Eventpartners - Bezoekersregistratie

Su feria de arte es lo más destacado del año. Entonces quieres que tus invitados vivan esta exclusividad de principio a fin. Quieres sumergirlos en una experiencia VIP de la que hablarán durante mucho tiempo. Es por eso que hemos enumerado 10 formas sorprendentemente sencillas de lograrlo.

Una sensación VIP a través de tus invitaciones y entradas

Por supuesto, la experiencia VIP comienza mucho antes de que comience la feria de arte. El sentimiento especial que quieres transmitir a tus invitados comienza con la invitación. Hay varias formas de hacer que tus invitados se sientan especiales a través de la invitación o las entradas:

1. Diferenciate cuando invites a personas

Por ejemplo, envía una invitación que te permita entrar en un horario especial. Tal vez para un adelanto o para un brindis oficial por una feria exitosa. O regala a tus invitados acceso a la feria durante varios días con una entrada VIP.

2. Trabajar con un sistema de preparación.

Su invitado no tiene que imprimir los boletos con anticipación ni tener su teléfono listo para escanear un código QR. Él o ella puede simplemente venir a la feria y todo estará listo en el mostrador. Es importante que todo esté correcto para que tus invitados no vengan en balde. Por supuesto, eso inmediatamente elimina toda la sensación VIP.

3. Un color dorado da inmediatamente una sensación VIP

Por eso, dale a la tarjeta o al monedero electrónico un color dorado para los invitados especiales. Esto demuestra que están en la parte superior de su lista de prioridades.

4. Utilice boletos impresos

Por supuesto, cada vez hacemos más cosas online. Pero qué bonito es un billete impreso con un bonito diseño en papel resistente. Conviértalo en una valiosa obra de arte. Entonces realmente les darás a tus invitados algo para conservar.

Atención especial en la entrada y registro.

Sólo tienes una oportunidad de causar una primera impresión. Esto significa que la acogida de sus invitados en la feria de arte debe ser buena desde el primer momento. De lo contrario, estarás perdiendo 1-0. Algunos puntos a considerar para organizar esto correctamente:

5. Garantizar una recepción fluida

Tus azafatas saben lo que implica el trato VIP y no hay tiempos de espera en el mostrador.

6. Un escritorio especial para cuando algo sale mal

Por supuesto, siempre algo puede salir mal. Por ejemplo, alguien no está en tu lista de invitados. O estás en el lugar equivocado. Puedes solucionarlo fácilmente con atención personalizada en un mostrador especial. Esto inmediatamente da un sentimiento personal.

Aún más consejos para que tus invitados se sientan VIP

Por supuesto, hay más cosas que puedes hacer por tus invitados:

7. Elige un buen nombre para tu evento

La etiqueta o el nombre de tu evento también puede contribuir a generar un sentimiento especial. Tomemos, por ejemplo, ' Los jóvenes coleccionistas ' o ' Todos los profesionales del arte '. Como invitado, le gustaría ser parte de eso.

8. Proporcionar un área VIP en el propio lugar.

Te gusta dar a tus invitados VIP la sensación de exclusividad. Por lo tanto, asegúrese de tener una habitación a la que solo pueda ingresar con un pase especial. Una recepción con una agradable burbuja y snacks exclusivos lo completa por completo.

9. Contratar transporte especial a la feria.

¿Tus invitados vienen en avión o en tren? Luego asegúrese de que los recojan y llévelos a la puerta del recinto ferial. De esta forma no se perderán nada y podrán disfrutar plenamente de la feria.

10. Elige una decoración de alta calidad para la feria.

Una sensación VIP depende de una buena decoración de la feria. Por lo tanto, elija materiales bonitos y no escatime en ropa de feria y catering. De esta forma tu feria de arte rezuma exclusividad.

El software de eventos de Eventpartners garantiza una feria impecable

Nuestro fiable software de eventos siempre es adecuado para su feria o evento. Mantienes una visión general y todo está organizado en detalle como lo deseas. Porque un proceso fluido es lo más importante para sentirse VIP. Y nosotros en Eventpartners lo sabemos mejor que nadie. Llevamos años arreglando todo hasta el último detalle. Para que puedas concentrarte en tus invitados sin preocupaciones.

¿Saber más?

¿Te hemos despertado la curiosidad y quieres saber qué más puedes hacer?

Entonces descarga nuestro paper: Registro de eventos en ferias de arte.

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Las conferencias proporcionan una excelente plataforma para compartir los últimos avances y logros dentro de un campo o sector. Pero si su conferencia se organiza anualmente, puede resultar todo un desafío hacer que cada edición sea al menos tan interesante y atractiva para los participantes como la edición anterior. ¿Cómo puede evitar que su conferencia parezca rutinaria y carente de innovación, sin tener que invertir inmediatamente enormes cantidades adicionales? Le presentamos una serie de formas sencillas pero impresionantes de mejorar su conferencia, para que esta edición permanezca en la memoria de los participantes durante mucho tiempo.

