¡INCLINAR! - Seleccione la ubicación del evento: LISTA DE VERIFICACIÓN

La ubicación determina en gran medida la apariencia de su evento. Por lo tanto, puede decir con seguridad que la ubicación puede hacer o deshacer un evento.

La ubicación ideal tiene en cuenta todos los factores que determinan el éxito de su evento. La lista de verificación a continuación es una herramienta útil para verificar si el lugar de sus sueños es realmente adecuado para su evento.

Ubicaciones de la lista de verificación

• ¿La ubicación evoca la atmósfera adecuada para ti? ¿Puede y puede hacer suficientes ajustes para lograr la apariencia correcta ? Si es posible, eche un vistazo cuando se lleva a cabo un evento para tener una buena idea de las posibilidades y limitaciones del espacio.
• ¿Es la ubicación de fácil acceso ? ¿Es la ubicación del lugar central y el tiempo promedio de viaje aceptable para sus invitados? ¿Pueden los huéspedes utilizar su propio transporte y el público? ¿Cuáles son las opciones para las conexiones internacionales? ¿Es hermosa la entrada?
• ¿Excede posiblemente la capacidad máxima ? ¿Es favorable la distribución de las diferentes habitaciones? ¿Puedes dividir tú mismo los espacios disponibles con la ayuda de paredes móviles? ¿Puedes ampliar el espacio construyendo una carpa, por ejemplo? No reserve ubicaciones que sean demasiado grandes. Los huéspedes a veces se sienten perdidos en espacios demasiado grandes (abiertos). Si es necesario, coloque pantallas o cuelgue paños para reducir (ópticamente) el espacio.
• ¿Hay suficientes separados divisivas áreas para organizar sesiones paralelas?
• ¿Hay suficiente espacio de estacionamiento en el lugar mismo o en otro lugar del área? ¿Puede utilizar un servicio de transporte si es necesario? ¿Es seguro el estacionamiento? ¿Hay vigilancia? ¿Hay estaciones de carga para coches y bicicletas eléctricos?
• ¿La ubicación es accesible para personas discapacitadas ? ¿Hay plazas de aparcamiento para ellos en la entrada? ¿El baño es accesible con silla de ruedas? ¿Hay obstáculos, como escaleras? ¿Hay ascensor?
• ¿Hay suficientes baños ? Cuenta un baño por cada 75 invitados. Piense también en las señoras del baño. Verifique si los inodoros pueden causar molestias por olores en la habitación, ya que eso puede ser muy perturbador. Si es necesario, puede llamar a una empresa especializada para enmascarar las molestias por olores.
• ¿Hay guardarropa ? ¿Es el armario lo suficientemente grande? ¿O hay algún espacio que puedas transformar en guardarropa? ¿Existe ya un sistema con números?
• ¿Hay instalaciones para el catering ( cocina )?
• ¿Está obligado a utilizar proveedores habituales de tecnología, catering , decoración , ...? ¿Tiene que pagar una tarifa de compra si quiere trabajar con sus propios proveedores?
• ¿Puedes usar las mesas y sillas disponibles en el lugar? ¿O tiene que organizarlo a través de una empresa de alquiler? ¿Son las sillas adecuadas para permanecer sentado durante mucho tiempo?
• ¿El lugar tiene sus propias instalaciones audiovisuales y tecnología de sonido ? ¿La instalación existente es suficiente para el entretenimiento que ha planeado?
• ¿La ubicación tiene buena acústica ? ¿Puedes solucionar algún problema de ruido con los paños? ¿Hay ruidos molestos en las cercanías del lugar?
• Compruebe si la ubicación se puede oscurecer si es necesario para su evento, o si tiene luz natural .
• ¿Está la red eléctrica equipada para un gran consumo de electricidad ? ¿O tienes que tener agregados instalados?
• ¿Hay agua (corriente)? ¿Hay opciones para un suministro y retiro temporal?
• ¿Todos los gastos de consumo (luz, agua, ...) están incluidos en el precio del alquiler de la ubicación?
• ¿Hay suficiente iluminación (ambiental) dentro y alrededor de la ubicación elegida? ¿El aparcamiento está bien iluminado y es seguro? ¿Eso también se aplica a las rutas a pie?
• ¿Hay escenario o tienes el espacio y la posibilidad de colocar uno? ¿Hay pista de baile?
• ¿Hay vestuarios para el personal y los artistas? ¿Están equipados con espejos, perchas, ...? ¿Hay un salón detrás del escenario donde los artistas puedan relajarse? ¿Pueden los artistas llegar fácilmente al escenario desde los camerinos (sin tener que cruzar el pasillo directamente)?
