Una colaboración entre Bureau DFO y Savvy Congress para la reunión general anual en línea
Entrevista a Jurjen Oosterbaan, director de Bureau DFO
Leer más
Una colaboración entre Bureau DFO y Savvy Congress para la reunión general anual en línea
Entrevista a Jurjen Oosterbaan, director de Bureau DFO
“La directiva estaba muy nerviosa”.
Cuando la reunión anual de miembros generales estaba a la vuelta de la esquina, Jurjen Oosterbaan, director de Bureau DFO y organizador de la reunión de una de sus secretarías, rápidamente se dio cuenta de que las cosas tendrían que ser diferentes este año que en los últimos años. Bureau DFO ha estado trabajando con la secretaría correspondiente durante más de 13 años y dirige secretarías para varias organizaciones financieras.
"El punto era que tenía que realizarse otra Asamblea General de Miembros. La secretaría en cuestión es una organización de alrededor de 500 oficinas que también tienen una sucursal de una organización de franquicia en el sector financiero. Corona no pudo hacer esto físicamente", Jurjen. dicho. Esto le presentó un desafío. Se conocen varias posibilidades en línea para organizar reuniones de miembros generales en línea, pero Jurjen decidió invertir en Savvy Congress.
Invertir en paz
"Hay una serie de cosas interesantes en juego dentro de la asociación, donde hay un grupo de miembros que tienen una visión diferente a la de la junta. Esto a veces puede elevarse, por lo que consideramos necesario trabajar juntos con una organización de la que estábamos También estoy seguro de que la reunión en línea se ejecutará correctamente. No pudimos utilizar ningún error ".
La reunión de miembros digitales tenía que funcionar sin problemas (técnicamente) y los miembros tenían que tener un 100% de confianza en el sistema. A los miembros se les garantizó el profesionalismo y la seguridad con la autenticación de dos factores y vieron en las fotos que se usaba equipo profesional y que el equipo técnico de Savvy tenía todo bajo control. Además, ellos mismos tenían voz y voto y podían hacer preguntas a la junta. "Afortunadamente, la idea de 'una reunión de zoom rápido' se disipó rápidamente. Esto creó confianza en la organización y tranquilidad", dijo Jurjen.
Un rompecabezas técnico complejo
Sheila Boon, parte de la secretaría, se puso a trabajar en los preparativos. "Enviamos invitaciones a los miembros. Luego podían hacerles saber si estaban presentes y con cuántas oficinas. Algunos miembros recibieron múltiples votos. Eso fue todo un rompecabezas. Afortunadamente, los cambios de último minuto aún podrían abordarse", dijo Sheila. . Se involucró mucho, pero ese es el caso en todas las reuniones de miembros.
La plataforma Savvy está configurada de tal manera que todos pueden comenzar a usarla. Esto fue genial para los miembros y la junta de la secretaría correspondiente. Jurjen dijo: "La junta estaba extremadamente nerviosa. Se trataba de personas que no están acostumbradas a esto, pero luego quedaron muy satisfechas. No estuvieron tan mal y fueron muy positivas".
Eficaz y bueno para el medio ambiente
Jurjen y una gran parte de los miembros tienen preferencia por esta forma de reunión. Es manejable, es mejor para el medio ambiente, les ahorra a todos mucho tiempo de viaje y es muy efectivo. La junta todavía perdió un poco de la interacción "física" con los miembros. Para ello, las reuniones híbridas de Savvy serían una buena solución. "Los miembros que viven en el área son bienvenidos y el resto de los Países Bajos puede seguirlo digitalmente. Un formato flexible que encaja muy bien en esta época".
Transparente, seguro y verificable: "Es una inversión en la paz"
Según Jurjen, esta forma de reuniones en línea ciertamente se recomienda al sector financiero. "Por la forma en que esto sucedió, no hubo estrés, no hubo tensión y no tuvimos objeciones injustificadas. La gravedad del proceso fue tal, también evitamos las críticas. Donde las partes tienen tensiones o intereses en conflicto, debe haber simplemente haz cosas como esta con cuidado y asegúrate de que haya seguridad adicional. ”El proceso de votación es transparente y verificable. El comité de votación o el notario pueden verificar los resultados de la votación, lo que genera mucha confianza.
Jurjen, que también es abogado, consideraba muy importante la seguridad de Savvy. Le dio una sensación de profesionalismo. Dijo que este es un punto importante que distingue a Savvy de los 'equipos' o 'zoom'. "Hablas entre sí en confianza. Ciertamente en el sector financiero. No debería haber discusión sobre comunicación. Realmente importa qué tipo de plataforma usas y esto no se puede organizar rápidamente, como piensan muchas organizaciones. Debido a la confiabilidad del el sistema, el medio, se construye mucho descanso, eso tiene su precio, es una inversión en descanso.
¿Más información sobre las posibilidades de una reunión general online de Savvy?
Entonces siga leyendo aquí: https://savvycongress.com/ general- members meeting- on- distance /
O regístrese para el día de demostración gratuito del jueves: https://savvycongress.com/demo- Thursday /
nl
Een samenwerking tussen Bureau DFO en Savvy Congress voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering online
Interview met Jurjen Oosterbaan, directeur Bureau DFO
“Het bestuur was bloednerveus”.