1. Utilice herramientas para promover el networking

Para acelerar la creación de redes durante su conferencia y garantizar que todos puedan encontrarse fácilmente, es una ventaja el software avanzado de registro de conferencias con la opción de impresión de credenciales en el sitio, por ejemplo. Introduzca también elementos de juego en los momentos de networking, como una búsqueda del tesoro digital o un cuestionario que guíe a los participantes a lo largo del evento. Esto fomenta la participación activa y hace que la creación de redes sea divertida e interactiva.

2. Crea un sistema de recompensas por la participación.

Desarrollar un sistema de recompensas para promover la participación y la interacción. Por ejemplo, cree una 'moneda de conferencia' única que las personas puedan ganar participando en sesiones y luego gastarla en contenido exclusivo (después), talleres u oportunidades de networking. Esto fomenta la participación. También puedes vincularle elementos de la competencia. Por ejemplo, el participante que haya ganado la mayor cantidad de monedas durante la conferencia recibirá un premio.

3. Piensa en el bienestar de tus participantes

Correr todo el día dando la mano en una conferencia puede ser un asunto intenso. Ten esto en cuenta y ofrece a tus participantes una zona de bienestar, con actividades como sesiones de mindfulness, meditaciones cortas para refrescar a los participantes y snacks y bebidas saludables para revitalizar. Asegúrese también de que haya suficientes descansos y tiempo suficiente entre las diferentes partes del programa de la conferencia. La introducción de juegos y realidad virtual también puede aumentar significativamente el disfrute de la conferencia para los participantes. Todos estos tipos de extras demuestran que la organización del congreso presta atención al bienestar de los participantes.

4. Haz también que las sesiones plenarias sean lo más interactivas posible

Evite situaciones en las que los oradores solo se paren y transmitan en el escenario mientras la audiencia se queda dormida en secreto debido a la falta de participación. En su lugar, proporcione encuestas y comentarios en vivo utilizando tecnología móvil para recopilar las opiniones y preferencias de los participantes en la sala en tiempo real. Esto hace que la conferencia sea más interactiva y, por lo tanto, emocionante. Además, los datos que recopila del caso le brindan información valiosa que luego puede procesar en artículos y artículos.

5. Permita flexibilidad con el soporte en línea

Utilice un software de registro de conferencias que permita a los participantes crear su propia agenda y ajustarla el mismo día. Esto aumenta la relevancia personal del programa y mejora la satisfacción de los participantes. El uso de una aplicación de conferencia específica vinculada a esto puede hacer que la experiencia sea aún más fácil de usar. Con la ayuda de todo este tipo de tecnología, optimizas los flujos de participantes y ofreces una experiencia lo más personal posible para todos. Al analizar el comportamiento y las preferencias de los participantes, también podrá adaptar mejor los eventos futuros a las necesidades de todos.

6. Mejora esa bolsa de regalos

Consulte con los expositores y patrocinadores de su conferencia cómo puede crear una bolsa de regalos valiosa y verdaderamente significativa. Sea creativo con lo que agrega al bolso y piense más allá de un bolígrafo y una libreta. Lo mejor que puede lograr con un obsequio es que los participantes utilicen este elemento con frecuencia en la vida diaria, de modo que recuerden su conferencia durante todo el año y seguramente estarán allí nuevamente el próximo año.

7.Haz de la sostenibilidad tu prioridad

Dar un paso más allá de las iniciativas de sostenibilidad convencionales, como la eliminación del plástico de un solo uso. Por ejemplo, intente convertir su conferencia en un evento sin desperdicio o compense generosamente la huella de carbono de la conferencia. La comunicación sobre esto fortalece el valor social del título de su conferencia.

Al aplicar los consejos inesperados pero lógicos anteriores, llevará su conferencia al más alto nivel. No sólo aumentará la satisfacción y el compromiso de los participantes, sino que también creará una experiencia única y memorable que permanecerá con ellos mucho después del evento. El éxito de una conferencia no sólo se mide por el contenido, sino también por la forma en que involucra e inspira a los participantes.

Los expositores ya tienen bastante de qué preocuparse en el período previo a la feria de arte. Afortunadamente, Eventpartners está ahí para aliviarlos de la molestia de invitar a sus clientes y relaciones, lo cual es un desafío en sí mismo. Cinco maneras de lograrlo para el KunstRAI.

1. Un entorno protegido

A cada expositor se le dio acceso a su propio entorno en línea, protegido con autenticación de dos factores. Esto les permitió gestionar los datos de sus propias relaciones e invitar a sus invitados para días y momentos específicos.

