¡INCLINAR! - Gestión de proyectos para eventos

¡INCLINAR! - Gestión de proyectos para eventos

Un evento se convierte rápidamente en un desafío complejo que involucra a muchas partes. Como organizador, por lo tanto, debe tener las habilidades de gestión de proyectos necesarias para mantener una buena visión general en todo momento.


Debe separar los problemas principales de los secundarios, establecer las prioridades correctas y delegar tareas para las que no tiene tiempo para usted. Por lo tanto, trabaje siempre con cuidado y de forma estructurada.


Dado que un evento es limitado en tiempo y recursos, y se concluye con un resultado de proyecto concreto, puede ver la organización de un evento como un proyecto y aplicar técnicas clásicas de gestión de proyectos.


Para trabajar sobre la base de un proyecto, tendrá que estructurar su proyecto. Puede hacer esto dividiendo su evento en diferentes fases. Puede utilizar el 'modelo de fase' de Jan Verhaar para esto (consulte su libro: Gestión de proyectos: un enfoque profesional de los eventos) . A continuación se muestra un resumen de las diferentes fases con el resultado de la fase (o documento de decisión) entre paréntesis.



1. Fase de inicio (propuesta de proyecto)

En esta fase, explora la asignación y determina las condiciones previas y los puntos de partida del proyecto. Usted determina los objetivos, desarrolla el concepto básico, establece un plan de acción y hace una planificación global y una estimación de costos inicial.



2. Fase de preparación (plan del proyecto)

Usted elabora más el concepto, determina el programa de su evento y pone la planificación detallada del proyecto en papel.



3. Fase de elaboración (programa de producción)

Durante la fase de desarrollo, prácticamente traduces el plan que desarrollaste en las fases anteriores a los miembros de tu equipo. Se hacen acuerdos con los proveedores y se elaboran los escenarios.



4. Fase de ejecución (evento en sí)

La fase de implementación se puede subdividir en la preparación, el evento en sí y el desglose. En esta fase, la producción del evento se realiza según el guión.



5. Fase de resolución (informe de evaluación)

En esto, proporciona el cuidado posterior y el seguimiento necesarios para el evento. La evaluación del proyecto también tiene lugar en esta fase.




La toma de decisiones por parte del cliente potencial puede tener lugar sobre la base de los documentos de decisión que puede realizar al final de cada fase de preparación.


Para poder dirigir (administrar) su proyecto en todos sus aspectos, puede subdividirlo en diferentes procesos que pueden o no correr en paralelo entre sí. Considere, por ejemplo, una trayectoria de comunicación, una trayectoria sustantiva que se centra en los oradores y el entretenimiento, etc.


Determine dentro de su proyecto cuáles son los factores críticos de éxito y sus plazos. Estos son los elementos que deben abordarse absolutamente para realizar el proyecto. Piense en encontrar una ubicación adecuada, la disponibilidad de un determinado artista u orador, la aprobación del presupuesto y la consecución de un número predeterminado de inscripciones. Después de cada factor de éxito, proporcione un momento de prospección en el que evalúe los objetivos intermedios y decida, junto con todas las partes involucradas, si continúa con la organización del evento. Si no se logra un factor crítico de éxito, en el peor de los casos, tendrá que cancelar el evento.


Para cada hito dentro de tu evento, define las diferentes tareas, indica quién es responsable de ellas dentro del equipo y establece los plazos necesarios.

EVENTS - Kevin Van der Straeten

Puedes encontrar más información sobre este tema y muchos otros consejos sobre la organización de eventos en el libro EVENTS.

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Comentario

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Silvie Inghels
Silvie Inghels
New|2019-06-25 - 09:39u

Graag mij toevoegen tot jullie community !

Dennis Boon
Dennis Boon
New|2019-11-07 - 10:50u

Wil graag tot jullie horen

Jacqueline Bernardus
Jacqueline Bernardus
New|2019-12-08 - 11:37u

interesse in op de hoogte gehouden worden van ontwikkelingen op het gebied van eventorganisatie.

brent rombouts
brent rombouts
New|2019-12-11 - 17:44u

zijn een pas gestart team met veel interesse in ontwikkelingen op het gebied van eventorganisatie.

wout wollants
wout wollants
New|2020-03-15 - 00:48u

template draaiboek zou heel handig zijn :)

Kevin Van der Straeten [eventplanner.net]
Kevin Van der Straeten [eventplanner.net]
Leader|2020-03-15 - 19:12u

Dag Wout, een draaikboek template hebben we ook. Je vindt deze hier: <a href="https://www.eventplanner.be/nieuws/5658_gratis-download-draaiboek-template-voor-evenementen.html">https://www.eventplanner.be/nieuws/5658_gratis-download-draaiboek-template-voor-evenementen.html</a>

Myriam Slock
Myriam Slock
New|2020-04-13 - 16:12u

altijd benieuwd naar tips om nieuwe technologie bij een event toe te passen.

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