Un sistema eficaz de registro y seguimiento de visitantes es esencial para los organizadores de conferencias. Estos sistemas desempeñan un papel crucial no sólo en la gestión y logística del evento, sino también para garantizar la seguridad, la privacidad y una experiencia fluida y personalizada para cada participante. Pero, ¿cómo se organiza esto de forma inteligente? Todo lo que necesitas saber.
Inscripción al congreso y tratamiento de datos personales.
Como organizador de conferencias, usted recopila diversos datos personales al registrar a los visitantes de la conferencia. Desde nombre e información de contacto hasta requisitos dietéticos y preferencias para determinadas sesiones. Es importante que recopile y procese estos datos de forma ordenada. El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) está vigente en Europa. Esta legislación garantiza que los datos personales se almacenen de forma segura y solo se utilicen para fines específicos con el consentimiento del participante. Como organizador de una conferencia, debes tener en cuenta una serie de temas según el RGPD:
- Sólo registra lo necesario
Solicite únicamente los datos que realmente necesita y utiliza. Por ejemplo, no registre los detalles de la dirección si trabaja con boletos en línea.
- Sea transparente sobre lo que graba
Asegúrese de poder indicar claramente de antemano por qué necesita los datos, cómo y para qué los utiliza y quién puede verlos. Por tanto, los participantes deben estar bien informados antes de introducir sus datos. También debe ofrecer a sus visitantes la opción de rechazar el permiso para procesar estos datos.
- Eliminar datos a petición
Si alguien ha introducido sus datos durante el registro y posteriormente quiere que los elimines, deberás atender esa petición y eliminar los datos de tu fichero. Esto tiene que ver con el derecho al olvido.
Registro de visitantes y seguridad.
La seguridad es lo primero en cada conferencia. Un sistema confiable de registro y monitoreo ayuda a las organizaciones de conferencias a identificar a los asistentes y organizar los flujos de visitantes antes y durante la conferencia, lo cual es importante para evitar multitudes no deseadas y gestionar situaciones de emergencia si surgen.
Monitorear visitantes (flujos) durante la conferencia
Los sistemas modernos de registro de eventos suelen ofrecer amplias opciones de seguimiento y análisis. Al realizar un seguimiento de qué sesiones son las más populares y cómo se mueven los asistentes a lo largo del evento, los organizadores pueden obtener información valiosa mediante el escaneo de credenciales. Por ejemplo, ¿qué stands son visitados con frecuencia y cuáles no? Estos datos se pueden utilizar para mejorar la experiencia en futuros eventos, por ejemplo optimizando la distribución de las salas o adaptando el programa a los intereses de los participantes.
Registro de visitantes y otorgamiento de puntos de acreditación.
Para muchos congresos profesionales, la concesión de puntos de acreditación es un pilar importante. Los participantes, como médicos especialistas y abogados, pueden utilizar estos puntos para demostrar que continúan desarrollándose en su campo. Un sistema avanzado de registro y seguimiento puede automatizar el proceso de concesión de estos puntos. Y como es posible controlar el mismo día del congreso en qué sesiones han participado los participantes y durante cuánto tiempo, se crea un sistema hermético para la concesión de puntos de acreditación.
Elija un sistema avanzado de registro de eventos
Un sistema avanzado de registro y seguimiento de visitantes es indispensable para la organización exitosa de una conferencia. No sólo garantiza una experiencia optimizada tanto para los organizadores como para los participantes, sino que también contribuye a la seguridad, respeta la privacidad y apoya el desarrollo profesional de los participantes. Al elegir cuidadosamente un sistema que cumpla con estos criterios, sentará las bases para un evento exitoso y memorable.
El software de eventos de Eventpartners proporciona control y visión general
Eventpartners tiene años de experiencia en el registro de visitantes en conferencias y sabe lo que es importante para las organizaciones de conferencias. Eficiencia, confiabilidad y privacidad van de la mano para nosotros. Es por eso que las organizaciones de conferencias eligen nuestro registro y seguimiento de eventos:
- Proporcionamos un entorno seguro para invitar personas. Para ello, el organizador principal celebra un acuerdo de procesamiento con los demás invitados.
- Solo trabajamos con proveedores de hosting que cumplan con las certificaciones ISO requeridas y escribimos nuestro software de acuerdo con los principios de privacidad por defecto y privacidad por diseño. Por lo tanto, ya tomamos medidas para mejorar la privacidad durante el desarrollo de nuestro software. Y la configuración predeterminada está configurada para que sea lo más respetuosa posible con la privacidad. Esto crea el sistema más seguro posible y el software es máximamente hermético.
- Ofrecemos funciones avanzadas durante la conferencia, como un fotomatón para la impresión de credenciales in situ y un sistema de cola digital para visitas al stand, para que los visitantes no tengan que hacer cola físicamente.
- Te asesoramos como organizador durante todo el proceso. Juntos veremos qué datos realmente necesita. ¿Cómo podemos recopilarlos y para qué se pueden utilizar estos datos?
