necesario? ¿Es seguro el aparcamiento? ¿Hay seguridad? ¿Existen estaciones de carga para coches y bicicletas eléctricos?
- ¿El lugar es accesible para personas discapacitadas? ¿Hay plazas de aparcamiento para ellos en la entrada? ¿El baño es accesible en silla de ruedas? ¿Hay obstáculos, como escaleras? ¿Hay ascensor?
- ¿Hay suficientes baños? Cobras un baño por cada 75 invitados. Piense también en las señoras del baño. Compruebe que los sanitarios no puedan provocar olores molestos en la habitación, ya que pueden resultar muy molestos. Si es necesario, puede recurrir a una empresa especializada para enmascarar las molestias por olores.
- ¿Hay guardarropa? ¿El armario es lo suficientemente grande? ¿O hay alguna habitación que puedas transformar en guardarropa? ¿Existe ya un sistema con números?
- ¿Hay instalaciones para catering ( cocina )?
- ¿Está obligado a utilizar proveedores habituales para tecnología, restauración, decoración, etc.? ¿Tiene que pagar una suma de compra si quiere trabajar con sus propios proveedores?
- ¿Puedes utilizar las mesas y sillas disponibles en el lugar? ¿O hay que gestionarlo a través de una empresa de alquiler? ¿Las sillas son adecuadas para permanecer sentado durante mucho tiempo?
- ¿El lugar cuenta con instalaciones audiovisuales y tecnología de sonido propias? ¿La instalación existente es suficiente para el entretenimiento que ha planeado?
- ¿El lugar tiene buena acústica? ¿Se puede solucionar algún problema de ruido con paños? ¿Hay ruidos molestos en las proximidades del lugar?
- Comprueba si el lugar se puede oscurecer si es necesario para tu evento o si tiene luz natural.
- ¿Está la red eléctrica equipada para un alto consumo de electricidad? ¿O necesitas instalar generadores?
- Hay agua corriente ? ¿Existen opciones para el suministro y retiro temporal?
- ¿Están todos los gastos de consumo (electricidad, agua, etc.) incluidos en el precio del alquiler del local?
- ¿Hay suficiente iluminación (ambiental) dentro y alrededor de la ubicación seleccionada? ¿El estacionamiento está bien iluminado y es seguro? ¿Esto también se aplica a las rutas a pie?
- ¿Hay un escenario disponible o tienes el espacio y la capacidad para colocar uno? ¿Hay pista de baile?
- ¿Hay vestuarios para el personal y los artistas? ¿Están equipadas con espejos, perchas,...? ¿Hay un salón detrás del escenario donde los artistas puedan relajarse? ¿Pueden los artistas llegar fácilmente al escenario desde los camerinos (sin tener que atravesar la sala)?
- ¿Existe un volumen máximo de ruido permitido o una hora de cierre que debas tener en cuenta? ¿Existen opciones para que un permiso eluda estas restricciones?
- ¿Hay suficiente calefacción y/o aire acondicionado? Cuando entran invitados, la habitación suele calentarse (demasiado) rápido. Pide ayuda a una empresa especializada. También podrán asesorarte sobre las esclusas de aire para evitar el peor frío en la entrada.
- ¿Puedes ventilar lo suficiente la(s) habitación(es) en el medio? La escasez de oxígeno provoca rápidamente una pérdida de concentración en conferencias y seminarios.
- ¿Están incluidos en la ubicación los servicios de las instalaciones (secretaría, encargado de baños, guardarropa, etc.)?
- ¿Qué instalaciones de primeros auxilios existen? ¿Hay algún DEA o desfibrilador disponible?
- ¿La ubicación tiene señalización (digital) para guiar a los huéspedes de una habitación a otra? ¿Hay pantallas de información para mostrar el programa?
- ¿Hay conexiones a Internet y un punto de acceso WiFi público para los huéspedes? Solicite códigos de acceso a tiempo y pruebe la conexión. ¿La entrada es gratuita o los invitados deben adquirir un bono? Comprueba si la conexión a Internet tiene capacidad suficiente para que todos los invitados puedan navegar al mismo tiempo (esto es imprescindible, especialmente en conferencias).
- ¿Hay un administrador de ubicación disponible que pensará junto con usted durante los preparativos y también se asegurará de que los eventos se desarrollen sin problemas durante el evento en sí?
- ¿Hay suficientes habitaciones de hotel disponibles en las cercanías de la ubicación?
- ¿Alquilas el local en exclusiva o se celebran otros eventos? ¿Cómo se evita cualquier molestia entre partes?
- ¿Cuáles son las instalaciones para prensa y comunicación? ¿Se puede habilitar una sala como sala de prensa o centro de comunicación? ¿Hay electricidad e internet disponibles allí?
- ¿Existe alguna oficina de producción desde donde se pueda coordinar el evento?
- También preste atención a la seguridad. ¿Hay suficientes salidas de emergencia y extintores? Compruebe también si algún detector de humo no es sensible a los efectos de humo que desea utilizar en el escenario.
- Consulta sobre las opciones para el montaje y desmontaje de tu evento. Generalmente puedes alquilar el lugar por uno o más días adicionales a un precio favorable.
- ¿El lugar es de fácil acceso para operaciones logísticas, como el suministro y retiro de mercancías durante el montaje y desmontaje del evento?
- Comprobar si las puertas de acceso son lo suficientemente anchas para permitir la entrada del material necesario. Sería una pena que resultara que cuando se lanza un coche nuevo, no se puede inscribir el coche en sí.
- ¿Es suficiente la capacidad de carga de la construcción del techo para levantar vigas pesadas? ¿Los techos son lo suficientemente altos?
- Si organiza un evento en su propio lugar (por ejemplo, en el comedor de la empresa o en un hangar), póngase en contacto con su agente de seguros para comprobar si su seguro cubre todos los riesgos posibles.
- ¿No quedan los fumadores abandonados al frío? La prohibición de fumar en las zonas públicas no impedirá que tus invitados quieran encender un cigarrillo de vez en cuando. ¿Hay zona para fumadores (exterior) o se puede instalar una marquesina con elementos calefactores?
- ¡Consulte siempre el permiso ambiental del lugar del evento!
- ¿Cuáles son las políticas de cancelación, entrega y pago del lugar? ¿Existen otros términos y condiciones?
Y, por supuesto... consulte siempre las reseñas de lugares para eventos y salones de banquetes en eventplanner.es. Ella inmediatamente le cuenta cómo otros organizadores experimentaron el lugar del evento. Después de todo, ¡puedes aprender mucho de eso!
La lista de verificación de 'ubicaciones' en el libro PLANIFICADOR DE EVENTOS es mucho más extensa, pero la lista anterior sin duda le será de gran ayuda. Nuestra guía definitiva para encontrar ubicaciones de eventos también puede ser un punto de partida útil.
Mooie aandachtslijst, maar het antwoord op 'is er voldoende....' vraagt meer dan men meestal denkt. Proceskennis en beschikbare data moeten de basis zijn van de antwoorden!