Si le preguntas a la mayoría de la gente qué recuerdan del evento corporativo del año pasado, la respuesta será mucho menos memorable de lo que merecía el presupuesto. El lugar. Tal vez un discurso. Rara vez el motivo por el que se celebró el evento.

Esa brecha entre lo que un evento corporativo podría lograr y lo que suele dejar como resultado no es un fallo de ejecución, sino un fallo de formato. Un evento de una sola actividad, por muy bien organizado que esté, exige lo mismo de todos los asistentes: mirar, escuchar y aplaudir. La organización de un festival exige algo diferente, y un ejemplo reciente de Go Discover Portugal, basado en el concepto de una feria medieval para grupos corporativos, merece un análisis detallado para comprender por qué esa diferencia es importante.

Inmersión por encima de la información

El formato en sí mismo marca la pauta incluso antes de que entre en juego un solo objetivo comercial. Bufones, tragafuegos y gaiteros portugueses de gaita-de-foles animan el ambiente. Se desarrollan juegos y actividades comerciales al estilo de los gremios, concebidas como una auténtica reinvención de una tradición histórica, en lugar de una simple fiesta de disfraces. El objetivo no es el espectáculo por sí mismo, sino que un grupo de pie dentro de un escenario se comporte de manera diferente a un grupo sentado frente a él, y ahí reside el verdadero valor del formato.

Donde la historia conlleva el objetivo

La decisión de diseño más interesante, y la que la distingue del mero entretenimiento, es cómo un objetivo corporativo genuino se integra en la feria en lugar de simplemente añadirse a ella. Tres ejemplos del concepto muestran la variedad:

La presentación de un producto se convierte en "El arma secreta del gremio": el producto se presenta como un invento medieval celosamente guardado, y los equipos intercambian objetos y resuelven acertijos en el recinto ferial para ganarse el derecho a verlo primero, antes de una revelación teatral desde un cofre de hierro cerrado con llave. La revelación culmina con los equipos presentando el producto al público al estilo de un pregonero, transformando una sesión de preguntas y respuestas en una actuación.

La fusión se convierte en "La Alianza de los Dos Reinos": los líderes de ambas compañías fundadoras inauguran el evento con la firma simbólica de un tratado o la mezcla de dos vinos en una sola copa. A continuación, equipos formados intencionadamente por miembros de diferentes empresas diseñan un nuevo escudo conjunto y compiten juntos, no entre sí, en los juegos del torneo. Una transición que suele generar mucha ansiedad se transforma en una historia que dos grupos construyen codo con codo.

El lanzamiento de una campaña de ventas se convierte en "Conquistando Nuevos Territorios": un mapa estilizado de mercados objetivo reales marcados como tierras inexploradas, equipos que ganan recursos mediante desafíos de habilidad para construir minicatapultas funcionales, y un gran final donde esas catapultas se lanzan hacia objetivos que representan cuotas de ventas reales. Acertar en el blanco es a la vez la metáfora y la mecánica.

Ninguna de estas presentaciones es una simple sucesión de diapositivas con un tema superpuesto. El objetivo es la acción en sí, no el anuncio posterior.

Diseñando para todo tipo de asistentes

Las cuatro zonas del concepto (la Corte Real para discursos y presentaciones, la Taberna y Puestos para establecer contactos de forma relajada, el Campo de Torneo para juegos dinámicos y la Plaza del Gremio para estrategias más tranquilas y resolución de acertijos) existen por una razón específica: un solo formato inevitablemente se adapta mejor a algunos asistentes que a otros. Dividir el día en zonas diseñadas para diferentes temperamentos significa que un introvertido trabajando en la Plaza del Gremio y un extrovertido animando en el Campo de Torneo disfrutan de la mejor versión posible del mismo evento, al mismo tiempo, sin que ninguno tenga que esforzarse más de lo que le resulta cómodo.

Por qué realmente funciona

Despojado del marco medieval, el argumento subyacente a favor de este tipo de formato se basa en tres cosas que merecen la atención de cualquier planificador, independientemente del tema:

Retención. La gente olvida los datos presentados en un escenario. No olvidan la vez que construyeron una catapulta funcional con el vicepresidente de finanzas para alcanzar un objetivo de ventas. Una estructura tipo festival convierte la información en un recuerdo físico, el único formato que perdura más allá del martes siguiente.

Inclusión. Gracias a que la distribución del espacio se adapta a diferentes tipos de personalidad en lugar de exigir que la sala se adapte a una sola actividad, la jornada funciona para todo el grupo simultáneamente, en lugar de favorecer a quien disfruta de la única actividad disponible.

Alineación. El juego de rol se corresponde directamente con la dinámica corporativa real, casi sin necesidad de traducción. Los gremios se convierten en departamentos. Los reinos en mercados. La corona en la misión de la empresa. No es una metáfora forzada. Es la misma estructura, con nombres diferentes.

El concepto completo, incluyendo cómo cada objetivo corporativo se relaciona con su mecánica específica dentro de la feria, merece ser consultado por cualquier organizador que esté evaluando si una estructura temática podría tener un valor que vaya más allá del mero entretenimiento: Conceptos para convertir tu evento en un festival: La feria medieval.

La pregunta que realmente vale la pena hacerse

La transformación de un evento en festival no se trata tanto de una decisión de formato, sino de qué se les pide a los asistentes: que observen un evento o que lo vivan en primera persona. La segunda opción requiere más planificación y diseño, y es la única de la que se sigue hablando un año después.