2. Un sistema de invitaciones a medida

El sistema de invitación se adaptó previamente a los deseos de los expositores, para que invitar a sus invitados fuera rápido y sencillo.

3. Información en tiempo real

En su entorno personal, los expositores pudieron comprobar cómo avanzaban sus confirmaciones de asistencia. Si lo desea, se puede enviar un recordatorio.

4. Invitaciones impresas

¿Prefieres enviar una invitación impresa? Ningún problema. Eventpartners imprimió el código QR necesario para la entrada en el mapa.

5. Mostrador de registro con sistema de recuperación

Los invitados que no tuvieran su entrada a mano pudieron registrarse en la feria en nuestro mostrador de registro.

Privacidad: un tema que cada vez cobra más importancia. Cualquier persona que entre en contacto con los datos de otra persona debe cumplir con todo tipo de leyes y regulaciones. Como organizador de ferias también tienes que tratar con muchos datos personales. Por ejemplo, de los expositores y sus relaciones. Pero también de patrocinadores y otros visitantes de la feria. Por tanto, es necesario tener precaución, algo que a veces resulta bastante difícil. Porque no quieres cometer errores cuando se trata de datos privados. Pero, ¿cuáles son las reglas reales que debes cumplir? ¿Y cómo ofrecer a sus expositores y a sus familiares una protección suficiente?

La protección de datos personales es un derecho fundamental de toda persona

La ley del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) está vigente en Europa desde 2018. En los Países Bajos hemos incorporado esta ley europea al Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). La Autoridad Holandesa de Protección de Datos (AP) garantiza que se cumplan todas estas normas.

Como organizador de una feria de arte, también procesas datos personales

A menudo no se trata sólo de los datos de los expositores, sino también de los patrocinadores, visitantes, constructores de stands y la prensa. Un grupo que requiere especial atención es el de los clientes y relaciones de sus expositores. Para los expositores, sus clientes son su razón de ser. Normalmente no entregan estos datos. Por tanto, es importante tener esto en cuenta y encontrar una solución.

¿En qué tienes que pensar como organizador de una feria de arte?

Por lo tanto, se recomienda precaución. ¿Pero cómo se hace eso correctamente? Una serie de temas que debes tener en cuenta:

- Minimización de datos

Solicite únicamente los datos que realmente utilice. Entonces, por ejemplo, no hay detalles de dirección si trabaja con boletos en línea.

- Transparencia

Asegúrese de poder indicar claramente de antemano por qué necesita esos datos y qué hace con los datos solicitados. ¿Y quién puede verlo?

-Derecho al olvido

Si alguien quiere que elimines sus datos, deberá atender esa solicitud y eliminar los datos de su fichero.

¿Quieres saber si tú como organizador cumples con todas las normas en materia de privacidad?

Entendemos que a veces todo es una gran búsqueda. Pero no tienes que hacerlo solo. Hay muchas líneas de ayuda. Por ejemplo, eche un vistazo al sitio web de la Autoridad Holandesa de Protección de Datos (AP). Allí encontrarás la ayuda sobre la regulación GDPR. Esto le permite comprobar si cumple con las normas vigentes actualmente. O que necesitas tomar medidas.

El software de eventos de Eventpartners proporciona control y visión general

En Eventpartners sabemos lo importante a la hora de organizar una feria de arte. También en lo que respecta a la privacidad y la seguridad de los datos personales. La confiabilidad está en la cima de nuestra lista de prioridades y a través de nuestros años de experiencia sabemos cómo lograrla mejor. Un pequeño vistazo:

- Cada expositor recibe su propio entorno seguro con autenticación de 2 factores para invitar a sus relaciones. Usted, como organizador, firma un acuerdo de procesamiento con sus expositores al respecto. Esto significa que puede ofrecer a sus expositores la seguridad de que nadie más verá estos datos.

- Solo trabajamos con proveedores de hosting que cumplan con las certificaciones ISO requeridas y escribimos nuestro software de acuerdo con los principios de privacidad por defecto y privacidad por diseño. Por lo tanto, ya tomamos medidas para mejorar la privacidad durante el desarrollo de nuestro software. Y la configuración predeterminada está configurada para que sea lo más respetuosa posible con la privacidad. Esto crea el sistema más seguro posible y el software es máximamente hermético.

- Te asesoramos como organizador durante todo el proceso. Juntos veremos qué datos realmente necesita. ¿Cómo podemos recopilarlos y para qué se pueden utilizar estos datos?

Un sistema eficaz de registro y seguimiento de visitantes es esencial para los organizadores de conferencias. Estos sistemas desempeñan un papel crucial no sólo en la gestión y logística del evento, sino también para garantizar la seguridad, la privacidad y una experiencia fluida y personalizada para cada participante. Pero, ¿cómo se organiza esto de forma inteligente? Todo lo que necesitas saber.

