Permítanme hacerles una pregunta rápida: ¿Cuánto tiempo dedican a la estrategia en comparación con la planificación de un evento? Si son como la mayoría, probablemente dediquen unas horas a diseñar el evento, decidir su misión y objetivos, el formato y los resultados esperados.
A partir de ahí, probablemente dediques la mayor parte del tiempo a sortear los obstáculos logísticos y superar los desafíos de la planificación. Al fin y al cabo, es lo que cabe esperar al organizar un evento. Sin embargo, esta estrategia de dedicar menos tiempo a pensar y más a actuar no garantiza el éxito del evento.
Hoy en día, los eventos se centran menos en la planificación y más en la estrategia. ¿Por qué? Sencillo: usar una plataforma o software de gestión de eventos te ahorra muchísimo tiempo, ya que la logística se gestiona automáticamente.
Obviamente, seguirás encontrándote con desafíos inesperados; sin embargo, la mayoría de las cosas que te llevaban días hacer manualmente se resolverán en unas pocas horas (si no minutos) digitalmente.
Gracias a esto, finalmente podrás olvidarte de la logística de la planificación y concentrarte en diseñar una estrategia de eventos eficaz que no solo te garantice el éxito, sino que también te dé un mayor control sobre la planificación y los resultados.
Si estás listo para mejorar tu próximo evento, toma nota de estas recomendaciones sobre cómo dominar tu estrategia:
Establezca su visión a largo plazo
Hay dos aspectos que diferencian la planificación de eventos de la estrategia de eventos. El primero se centra en la implementación, es decir, en las acciones concretas que se llevarán a cabo para alcanzar los objetivos. El segundo se refiere al marco estratégico que determinará cómo generar valor comercial a partir del evento.
Al diseñar la estrategia para tu evento, es importante pensar a largo plazo. Este enfoque incluye aspectos como los costos y el esfuerzo total de planificación, los actores clave del sector que apoyarán tus eventos, la identidad de tu marca y tus objetivos futuros.
En otras palabras, al diseñar tu estrategia de eventos, no pensarás en tu próximo evento. Al contrario, te centrarás en la serie de eventos que quieres organizar durante los próximos uno o dos años y en cómo te ayudarán a hacer crecer tu negocio.
Al definir una visión central a largo plazo, no solo sabrá hacia dónde se dirige, sino que también tendrá la flexibilidad para experimentar y maximizar el impacto de cada uno de sus eventos.
Defina los OKR del evento
Al planificar eventos, solemos establecer los KPI (indicadores clave de rendimiento) y analizar el ROI (retorno de la inversión). Sin embargo, la mayoría aún no está familiarizada con el concepto de OKR (objetivos y resultados clave), que en la mayoría de los casos fortalecerá sus KPI.
En su libro *Measure What Matters*, el inversor y capitalista de riesgo estadounidense John Doerr argumenta que los KPI son números sin alma ni contexto. Según Doerr, «los objetivos y los resultados clave son el yin y el yang de la fijación de metas: principio y práctica, visión y ejecución. Los objetivos son fuente de inspiración y horizontes lejanos. Los resultados clave son más terrenales y se basan en métricas. Suelen incluir cifras concretas para uno o más indicadores: ingresos, crecimiento, usuarios activos, calidad, seguridad, cuota de mercado, participación del cliente».
Es posible que sientas la tentación de sobrecargar tu lista de OKR, pero como recomienda Doerr, "un límite de tres a cinco OKR por ciclo lleva a las empresas, los equipos y las personas a elegir lo que más importa".
Los OKR de tu evento pueden ser, por ejemplo, aumentar el reconocimiento de marca de tu empresa, crear una comunidad o incluso convertir a los asistentes en clientes. Estos OKR se refieren principalmente a definir la visión del evento y determinar qué resultados indicarán su éxito.
Alinea el evento con tus objetivos comerciales.
Si tu objetivo es vender tus productos o convertir a tus clientes actuales en embajadores de marca, sería un desperdicio no utilizar el marketing de eventos. A veces organizamos eventos simplemente porque es lo que hacen otros, pero no comprendemos que realmente pueden ayudarnos a alcanzar nuestros objetivos comerciales.
Al diseñar tu estrategia de eventos, primero define tus objetivos comerciales y luego alinea los OKR del evento con dichos objetivos. De esta manera, tus recursos se invertirán eficazmente en eventos que realmente impacten positivamente en tu negocio y contribuyan a su crecimiento.
Organiza un evento 100% centrado en los asistentes.
Esto es algo que no podemos enfatizar lo suficiente. Si bien organizas eventos para alcanzar tus objetivos, no podrás lograr mucho si no colocas a tu público en el centro de la ecuación. Si eres transparente y honesto, demuestras interés en brindarles a tus asistentes lo mejor y no ocultas el valor que puedes generar, la gente comenzará a confiar en tu marca y realizará las acciones que deseas.
Es fundamental adoptar un enfoque centrado al 100% en el asistente al definir la estrategia de tu evento. Anota todas las necesidades de tu público, cómo tus eventos pueden satisfacerlas, qué puedes ofrecerles y cómo puedes lograr que sean lo más agradables y libres de estrés posible.
Cambia la forma en que piensan tus asistentes.
Lo que realmente hace que los eventos sean competitivos en el mundo digital es su poder transformador. Si se planifican correctamente, los eventos pueden cambiar a las personas. Ya sea a través de una experiencia única, interacciones significativas o contenido innovador, un evento puede hacer que tu público piense y sienta de manera diferente.
Y esto no ocurre por defecto; de hecho, se puede diseñar.
Al diseñar la estrategia de tu evento, pregúntate qué es exactamente lo que quieres lograr en tus invitados. ¿Quieres que confíen en tu marca? ¿O tal vez buscas crear una comunidad sólida? Saber qué esperas de tus invitados y qué estás dispuesto a ofrecer a cambio te acerca un paso más a alcanzar tus objetivos.
Conclusión
No existe una plantilla ni un modelo para elaborar una estrategia de eventos. Cada una es diferente y depende de los objetivos de la empresa o marca. Sin embargo, hay ciertos elementos que garantizan un plan de acción más eficaz.
Comienza definiendo tu visión a largo plazo. ¿Por qué estás organizando el evento y qué quieres lograr? Luego, establece los OKR del evento y alinéalos con tus objetivos comerciales. Además, mantén siempre un enfoque centrado en los asistentes, procurando que su experiencia sea lo más placentera y libre de estrés posible. Finalmente, pregúntate cómo quieres que tu evento influya en la forma de pensar y sentir de tus invitados, y diseña experiencias y dinámicas específicas en consecuencia.