Toen de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering weer voor de deur stond, wist Jurjen Oosterbaan, directeur van Bureau DFO en organisator van de vergadering van één van hun secretariaten, al snel dat het dit jaar anders zou moeten dan de afgelopen jaren. Bureau DFO werkt al meer dan 13 jaar samen met het betreffende secretariaat en voert secretariaten voor verschillende financiële organisaties.
"Het ging erom dat er weer een Algemene Ledenvergadering plaats moest vinden. Het betreffende secretariaat is een organisatie van rond de 500 kantoren die ook een filiaal hebben van een franchiseorganisatie in de financiële sector. Door Corona kon dat niet fysiek", liet Jurjen weten. Hierdoor kwam hij voor een uitdaging te staan. Er zijn diverse online mogelijkheden bekend voor het organiseren van online Algemene ledenvergaderingen, maar Jurjen koos om te investeren in Savvy Congress.
Investeren in rust
"Er spelen een aantal spannende dingen binnen de vereniging waarbij er een groep leden is die een andere visie heeft dan het bestuur. Dit kan wel eens hoog oplopen, waardoor wij het noodzakelijk vonden om samen te werken met een organisatie waarvan we ook zeker wisten dat de online vergadering correct zou verlopen. Fouten konden we absoluut niet gebruiken".
De digitale ledenvergadering moest (technisch) goed verlopen en de leden moesten 100% vertrouwen hebben in het systeem. De leden werden verzekerd van de professionaliteit en de veiligheid met de twee-factor-authenticatie en zagen op foto’s dat er gebruik werd gemaakt van professionele apparatuur en dat het technische team van Savvy alles onder controle had. Daarnaast hadden ze zelf inspraak en konden ze vragen aan het bestuur stellen. "Het idee van 'even snel een zoom vergadering' was hierdoor gelukkig al snel weggenomen. Dit zorgde voor vertrouwen in de organisatie en voor rust", liet Jurjen weten.
Een complexe technische puzzel
Sheila Boon, onderdeel van het secretariaat, ging vervolgens met de voorbereidingen aan de slag. "We hebben uitnodigingen verstuurd naar de leden. Ze konden dan laten weten of ze aanwezig waren en met hoeveel kantoren. Sommige leden kregen meerdere stemmen. Dat was wel even een puzzel. Last minute wijzigingen konden gelukkig nog opgepakt worden", zei Sheila. Er kwam een hoop bij kijken, maar dat is bij elke ledenvergadering het geval.
Het Savvy platform is zo opgezet dat iedereen er mee aan de slag kan. Dit was fijn voor de leden en het bestuur van het betreffende secretariaat. Zo liet Jurjen weten: "Het bestuur was bloednerveus. Het ging om mensen die dit niet gewend zijn, maar ze waren achteraf zeer tevreden. Het was ze meegevallen en ze waren heel positief".
Effectief en goed voor het milieu
Jurjen en een groot deel van de leden hebben een voorkeur voor deze manier van vergaderen. Het is goed beheersbaar, het is beter voor het milieu, het scheelt iedereen een hoop reistijd en het is heel effectief. Het bestuur miste nog wel een beetje de 'fysieke’ interactie met de leden. Hiervoor zouden de hybride vergaderingen van Savvy een goede oplossing zijn. "Leden die in de buurt wonen zijn welkom en de rest van Nederland kan het digitaal volgen. Een flexibel format wat uitermate goed past in deze tijd.”
Transparant, veilig en controleerbaar: “Het is een investering in rust”
Deze manier van online vergaderen is volgens Jurjen zeker aan te raden aan de financiële sector. "Door de wijze waarop dit gebeurde was er geen stress, geen spanning en hebben we ook geen onterechte bedenkingen gehad. De zwaarte van het proces was zodanig, daar hebben we ook kritiek mee voorkomen. Overal waar partijen spanningen hebben of tegengestelde belangen, daar moet je dit soort dingen gewoon netjes doen en zorgen dat er extra beveiliging is”. Het stemproces is transparant en controleerbaar. De stemcommissie of de notaris kan de stemuitslag controleren. Dit zorgt voor veel vertrouwen.
Jurjen, die zelf jurist is, vond de veiligheid van Savvy erg belangrijk. Het gaf hem een gevoel van professionaliteit. Hij liet weten dat dit een belangrijk punt is wat Savvy onderscheidt van een 'teams' of 'zoom'. "Je praat in vertrouwen met elkaar. Zeker in de financiële sector. Er moet over de communicatie geen discussie zijn. Het maakt wezenlijk uit wat voor platform je gebruikt en dit is niet snel te organiseren, wat wel veel organisaties denken. Door de betrouwbaarheid van het medium, bouw je een hele hoop rust. Dat heeft zijn prijs. Het is een investering in rust.
Meer informatie over de mogelijkheden van een online algemene ledenvergadering van Savvy?
Lees dan hier verder: https://savvycongress.com/algemene-ledenvergadering-op-afstand/
Of schrijf je in voor de gratis Donderdag, Demo Dag: https://savvycongress.com/demo-donderdag/