Inscripción al congreso y tratamiento de datos personales.

Como organizador de conferencias, usted recopila diversos datos personales al registrar a los visitantes de la conferencia. Desde nombre e información de contacto hasta requisitos dietéticos y preferencias para determinadas sesiones. Es importante que recopile y procese estos datos de forma ordenada. El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) está vigente en Europa. Esta legislación garantiza que los datos personales se almacenen de forma segura y solo se utilicen para fines específicos con el consentimiento del participante. Como organizador de una conferencia, debes tener en cuenta una serie de temas según el RGPD:

- Sólo registra lo necesario

Solicite únicamente los datos que realmente necesita y utiliza. Por ejemplo, no registre los detalles de la dirección si trabaja con boletos en línea.

- Sea transparente sobre lo que graba

Asegúrese de poder indicar claramente de antemano por qué necesita los datos, cómo y para qué los utiliza y quién puede verlos. Por tanto, los participantes deben estar bien informados antes de introducir sus datos. También debe ofrecer a sus visitantes la opción de rechazar el permiso para procesar estos datos.

- Eliminar datos a petición

Si alguien ha introducido sus datos durante el registro y posteriormente quiere que los elimines, deberás atender esa petición y eliminar los datos de tu fichero. Esto tiene que ver con el derecho al olvido.

Registro de visitantes y seguridad.

La seguridad es lo primero en cada conferencia. Un sistema confiable de registro y monitoreo ayuda a las organizaciones de conferencias a identificar a los asistentes y organizar los flujos de visitantes antes y durante la conferencia, lo cual es importante para evitar multitudes no deseadas y gestionar situaciones de emergencia si surgen.

Monitorear visitantes (flujos) durante la conferencia

Los sistemas modernos de registro de eventos suelen ofrecer amplias opciones de seguimiento y análisis. Al realizar un seguimiento de qué sesiones son las más populares y cómo se mueven los asistentes a lo largo del evento, los organizadores pueden obtener información valiosa mediante el escaneo de credenciales. Por ejemplo, ¿qué stands son visitados con frecuencia y cuáles no? Estos datos se pueden utilizar para mejorar la experiencia en futuros eventos, por ejemplo optimizando la distribución de las salas o adaptando el programa a los intereses de los participantes.

Registro de visitantes y otorgamiento de puntos de acreditación.

Para muchos congresos profesionales, la concesión de puntos de acreditación es un pilar importante. Los participantes, como médicos especialistas y abogados, pueden utilizar estos puntos para demostrar que continúan desarrollándose en su campo. Un sistema avanzado de registro y seguimiento puede automatizar el proceso de concesión de estos puntos. Y como es posible controlar el mismo día del congreso en qué sesiones han participado los participantes y durante cuánto tiempo, se crea un sistema hermético para la concesión de puntos de acreditación.

Elija un sistema avanzado de registro de eventos

Un sistema avanzado de registro y seguimiento de visitantes es indispensable para la organización exitosa de una conferencia. No sólo garantiza una experiencia optimizada tanto para los organizadores como para los participantes, sino que también contribuye a la seguridad, respeta la privacidad y apoya el desarrollo profesional de los participantes. Al elegir cuidadosamente un sistema que cumpla con estos criterios, sentará las bases para un evento exitoso y memorable.

El software de eventos de Eventpartners proporciona control y visión general

Eventpartners tiene años de experiencia en el registro de visitantes en conferencias y sabe lo que es importante para las organizaciones de conferencias. Eficiencia, confiabilidad y privacidad van de la mano para nosotros. Es por eso que las organizaciones de conferencias eligen nuestro registro y seguimiento de eventos:

- Proporcionamos un entorno seguro para invitar personas. Para ello, el organizador principal celebra un acuerdo de procesamiento con los demás invitados.

- Solo trabajamos con proveedores de hosting que cumplan con las certificaciones ISO requeridas y escribimos nuestro software de acuerdo con los principios de privacidad por defecto y privacidad por diseño. Por lo tanto, ya tomamos medidas para mejorar la privacidad durante el desarrollo de nuestro software. Y la configuración predeterminada está configurada para que sea lo más respetuosa posible con la privacidad. Esto crea el sistema más seguro posible y el software es máximamente hermético.

- Ofrecemos funciones avanzadas durante la conferencia, como un fotomatón para la impresión de credenciales in situ y un sistema de cola digital para visitas al stand, para que los visitantes no tengan que hacer cola físicamente.

- Te asesoramos como organizador durante todo el proceso. Juntos veremos qué datos realmente necesita. ¿Cómo podemos recopilarlos y para qué se pueden utilizar estos datos?