• ¿Existe un volumen máximo permitido o una hora de cierre que debas tener en cuenta? ¿Existen posibilidades de obtener un permiso para eludir estas restricciones?
• ¿Hay suficiente calefacción y / o aire acondicionado ? Cuando llegan los invitados, una habitación a menudo se calienta (demasiado) rápidamente. Solicite ayuda a una empresa especializada. También pueden asesorar sobre las esclusas para evitar el peor frío en la entrada.
• ¿Puede ventilar suficientemente las habitaciones intermedias? La escasez de oxígeno provoca rápidamente una pérdida de concentración en conferencias y seminarios.
• ¿Se incluyen los servicios de las instalaciones (secretaría, señora del baño, guardarropa, ...) en la ubicación?
• ¿Qué servicios de primeros auxilios hay? ¿Existe un DEA o desfibrilador?
• ¿La ubicación tiene señalización (digital) para guiar a los huéspedes de una habitación a otra? ¿Hay pantallas de información para mostrar el programa?
• ¿Hay conexiones a Internet y un punto de acceso WiFi público para los invitados? Solicite los códigos de acceso a tiempo y pruebe la conexión. ¿La entrada es gratuita o los huéspedes deben comprar un cupón? Compruebe si la conexión a Internet tiene capacidad suficiente para que todos los invitados puedan navegar al mismo tiempo (esto es imprescindible, especialmente en conferencias).
• ¿Hay un administrador de ubicación disponible que piense junto con usted durante los preparativos y también administre los eventos durante el evento en sí?
• ¿Hay suficientes habitaciones de hotel disponibles en las cercanías de la ubicación?
• ¿Alquila la ubicación en exclusiva o se están realizando otros eventos? ¿Cómo se evitan las molestias entre las partes?
• ¿Cuáles son las facilidades para la prensa y la comunicación? ¿Se puede configurar una sala como sala de prensa o centro de comunicación? ¿Hay electricidad e internet disponibles allí?
• ¿Existe una oficina de producción desde la que pueda coordinar el evento?
• También preste atención a la seguridad . ¿Hay suficientes salidas de emergencia y extintores de incendios? También verifique que los detectores de humo no sean sensibles a los efectos del humo que desea usar en el escenario.
• Infórmese sobre las posibilidades de montaje y desmontaje de su evento. Por lo general, puede alquilar la ubicación por uno o más días adicionales a una tarifa favorable.
• ¿El lugar es de fácil acceso para las operaciones logísticas , como el suministro y retiro de mercancías durante la construcción y desmantelamiento del evento?
• Compruebe que las puertas de entrada sean lo suficientemente anchas para permitir la entrada del material necesario. Sería una pena si resultara que cuando se lanza un nuevo automóvil, no se puede ingresar al automóvil en sí.
• ¿La capacidad de carga de la construcción del techo está diseñada para izar armaduras pesadas? ¿Son los techos lo suficientemente altos?
• Si está organizando un evento en su propia ubicación (por ejemplo, el comedor de la empresa o un hangar), comuníquese con su agente de seguros para ver si su seguro cubre todos los riesgos posibles.
• ¿Los fumadores no se quedan a la intemperie? La prohibición de fumar en las áreas públicas no impedirá que sus invitados quieran encender un cigarrillo de vez en cuando. ¿Hay una zona de fumadores (exterior) o se puede colocar un techo con elementos calefactores?
• ¡Siempre verifique el permiso ambiental del lugar del evento !
• ¿Cuáles son las condiciones de cancelación, entrega y pago del lugar? ¿Existen otros términos y condiciones?

Y, por supuesto ... siempre revise las reseñas de las ubicaciones de los eventos y los salones de banquetes en eventplanner.es. Inmediatamente sabe cómo otros organizadores han experimentado el lugar del evento. Después de todo, ¡puedes aprender mucho de eso!

La lista de verificación 'ubicaciones' en el libro EVENTPLANNER es mucho más extensa, pero la lista anterior sin duda te ayudará mucho.

Puedes encontrar más información sobre este tema y muchos otros consejos sobre la organización de eventos en libro EVENTS.

Pedir ahora